烟草 公文处理办法_集团公文处理办法
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XX市烟草专卖局（公司）电子公文处理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为了规范XX烟草系统电子公文处理工作，实现电子公文处理的规范化、制度化和科学化，提高办公效率，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，结合《XX省烟草行业电子公文处理暂行办法》，制定本办法。
第二条 电子公文，是指市局（公司）及所属单位在行政管理、组织生产经营过程中形成的，通过XX省烟草专卖商业系统网上协同办公系统处理的，存储于磁带、磁盘、光盘等载体的，依赖计算机系统阅读、处理并通过网络传输的，具有规范格式和与纸质公文同等法律效力的文件。
第三条 电子公文处理，是指电子公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 电子公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条 电子公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和行业有关规定，确保国家秘密和行业秘密的安全。
第六条 市局（公司）及所属单位（部门）负责人应当高度重视电子公文处理工作，严格遵守本办法。第七条 市局（公司）办公室是电子公文处理的管理机构，主管本单位机关并指导下级单位的电子公文处理工作。
第二章 发文办理
第八条 发文办理，是指制发公文的过程，包括拟稿、审核、复核、签发、签章、分发传送等程序。
第九条 电子公文拟稿，应根据办公自动化系统设臵要求，正确选择发文类型，并完整、准确地填写公文各要素。
公文要素由公文标题、主送机关、抄送机关、分送、会签、会稿部门、主题词、缓急程度、行业密级、附注等组成。其中，主题词必须从《烟草行业公文主题词表》中选取，一份文件的标引最多不超过5个主题词词组；附注标明“此件可上网”或“此件不上网”。
行业机密及秘密级文件的办理不在网上协同办公系统进行，仍以纸质方式办理。
电子公文的主体是公文正文及附件，正文及附件采用Word文档的形式，格式与纸质公文相同。
可根据需要对电子公文附加办文依据和办文说明。办文依据是针对所办批复、复函所收到的请示、函以及报局（公司）领导的签呈而起草公文时所附文件；办文说明是指对公文形成过程解释的说明性材料。办文依据和办文说明在“交流”栏填列，并在“表单”附注栏中予以说明。
第十条 电子公文在部门内部办理时，必须经过部门负责人审 2 核，也可根据需要由其他人员传阅修改。
对公文正文及附件的意见可直接进行留痕修改或在办理建议中加以说明，若文字较多也可在办文说明中补充。
第十一条 电子公文办理过程中需要其他部门提出会稿意见时，由主办部门指定一个或多个会稿部门，同时或依次发送会稿。会稿部门负责人可指定相关人员提出办理意见或直接在会稿表单上签署意见作为本部门意见。
第十二条 清稿，是指对正文修改内容进行保存并清除留痕的操作，同时对清稿前的留痕文件形成一稿“历史版本”。
电子公文经领导签发、文书编号后，由办公室相关人员排版并进行清稿。
第十三条 电子公文的编号、排版格式应当严格按照《烟草行业公文格式规范》中相关要求执行。
第十四条 经清稿后的电子文件交由拟稿人校对后，送文书管理人员审核签章。签章之后的公文未经批准不得私自保存或打印。
第三章 收文办理
第十五条 收文办理，是指对收到的电子公文的办理过程，包括签收、分办、批办、承办、催办等程序。
第十六条 电子收文由办公室签收并分办，按照文件类型可分为阅件和办件。
阅件，根据其内容由办公室呈送局（公司）领导阅示或直接送 3 一个或多个部门进行传阅，也可由部门文书管理员根据部门领导批示送一个或多个人员进行传阅。
办件，由办公室分送承办部门提出办理意见，承办部门可根据业务需要送其他部门协办。
第十七条 公文催办，是指办公室对有办结时限要求的公文进行实时跟踪催促办理的过程。因特殊情况确实无法在要求的办理时限内完成的，应由承办部门在“办理意见”中填写说明并提出需要延长的时限。
第十八条 收文转发文，是针对收文需批复或答复而办理电子公文时，将收文及其处理意见作为发文的办文依据。
第四章 签呈办理
第十九条 签呈办理，是指各单位、部门在行业网上协同办公系统中，使用电子公文格式向市局（公司）领导请示、汇报工作，反映情况，报告交办事项处理结果，使市局（公司）领导能够及时、全面掌握各方面动态并做出指示的程序。
第二十条 签呈报出部门时必须由部门负责人签字确认。第二十一条 签呈经部门负责人审定后报市局（公司）领导批示。
第二十二条 根据需要签呈可送其他部门会稿并呈相关领导会签。
第二十三条 签呈电子版由网上协同办公系统自动存档，呈报部门可按有关规定随时查询本部门上报的签呈信息。
第五章 内部文书办理
第二十四条 内部文书办理，是指各单位部门在网上协同办公系统中，使用电子公文格式向本级单位各部门、上级或下级单位有关部门沟通信息、联系工作、发布要求、通知事项、通报情况的运转程序。
第二十五条 内部文书根据文件内容可由拟办部门负责人签发，亦可由部门负责人签字确认，经主管领导审核签发后由拟办部门加盖本部门公章后发送。
第二十六条 根据需要内部文书可送其他部门会稿并呈相关领导会签。
第六章 电子公文归档
第二十七条 电子公文办理结束后转入档案管理系统，由市局（公司）办公室根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定进行分类整理并归档。
第二十八条 归档公文应齐全、完整，包括电子公文的正文及附件、领导签发后形成的留痕版本、公文处理单及办理流程，客观正确反映文件形成的全部过程，便于保管和利用。
第二十九条 归档后的电子公文按照档案管理借阅权限在档案管理系统中进行查阅或借阅。
第七章 电子公文管理
第三十条 自本办法实施之日起，凡市局（公司）各单位、部门传送的电子公文，均通过省内行业网上协同办公系统办理。
第三十一条 电子公文的种类、形式、行文规则与纸质公文相同，依照《国家行政机关公文处理办法》和《XX省烟草专卖局（公司）机关公文处理办法》的规定执行。
第三十二条 市局（公司）的电子印章由省局（公司）办公室统一制作、颁发。
第三十三条 市局（公司）办公室指定专人负责电子公文的接收、发送及电子印章软件的保管工作，并按规定使用电子印章，保证电子公文的及时办理和电子印章的安全。
第三十四条 使用XX省烟草行业网上协同办公系统形成的具备电子印章的电子公文是有效的电子公文。
第三十五条 市局（公司）办公室接收电子公文的专职人员应对电子公文的发送单位、公文的完整性和体例格式等进行核对，对不能正常接收或发现发送错误的电子公文，应及时与发送单位联系，查明原因；对所属单位公文格式不符合规范要求的，应退回重报。
第三十六条 接收电子公文后，办公室相关人员应根据公文的办结时限对接收公文进行查对、催办或督办，发现问题及时与发文单位联系。
第三十七条 收文和发文由市局（公司）办公室统一管理。第三十八条 未经批准任何人不得擅自翻印、拷贝、录制涉及 6 国家秘密的公文或通过其他途径盗取公文信息。
第三十九条 按照国家烟草局发布的《新闻报道和网络发布信息管理规定》（国烟办„2001‟141号），各级机关文件实行标注“此件可上网”或“此件不可上网”。
此件可上网，是指成文后的公文在市局内部局域网站上发布，供机关工作人员在“公文查阅”栏目中查询。其范围为通发、普发性的文件，即行业方针政策、行政规章、工作部署以及重大事项的决定、通报和人事任免的通知等。
此件不上网，是指成文后的公文不在局域网上发布。凡秘密级文件和对行业单一性内容的批复均不上网发布。第四十条 市局（公司）领导、各部门及所属单位工作人员因出差等原因不能及时办理公文时，需提前在“出差代理”中选择相关人员进行委托。被委托人员负责委托期间委托人所有待办公文的审阅办理。委托期结束后，委托人员应及时取消委托代理。
第八章 附 则
第四十一条 本办法由XX市烟草专卖局（公司）负责解释。第四十二条 本办法自发布之日起施行。附件：
1、网上发文办理实施细则
2、网上收文办理实施细则
3、网上签呈办理实施细则
4、网上内部文书办理实施细则 附件1：
网上发文办理实施细则
第一条 为适应办公自动化公文流转需要，建立健全XX市烟草专卖局（公司）机关网上发文办理制度，规范办理程序，提高工作质量和效率，制定本规定。
第二条 发文办理
发文办理指制发公文的过程，包括拟稿、审核、会稿、核稿、会签、签发、编号、排版、校对、签章、分发等程序。
第三条 发文格式
一、发文一律通过网上协同办公系统发送。正文默认格式为A4纸，直接在发文正文内起草，或导入已起草好的Word文档。
二、发文由拟稿部门在网上发文表单上标明紧急程度、发文机关标识、标题、主送机关、正文、附件说明、附注、附件、抄送（报）机关、拟稿人、联系电话、校对人、印制份数等部分。
三、发文如有相关附件，应扫描成电子格式在网上报送。对于特殊介质或无法扫描的附件，可不在网上传送，但应在电子公文正文中予以说明，在附件寄送时应标明正文的发文字号与标题。
第四条 发文办理程序
一、拟稿
1、公文拟稿时，拟稿人需填写标题、主送机关、抄送（报）机关、缓急、附注、附件、打印份数等公文要素，并根据《新闻报 8 道和网络发布信息管理规定》（国烟办„2001‟141号），在附注位臵选择“此件可上网”或“此件不上网”字样。拟稿人拟写的标题、主送机关、抄送（报）机关、缓急、附注、附件、打印份数等公文要素如不准确，审核（核稿）人可以修改。
填写以上公文要素的同时，拟稿单位、拟稿人和拟稿时间由办公系统自动获取当前拟稿人的相关信息。
2、拟制正文要求：
（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（3）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（5）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（6）结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（7）应当使用国家法定计量单位。
（8）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、9 词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
3、拟稿时如增加附件，参照第二项第（3）款处理。
二、审核
由拟稿部门负责人修改电子公文、增删附件并填写审核意见。系统将根据当前审核人信息和修改内容自动留痕并自动签名。
三、会稿
凡发文内容涉及其他部门职能范围的，要先行在网上会稿；会稿部门要在网上填写会稿意见，并由会稿部门负责人签字。
四、核稿
凡以局（公司）及其党组名义的发文，均由承办部门在完成审核、会稿后，发至办公室秘书核稿、办公室负责人复核，并呈报局（公司）领导签发。
五、会签
凡发文内容涉及有关分管领导工作范围或其他单位业务范围的，需先行在网上会签；如意见不一致，会签领导或单位需在网上填写会签意见，并经会签领导或会签单位负责同志签字后，退回主办单位。
六、签发
（一）办公室原则上不再接收纸质形式的发文，而一律转为在网上接收。
（二）各部门不得将发文直接送局（公司）领导签发，局（公 10 司）领导亦不直接接收或横传各部门呈报的发文，而必须由局（公司）办公室进行转发登记。特殊情况，呈报部门需急送局（公司）领导的发文，应及时告知办公室，并在局（公司）领导批阅后，与办公室联系，在网上补办手续。
（三）对发文中内容如材料不齐、格式不对、表达不清、不准确或未征求有关部门意见等，办公室可退回发文拟稿部门重新办理。特殊情况，亦可由办公室协商有关部门进行修改、补充后上报。
七、编号、排版、签章、发送
所有发文完成签发后均由办公室人员进行编号、排版签章后发出。
第五条 发文管理
一、局（公司）的发文由办公室统一管理，各部门不得自行向外印发或拷贝、传抄。如有外单位需要借阅局（公司）的文件，需经办公室负责人批准方可提供。
二、发文电子版由网上协同办公系统自动存档，拟稿部门可按有关规定随时查询本部门拟制的历史发文信息。纸质发文仍按有关规定存档。
附件2：网上收文办理实施细则
第一条 为适应办公自动化公文流转需要，建立健全XX市烟草专卖局（公司）网上收文办理制度，规范收文办理程序，提高工作 11 质量和效率，制定本实施细则。
第二条 收文办理
收文办理，是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三条 收文办理程序
一、签收和登记
收到报送局（公司）的公文，均由办公室文书管理员使用网上协同办公系统签收和登记。登记后转办公室负责人进行审核、起草拟办意见。
二、审核
办公室负责人对下级单位上报需要办理的公文，应当进行审核。审核的重点是：是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；文种使用、公文格式是否规范。
三、拟办和批办
经审核，对符合规定的公文，办公室负责人应当及时提出拟办意见并通过网上收文流转系统呈送局（公司）领导批示或者发送有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。对不符合规定的公文，可退回呈报单位重新办理并说明理由。
四、承办
承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由。承办部门接收到的收文，属于阅知的，应根据阅知的范围进行发送，阅毕即时终结，系统自动记录阅知的时间；属于办理的，按阅知件办理方法发送领导批示和有关人员提出处理意见后，终结并另存作为办理发文的附件。同时，按照收文表单内容要求将办理结果简要说明，并将文件退回办公室存档。
五、催办
交有关承办部门办理的公文，办公室要在网上实时查询办理情况并进行催办，并将各承办部门办理结果进行汇集、分类，及时向有关领导汇报或定期在机关内通报，籍以检查、检验和督促提高各级单位机关工作效率。
第四条 收文管理
一、凡报送局（公司）的公文，均由办公室统一管理，各部门不得自行向外印发或拷贝、传抄。
二、收文电子版由网上协同办公系统自动存档，承办部门可按有关规定随时查询本部门承办的收文信息。纸质收文仍按有关规定存档。
附件3： 网上签呈办理实施细则
第一条 为适应办公自动化公文流转需要，建立健全XX市烟草专卖局（公司）网上签呈办理制度，规范签呈办理程序，提高工作质量和效率，制定本实施细则。第二条 签呈的使用
一、签呈，是指局（公司）机关各部门向局（公司）领导请示、汇报工作，反映情况，报告交办事项处理结果，使局（公司）领导能够及时、全面掌握各方面动态并做出指示的机关内部文书。
二、签呈包括请示、报告两种形式，一事一报，文字简练。签呈必须有标题，明确体现文中主要内容。
三、签呈必须以呈报部门的名义报送，由呈报部门负责人在网上签批意见后呈局（公司）有关领导审批。呈报部门名称、呈报部门负责人签名及一般性签批意见由系统自动获取。
第三条 签呈的格式
一、签呈一律通过网上协同办公系统报送。正文默认格式为A4纸，直接在签呈正文档内起草，或从其他Word文档中复制粘贴或导入。
二、签呈由呈报部门根据内容，在网上标明密级和缓急程度。
三、签呈如有相关附件，应扫描成电子格式在网上报送。对于特殊介质或无法扫描的附件，可不在网上传送，但应在签呈内容中予以说明，采取纸质模式传送，并标明与之对应的签呈正文的发文字号与标题。
第四条 签呈的报送程序
一、起草
各部门起草的签呈，均需由部门负责人在网上签批意见或签字后，方可送其他部门会稿或呈报局（公司）领导。
二、会稿
凡签呈所请示、报告的内容涉及其他部门职能范围的，要先行在网上会稿。如意见不一致，会稿部门要在网上填写会稿意见，并经会稿部门负责同志签字后，退回呈报部门。
三、呈报
（一）签呈由呈报部门通过网上协同办公系统直接报局（公司）领导签批，并自行登记、编号，以备查询，亦可打印出纸质公文报局（公司）领导签批。
（二）有关人事以及纪检、监察方面的签呈一般不在网上办理，由呈报部门直接送局（公司）领导阅示，但须自行登记、编号，以备查询。
四、会签
凡签呈所请示、报告的内容涉及有关分管领导工作范围的，可在网上会签，会签领导签批意见后退回呈报部门。
五、催办
局（公司）领导对签呈所作批示的落实情况，由呈报部门负责催办。网上协同公文系统将显示签呈在每一位办理人处停留的时间及处理意见，随时备查。
第五条 签呈的管理
一、签呈属内部文书，由各部门依照保密规定自行管理，但不得自行向外印发或拷贝、传抄。如有外单位提出需要了解局（公司）领导批示情况，需经领导批准方可提供。
二、签呈电子版由网上协同办公系统自动存档，呈报部门可按有关规定随时查询本部门上报的签呈信息。
附件4：网上内部文书办理实施细则
第一条 为适应办公自动化公文流转需要，建立健全XX市烟草专卖局（公司）网上内部文书办理制度，规范内部文书办理程序，提高工作质量和效率，制定本实施细则。
第二条 内部文书的使用
一、内部文书，是指局（公司）机关各部门向本级机关有关部门、上级或下级单位有关部门沟通信息、联系工作、发布要求、通知事项、通报情况的机关内部文书。
二、内部文书一般应注明标题，明确体现文中主要内容。
三、内部文书以拟办部门的名义发送，由拟办部门负责人在网上签批意见或呈送领导签发后发出。拟办部门名称、拟办部门负责人签名及一般性签批意见由系统自动获取。
第三条 内部文书的格式
一、内部文书一律通过网上协同办公系统发（报）送。正文默认格式为A4纸，直接在内部文书正文档内起草，或从其他Word文档中复制粘贴或导入。
二、内部文书由拟办部门根据内容，在网上标明密级和缓急程度。
三、内部文书如有相关附件，应扫描成电子格式在网上发送。对于特殊介质或无法扫描的附件，可不在网上传送，但应在内部文书内容中予以说明，采取纸质模式传送，并标明与之对应的内部文书正文的发文字号与标题。
第四条 内部文书的发送程序
一、起草
内部文书起草时，需由拟稿人在网上发文表单上填写标题、主送机关、公文字号、附件、密级、缓急等要素。
二、审核
各部门起草的内部文书，需经部门负责人在网上签批意见或签字后，方可送其他部门会稿或呈送局（公司）领导签发。
三、会稿
凡内部文书的内容涉及其他部门职能范围的，要先行在网上会稿。如意见不一致，会稿部门要在网上填写会稿意见，并经会稿部门负责同志签字后，退回拟办部门。
四、签发
内部文书需经主管领导签发的，由拟办部门通过网上协同办公系统直接呈送领导签发。
内部文书不需主管领导签发的，由拟办部门负责人签批并由拟办部门签章后发送给各有关部门。
五、会签
凡内部文书的内容涉及有关分管领导工作范围的，可在网上会 17 签，会签领导签批意见后退回拟办部门。
六、签章、发送
内部文书完成审核、签发后，由拟办部门进行排版、签章后发出，并自行登记、编号，以备查询。
第五条 内部文书的管理
一、内部文书由拟办部门自行管理，不得向外印发或拷贝、传抄。
二、内部文书电子版由网上协同办公系统自动存档，拟办部门可按有关规定随时查询本部门的内部文书信息。
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