档案馆进行档案收集工作的统筹分析_档案馆工作基础答案

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档案馆进行档案收集工作的统筹分析

摘要：面向社会的档案征集和接收工作是档案馆藏资源建设的重要内容，是档案部门基础工作之一，为了更好地利用和提高档案的可持续发展，档案资源的征集和接收也应有一个全面的统筹兼顾的方法，来解决在工作中所出现的一系列问题。

关键词：档案征集接收可持续发展统筹

一、档案收集概论

所谓档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到机关档案室和国家档案馆进行科学管理的一项业务环节。

档案征集的工作流程主要包括：制定档案征集的规划、提出档案征集的意向、对征集对象进行评估、针对征集对象召开专家鉴定会、档案征集的审批、档案征集的缔约、征集档案的接收、行政执法机关档案的移交整理、为征集对象建立财务档案、将征集对象移交库房、建立业务档案和奖励捐赠等内容。同时，由于档案的征集工作是一项技术性、政策性都很强的工作，我们也要对档案征集人员行为进行规范。这里所说的档案征集工作是指国家各级各类档案馆将散失或散存的【1】 档案接收进馆的行为，并不包括档案征集进馆后的整理、保管和利用工作。

档案收集是一个系统运行过程,它是由档案收集主体、收集客体、收集中介、收集环境等多重结构要素构成的复杂的开放系统,系统中各个构成要素之间相互制约、相互作用,从而构成档案收集活动的完整画面。

二、档案收集的重要意义

2.1档案收集工作是档案馆、档案室取得和积累档案的一种手段，它为档案工作提供了实际的物质对象，是档案业务工作的起点。档案门类载体齐全、结构合理、整理规范是综合档案馆馆藏丰富的主要标准，档案接收征集进馆工作是丰

富馆藏的“主渠道”，各种门类、载体的档案正是通过这个“主渠道”进入综合档案馆进行统一管理。

2.2档案收集工作是实现档案集中统一管理的重要内容和一项重要的具体措施。只有通过档案的接收征集进馆，才能使各单位的档案集中统一到当地综合档案馆进行管理，形成统一的档案资源保管基地。

2.3档案收集工作质量的高低，会直接影响到档案业务工作的其它环节的工作质量。只有接收进馆的档案齐全完整，整理质量合乎标准规范，才能更有效地开展档案鉴定、保管、利用开发等其他工作，档案馆工作才能持续有序的发展。

2.4档案收集工作是档案部门与外界各方面发生联系的重要环节之一，这是一项政策性强、接触面广，工作要求较高的工作。

三、档案收集过程中所存在的问题

档案收集的过程中所遇到的原因是多方面的3.1 从制度上来说，档案收集的制度缺乏科学性，从而造成了馆藏档案的结构不合理性。有的单位没有划定一定的界限，于是将所有文字材料文件都归为档案，并不管有没有价值全都进行移交，因此造成了后来工作的工作量大，耗费大量人力物力。再一个，对归纳的档案没有严格按照档案制度和规定来执行，比如档案门类，保存年限等，都是依据各自的主观意志来进行工作。

3.2 从所征集的类型上看，有些档案馆在进行档案收集工作的时候，主要偏重于一个方面的档案，从而造成了馆藏结构的单一，这样的方式有利有弊，虽然在一定程度上使得同种档案得到细分，但是另一方面，这样的收集太过单一。

3.3 从所征集的档案内容上来看，在收集档案资源的过程中，大量的重复的档案因为涉及的类目较多，交叉的学科和文件较多，在进行归档的时候造成了很多重复性的立卷。

3.4 从档案领导来看，部分档案馆的领导在进行日常的工作的时候缺乏了主动性，总等着各单位主动上交档案，但是在这过程中，因为缺少了重视，因而造成了很多重要档案资源的丢失，也使得档案征集的工作迟迟得不到解决。

3.5从档案工作人员上看，工作人员档案意识不强，对于工作中所形成的档案材料，没有进行及时的征集，而下属单位的工作人员处于对自己工作的便捷，不愿意上交自己所需的档案，从而使得在上交的档案中出现残缺和不完整性，在日后的考察备用中造成了很大的困扰。

四、做好档案收集统筹工作的措施

4.1从档案馆内部进行统筹性收集：

4..1.1 对人员进行统筹性的培训。加强对相关单位档案工作的指导及档案工作人员的培训，加大对其他门类与载体档案是否按照要求归档并整理的检查指导力度。档案工作尤其是档案整理工作是一项实践性比较强的工作。档案的收集、分类、划分保管期限、计算机录入、装盒、打印纸质目录、装订目录、填写脊背、机读目录数据提取是一个完整的工作流程，作为各单位从事档案工作的人员应熟练掌握。

4.1.2对内部制度进行完善并进行规范性操作。制定适应的档案征集规划，例如对于征集档案的范围的限定，以及对于所征集的档案的价值的评估。在档案征集工作人员开展档案征集工作的过程中起指引作用，也是之后进行评估和鉴定的依据。档案征集规划的内容应该包括征集方式、征集原则、入藏标准、征集范围等，应该明确在一个时间段内的档案征集目标，包括经费预算和征集重点等内

容。在征集的过程，严格按照规定中的要求来进行。而这规范不仅在内部实行，最好能够延伸至各级单位。

4.1.3在征集过程中运用信息技术进行。随着档案现代化管理水平的不断提高，信息技术越来越广泛地运用到档案的收集、整理、利用工作中。特别是城市建设框架不断拉大，人们的社会活动内容日益多样化，档案收集的内容从单一的行政公文向专门档案、特色档案等多种档案类别转变，从而使档案更贴近公众。使得现代信息技术的运用在档案工作中显得尤为重要。

4.1.4利用单位局域网进行常规收集。政府网、校园网等局域网的建立使信息的传递更加快捷方便。文件收发、图片传递都可以通过网络完成。一方面减少了不必要的纸质文件生成，另一方面可使公众了解信息的速度更快、范围更广。

总的来说，在对于自身的要求和执行上，力求在征集的过程中实现一种全面的、系统的、带有各自特点的和稀缺性的档案。

4.2从外部进行统筹：

4.2.1在档案收集中加强与外部各界的关系。加强社会组织、社会各阶层人士的联系，并做好征集工作的宣传。征集工作不象接收工作那样有一定强制性，因此档案馆工作人员更应积极主动，除了上门走访，信函往来，参加某些社会集会活动等方式外，还要充分利用众传媒和现代信息技术，通过报刊计算机网络等渠道发布征集启事，获取征集信息，与征集对象进行互动。

4.2.2加强档案接收工作的规划和宣传。档案馆应对档案室进行调查，了解立档单位的历史、建档情况、保存档案的数量及整理和保管状况，以及移交档案的范围和时间意向等情况。向有关单位领导和档案室工作人员宣传有关档案接收工作的法规和政策，听取他们的意见和建议，动员他们积极配合档案馆，为落实好接收工作规划创造条件。

4.2.3统筹各门类档案的接收及拓展新的接收领域。多年来，机关文书档案几乎是档案馆接收工作的唯一对象，其中也包含了许多关系民生的重要内容，做好机关文书档案的接收仍然是档案馆工作的应有之义。但是，除此之外，档案馆还比更多地关注与民生关系密切，对服务民生有重要作用的专业、专门档案，对社会上新领域工作，如国营企业产权变动、公证、专利管理、收养登记等产生的新的档案史应特别注意。接收专业、专门档案、新领域档案的意义不仅仅在于丰富馆藏，更重要的在于方便人民群众利用。

以上对于外部的收集，最主要的方面和最终目的就是做到档案资源的集约化共享。

五、总结

相对于档案工作中其他的环节来说，档案征集工作的技术性和政策性较强，它存在着偶然性和随机性。以上对档案征集工作的规范化管理提出了以上的建议，希望既能够方便档案馆加强对档案征集工作的管理，又能方便档案征集人员按照既定程序有效地开展档案征集工作。综上所述，构架一个完整的档案收集体系，最主要的还是：机制、主体、客体、中介、环境等一系列方面。希冀在这样的方向上，以后能够做好一个综合性和全面完整性的收集工作。

参考文献：

1.档案学理论研究的新视角胡燕

2.魏莉.可持续发展与档案文献保护[J].北京档案，2004.5.3.试论如何发挥档案征集的重要作用张钰丛

4.高兴档案接收工作中存在的问题及其对策余慧玲

5.浅谈档案征集的规范化管理措施