Excel数据录入技巧_excel数据录入技巧

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Excel数据录入技巧

1．快速录入分数 通常在单元格内输入分数8/9会显示为8月9日，如果你想避免这种情况发生，除了将单元格格式设置为“分数”外(Excel 2000有分数格式)。输入8/9时在它前面添加一个0和一个空格(它在0与8/9之间)即可，但是用此法输入的分母最大不能超过99。

2．录入文本格式数字 如果你要在单元格中输入文本格式的数字(如“身份证号码”)，除了事先将单元格设置为文本格式外，只须在数字前面加一个“'”(单引号)即可。

3．行或列重复填充 如果你要在同一行或列内重复填充某些数据，可按以下方法操作：选中包含原始数据的单元格(或区域)；将鼠标移至所选区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下左键拖过所有需要填充的单元格再松开鼠标。注意：如果被选中的是数字或日期等数据，可能会以序列方式填充，这时应按下Ctrl键再拖动。

4．周围数据填充 如果你要填充的数据与周围单元格(或区域)中的数据相同，可用以下方法快速重复填充：(1)按Ctrl+D键，将上方单元格中的数据填充进来，按Ctrl+R键，将左侧单元格中的数据填充进来。(2)单击“编辑”、“填充”子菜单下的“向上填充”、“向左填充”命令，可将下方或右侧单元格中的数据填充进来。注意：如果要填充的是一个区域，可先将其选中，再按上法操作，即可将对应区域内的数据填充进来。

5．简单序列填充 数字、日期等简单序列填充可按以下方法填充：(1)在起始单元格中输入序列的初值，然后在下方或右侧的单元格中输入序列的第二个值，这两个值的差就是序列的步长。(2)选中已输入的所有单元格，将鼠标移至所选区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下左键沿行或列拖动。如果要按升序排列，应由上而下或由左而右拖动。如果要按降序排列，应由下而上或由右而左拖动。

6．自定义序列填充 如果你输入的序列比较特殊，可以先加以定义，再项内置序列那样使用。自定义序列的方法是：(1)单击“工具”菜单中的“选项”命令。打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡。(2)在“输入序列”框中输入自定义序列的全部内容，每输入一条按一次回车键，完成后单击“添加”按钮。整个序列输入完毕后，单击对话框中的“确定”按钮。此后，你只要输入自定义序列中的前两三项，就可以按前面介绍的方法将其输入。

7．选择填充 若需要填充前一两个单元格面已输入过的数据(文本或文本与数字的混合，纯数字不行)。可以采用以下方法：(1)让光标停留在需要填充的单元格。按Alt+↓键打开本列已填充内容列表。选择快捷菜单中的“选择列表”命令，打开本列已填充内容列表。(2)用上下方向键选中列表中你需要填充的内容回车，或直接用鼠标单击所需的内容，它就被填入内容列表上方的单元格。

8．双击序列填充 此法适用于填充列左侧有完整数据列的情况，用于排名次等场合非常方便。填充方法是：(1)若要填充数字序列，可在起始单元格中输入两三个数字，全部选中后双击填充柄。则产生的序列会自动向下填充，直到左侧数据列的空白单元格处为止。(2)若要填充含数字的文本序列(如“第1名”之类)，可在起始单元格中输入序列初始值(如“第1名”)，将其选中后双击填充柄。则产生的序列就会自动向下填充，直到左侧数据列的空白单元格为止。

9．工作表重复填充 如果你想一次填充多张相同的工作表，省略以后的复制、粘贴等操作，可采用以下方法：(1)选中需要填充相同数据的工作表。方法是：若要选中多张相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按住 SHIFT 键后单击最后一张工作表标签。若要选中多张不相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按住 Ctrl键后单击要选中的其他工作表标签。(2)在已选中的任意一张工作表内输入数据，则所有选定工作表的相应单元格会填入同一数据。如果需要将某张工作表已有的数据快速填充到其他工作表，可采用以下方法：按下Ctrl键选中含有数据的工作表和待填充数据的工作表，再选中含有数据的单元格区域，最后单击“编辑”、“填充”子菜单下的“至同组工作表”命令，在对话框中选择要填充的内容(“全部”、“内容”或“格式”)后“确定”。

Excel数据输入技巧

在Excel中，数据形式可以是文本、数字、日期、时间和公式等。而且数据一旦被输入到Excel中，Excel就会按照默认的标准来区分输入的是数字还是文本，这给使用者带来了极大的方便。

但在实际使用中，像需要将数字当作文本处理的事例有很多，比如人们的身份证号码，虽然

是由数字组成，但通常不需要计算，也不允许用科学记数法来简写，它的用途仅仅是用来识别。所以它需要使用文本格式。所以Excel的默认处理也可能给大家带来了一些不便。如何迅捷自如的控制数据格式呢？掌握下面的技巧，将会给教师的教学管理工作带来很大方便。

1.对数字字符强制使用文本格式

在Excel中，对输入的数字字符总是默认是可以进行计算的数，比如身份证号码或手机号码，经常被使用科学记数法来显示，如何关掉这一功能呢？

如果是很多数据需要这样做：选中该区域，单击鼠标右键调出快捷菜单，选择“单元格格式”，在“数字”标签下将“分类”选为“文本”。

如果只是个别数据的话，只需要在输入时选输一个单引号“‘”，即可以Excel认为这个单元格使用文本格式。

2.输入日期

要输入日期，可以在单元格中直接在单元格内输入“mm/dd”，就会被Excel自动转换为“mm月dd日”。若在其后加上时间，如“3/2 5：” 就会被转换为“2004-3-2 5:00”，是不是很方便？

3.输入分数

如前面所说，“/”在Excel会被首先当作日期来处理，而如果要输入，怎么办呢？我们可以输入“0 23/25”（即数字0后加一个空格），即可得到一个分数，如图1，它的显示形式是23/25，而值是0.92。

4.序列数据输入

通常情况下，制作记分册等都需要输入学号，这是一个有序数列，在Excel有非常便捷的方示。输入如等差序列1、2、3、4„„；日期序列星期

一、星期二„„等数列，可以通过“填充柄”来输入。下面以输入2、4、6„„为例，说明其方法。

步骤：

①选定要填充区域的第一个单元格，并输入初始值2；

②选定要填充区域的第二个单元格，并输入初始值4；

③选定第一、二两个单元格，此时在选定区域外围有一个较粗的黑框，用鼠标左键拖住黑框右下角，在要填充的区域内拖动，就可以自动填充序列数据了。如图2：

5.自定义填充序列

进入工具栏中的“编辑/填充/序列”，在“序列”对话框中可以对行或列自动填充序列数据。比如等比序列“1、2、4、8、16„„”的操作方法：先在第一个单元格中输入1，然后选中需填充的所有单元格区域，再选择“编辑/填充/序列”，选中“序列产生在列”，“类型”选“等比序列”，步长值设为2(如图3)，按[确定]后，在填充区域中就会自动填充该序列了。

以上是在Excel中对有规律的数据进行数据输入操作时常采用的简易输入法，既省时又省力，还确保了数据输入的准确性，推荐大家使用