进口件采购管理_销售与采购管理

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进口件采购发票管理流程（试行）

采购发票是供应商开给购货单位，据以付款、记账、纳税的依据。它具有业务和财务双重性质，是金蝶业务系统的核心单据之一。发票处理是企业采购业务中重要的一个环节，发票以有形的单据流代替企业生产经营活动中无形的资金流动轨迹，并与反映物流的外购入库单一起相互钩稽，实现资金流和业务流的双轨并行，从而将整个物流业务流程统一为一个有机整体。因此采购发票是供需链的重要信息中心之一，是联系财务、业务系统的重要桥梁。

根据以往工作经验，目前进口件采购发票与应付账款、采购订单、外购入库单等存在着采购价格差异、采购数量差异、外币汇率差异等情形。

金蝶采购管理模块主要包括：采购合同、采购申请、采购订单、收料通知、外购入库、采购发票、费用发票、退料通知、委外加工管理、库存查询、报表分析、查询分析、流程设计、供应商管理、供应商评估、核算参数等功能模块。

现阶段公司只启用了上述模块中的部分功能，故此本流程只针对采购订单、外购入库、采购发票、费用发票等功能模块，并结合上述差异的解决办法制定相应的管理流程。请各部门遵照执行。

一、限定单价管理

1、限定单价管理是企业内部控制所必须遵照执行的一项管理制度，考虑到汇率的经常性变动，进口件的限定单价=外币原币×汇率（公司设定的外币汇率）。

2、限定单价的变动：当汇率变化超过10%时，由财务部根据进出口部提供的采购信息，提出变更限定单价的数据，技术中心负责修改限定单价。（个人认为可操作性不强，具体操作有待讨论）

3、限定单价依据的原币价格发生变动的，应依据公司有关规定进行价格审批流程。（进出口部应将原材料采购原币单价表提交财务备案）

二、采购订单

1、单据信息及录入方法、录入人与国内采购订单大致相同；

2、主要区别：

2.1、币别：选择与采购付款相同的币别。2.2、汇率：公司设定的外币汇率。

2.3、金额：原币金额应与采购付款原币金额保持一致。

三、外购入库单

1、单据信息及录入方法、录入人与国内采购外购入库单大致相同；

2、注意外购入库单中的单价栏应与限定单价栏的数据保持一致。并且入库数量应与实际收货数量保持一致。

四、采购发票

1、单据信息及录入方法、录入人与国内采购发票大致相同；

2、纸质采购发票的原币金额与付款原币金额、采购数量与外购入库单数量应当保持一致。(短、溢装另行规定)

3、主要区别：

3.1、币别：选择与采购付款、采购订单相同的币别。3.2、汇率：公司设定的外币汇率。

4、存在问题及解决方法

4.1、外币汇率差异：原材料入库的金额是按公司设定的汇率计算的，而实际付款时是按付款日的汇率计算的，两者有一定的差异，造成应付账款总账借方、贷方本位币不一致以及高估或低估原材料成本。总账借方、贷方本位币的不一致通过月末汇兑损益科目进行处理；原材料成本的差异通过第一项的第二款所述方法加以解决。

4.2、采购数量差异：由于原材料的采购存在短装、溢装的现象，实际到货数量与采购发票数量不一致，造成电子采购发票的原币金额与付款原币金额的差异。进出口部按正常方法制作电子发票，此差异由财务部在记账时调整处理。（调整凭证如下）借：原材料

按实际入库数量、金额

制造费用—短溢装

±调整科目

贷：应付账款

按纸质采购发票数量、原币金额

5、采购发票、外购入库单、进料验收单、采购合同、调差申请单、供应商送货清单等相关资料一并提供财务部审核、记账。