企业物资采购管理办法5.5_物资采购管理办法

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四川有色新材料科技股份有限公司

物资采购管理暂行办法

第一章 总则

第一条 为了规范有色新材料科技股份有限公司所属企业（以下简称“子公司”，含全资子公司、控股公司）的物资采购行为，提高国有资金的使用效益，降低采购成本，根据国家有关法律法规，结合股份公司所属企业实际，制定本办法。

第二条

本办法适用于股份公司及子公司的物资采购活动。各生产经营企业应当依照本办法规范本企业的物资采购活动，并制定相应的实施细则。

第三条

本办法所称采购人是指实施采购行为的企业；物资是指采购人根据企业实际情况制定的物资采购的各种形态和种类的物品，包括原材料、外购半成品、备品备件、燃料、设备、办公用品等；采购是指以合同方式有偿取得物资的行为，包括购买、融资租赁、置换等。

第四条

股份公司及子公司可根据企业实际情况制订相应的物资采购标准及管理制度。对于大宗原材料及物资采购，达到一定金额标准必须采取比选方式确定物资供应商。采购人制定的物资采购标准及管理制度，应经其总经理办公会审查通过后上报股份公司业务部门备案。第五条

物资采购活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。

第二章 采购业务要求

第六条

采购人应当建立采购业务的岗位责任制、明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购业务不相容岗位至少包括：

（一）请购与审批；

（二）合同谈判与确定供应商；

（三）合同的订立与审计监督；

（四）采购与验收；

（五）采购、验收与相关会计记录；

（六）付款的申请、审批与执行。

采购过程不得由采购人的同一部门或个人完成；高管人员的近亲属不得在本企业的物资采购部门担任负责人。第七条

采购人应当建立采购与付款业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购与付款业务。第八条

采购人应当配备合格的人员办理采购业务。办理采购业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。

第九条

采购人应当根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。

第三章 请购与审批

第十条

采购人应当建立采购申请制度，依据购置物资类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。

第十一条

采购人应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，具有请购权的部门应当严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，具有请购权的部门应当对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。第十二条

采购人应当建立严格的请购审批制度。对于超预算和预算外采购项目，应当明确审批权限，由审批人根据其职责、权限以及采购人实际需要等对请购申请进行审批。

第十三条

采购人应当建立严格的采购业务授权批准制度，明确审批人对采购业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购业务的职责范围和工作要求。

审批人应当根据采购业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购业务。对于审批人超越授权范围审批的采购业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。第十四条

采购人对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。第十五条

严禁未经授权的机构或人员办理采购业务。

第四章 供应商的选择 第一节 评审委员会的组建

第十六条 采购人应当组建供应商评审专家库（简称专家库）。专家库由本单位有关物资使用部门、技术、经济、采购等方面的评审专家组成。

第十七条

评审专家应当熟悉采购的相关政策法规，熟悉市场行情，有良好的职业道德，具有相关领域工作经验并具有中级以上职称或者具有同等专业水平。

第十八条

采购人应当组建采购评审委员会（以下简称评审委员会）。评审委员会成员名单应在本企业纪检监察的监督下从专家库中随机抽取确定，并在评审结果确定前保密。评审委员会依据采购需要产生，随每次采购评审工作的结束而解散。

评审委员会成员人数为五人或者五人以上单数。其中物资使用部门人员应当不少于成员总数的五分之一，技术、经济部门人员应当不少于成员总数的五分之三，采购部门人员应当不超过成员总数的五分之一。

与供应商有利益关系的人员，不得担任评审委员会成员。第十九条

评审委员会主要行使以下职责：

（一）确定合格供应商名单，并推荐相应的采购方式；

（二）通过竞争性谈判推荐供应商；

（三）在采购供应商属于单一来源时，通过谈判确定主要的合同成交条件等。

第二十条

评审委员会成员应当遵纪守法，客观、公正、廉洁地履行职责；按照采购文件规定的评审方法和评审标准进行评审，对评审意见承担个人责任；对评审过程和供应商的商业秘密应当保密。

第二十一条

因采购人规模较小，无法建立评审专家库的，采购人应当分别从相关业务部门抽调人员，按照本办法第十七条规定，组成3人以上采购小组确定供应商。

第二节 年度合格供应商目录的确定

第二十二条

采购人应在股份公司网站及经股份公司业务主管部门认可的行业网站或媒体上，公开发布征集潜在供应商的公告，公告发布的时间原则上不少于三个工作日。

第二十三条

采购人应当在本企业纪检监察部门的监督下，由评审委员会按照公开的供应商目录评审标准评审确定合格供应商名单，并推荐相应的采购方式等。

第二十四条

采购人应按照评审委员会确定的合格供应商名单建立《合格供应商目录》、供应商资料档案和台账（含推荐的采购方式）。供应商档案应当包括名称、地址、营业额、基本产品、联络人姓名、近两年供应物资的价格、合同、产品规格、ISO9000认证文件等。第二十五条

采购人应当在年末确定下一年度物资的《合格供应商目录》，并定期进行增补供应商的评审工作。定期增补供应商的总数应当不超过年末确定的该物资供应商目录总数。第二十六条

采购人应定期组织（每年至少一次）评审委员会对《合格供应商目录》中的供应商进行调查和复审，填写《供应商复审报告》，并根据复审结果对《合格供应商目录》进行调整。

第三节 物资供应商的确定方式及程序

第二十七条

采购人应当制定供应商评审标准，并在《合格供应商目录》内采用比选方式选择物资供应商。

第二十八条

比选是指采购人事先公布条件和要求，从自愿报名的比选申请人中按本办法规定的方式邀请一定数量的法人或者其他经济组织参加项目竞争，比选人通过比较，选择和确定中选人的行为。

第二十九条

物资供应商的比选方式分为竞争性谈判及单一来源采购两种。

第三十条

竞争性谈判是指采购人向《合格供应商目录》的所有供应商发出邀请，组织自愿报名的申请人参加采购竞争，采购人通过比较、选择，最后确定供应商的行为。

第三十一条

采用竞争性谈判方式采购的，采购人应当遵循下列程序：

（一）制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、评审标准、合同草案的条款等事项。

（二）发出邀请。采购人应当在《合格供应商目录》内，向所有供应商发出谈判邀请书，并向接受邀请的供应商提供谈判文件。

（三）成立评审委员会。采购人应当按照本办法第十八条规定，在本企业纪检监察部门的监督下从专家库随机抽取确定本次物资采购的评审委员会成员，组成物资供应商评审委员会。

（四）谈判。采购人应当要求参与谈判的供应商在规定的时间前递交密封包装的谈判申请文件。评审委员会所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，评审委员会的成员不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，评审委员会应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束前，评审委员会应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。

（五）确定供应商。谈判结束后，评审委员会推荐一至三名候选人。采购人应当根据评审推荐意见，在评审委员会推荐的候选人之中确定中选人，并将比选结果通知所有参加谈判的供应商。

第三十二条

符合下列情形之一的物资，可以采用单一来源采购：

（一）只能从唯一供应商处采购的；

（二）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

（三）必须保证原有采购项目一致性的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

第三十三条

采取单一来源采购的，采购人也应当成立评审委员会。评审委员会可以采用供应商承诺在现行市场价格的优惠率作为评价指标，在保证采购物资质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。

第三十四条

采用单一来源采购的物资，年度采购金额预计超过1000万元的或单项采购合同预计超过100万元的物资，采购人应当邀请股份公司业务主管部门参与合同谈判，并将采购谈判会议纪要、买卖合同上报股份公司业务主管部门备案。

第五章 采购合同的审查与签订

第三十五条

采购人应当按照评审委员会推荐的成交条件拟定买卖合同。

第三十六条

采购人的法律部门或法律顾问应当对采购合同进行审查并提出书面审查意见。

第三十七条

采购人在与供应商签订合同时，可以要求供应商签订履约保证协议并缴纳一定数额的履约保证金，确保供应商严格按照合同条款供应物资。

第六章 物资的验收、付款、核对与退货

第三十八条

采购人应当建立采购、质量检验、库房、生产等部门人员联合验收管理制度，并建立根据质量检验结果对采购物资的数量进行调整的制度。

第三十九条

采购人应当建立预付账款和定金的授权批准制度。采购人应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。第四十条

采购人应当加强请购手续、采购订单（或采购合同）、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度。

第四十一条

采购人应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、物资出库、退货货款回收等作出明确规定，及时收回退货货款。

第七章 采购资料保管

第四十二条

采购人应当建立真实完整的物资采购资料档案，妥善保管每项采购活动的采购资料，并不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。第四十三条

采购资料包括征集潜在供应商的公告、合格供应商目录评审标准与方法、合格供应商目录评审报告、《合格供应商目录》及台帐、《供应商复审报告》、采购人制定的物资采购比选金额标准及会议纪要、采购计划、竞争性采购谈判会议纪要、单一来源采购谈判会议纪要、合同文本、验收证明及其他有关文件、资料。

第八章 监督与检查

第四十四条

股份公司组织相关职能部门依照本办法对股份公司所属企业的采购活动进行定期或不定期检查。

第四十五条

股份公司所属企业的纪检监察部门依照本办法对物资采购活动实施日常监督。

第四十六条

股份公司所属企业的纪检监察人员参加监督活动后，应当出具采购监察备忘录或采购监察意见书。第四十七条

监督检查的主要内容包括：

（一）采购人制定的物资采购比选金额标准是否经过采购人总经理办公会审查通过并上报股份公司业务主管部门备案；

（二）采购业务相关岗位的设置及人员配备情况，是否存在采购业务不相容职务混岗的现象；

（三）采购授权批准制度的执行情况，大宗采购业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为；

（四）采购人是否按照本办法建立供应商评审专家库；

（五）评审委员会的组建是否按照本办法执行；

（六）评审委员会成员是否正确履行职责，是否有失职、渎职等违纪违法行为。

（七）采购人是否按照本办法建立《合格供应商目录》；

（八）是否在《合格供应商目录》中选择供应商；

（九）供应商的确定程序是否符合本办法的规定；

（十）采用单一来源方式采购的物资，年度采购金额预计超过1000万元的或单项采购合同预计超过100万元的物资，是否邀请股份公司业务主管部门参加合同谈判。

第九章 采购责任

第四十八条

物资采购企业应当建立物资采购失误造成损失的责任追究和赔偿制度。

第四十九条

凡在采购活动中有违法违纪行为，要追究有关当事人和单位的责任并根据违纪违法的情节、性质、影响等，按照干部管理权限，由相关行政监察部门给予相应的行政处分并予以通报；触犯法律的，移交司法机关处理。

第十章 附则

第五十条

本管理暂行办法由股份公司市场营销部负责解释。第五十一条 本办法若与原制度有冲突以此制度为准，自发布之日起施行。