档案与修志的关系_浅析档案与修志的关系
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修志工作与档案工作，自古以来就有着极为密切的关系。研究与探讨它们之间的关系，不仅有助于开展档案编研工作，同时，对于志书的编纂和内容的选择，对于提高志书的价值和质量，都具有重要的意义。
一、方志与档案的亲缘关系
方志与档案，最早都由史官掌管。中国奴隶社会的周代职很高的史官，负责起草官府的文件，还负责记述最高统治者活动的史事，这些文字记述，可以说是我国最甲的地方史志，是我国地方志书的最早起源。
随着封建社会的发展，统治阶级的需要，方志和档案各自按照自己的规律都有了一定的发展，但两者的关系仍很密切。司马迁做过西汉王朝的太史，他不但掌管过档案，还负责掌管各郡国报送的“地志”。东汉的兰台，亦保管地志。班固作为兰台令史，才有条件和机会，利用志书写成了著名的《地理志》。由此可见，两汉时期的档案部门与方志的关系仍然是密切的。
唐宋以来，方志在社会上和学术上取得了一定的地位。档案作为历史的真实记录，在方志的撰写中越来越具有重要的地位和作用。宋代的档案工作，由于从中央到地方比较普遍的建立了架阁库（即档案库），使档案的保管条件得到了改善，这些档案，为修志提供了重要的史料来源。南宋史学家郑樵做过阁库官员，提出了修志“非老于典故者不能为也”。这里所说的“老于典故者”是指好些熟悉典章故事或掌管档案的人。这在一定程度上，也反映了修志与档案的关系。
明清时代的志书，很多内容取材于档案。清代张之洞等主编的《顺天府志》在“修志略例”中规定：“以官文书为据”。到了近代，一些方志学者，也十分注意档案在志书中的地位和作用。这是几百年来修志实践的经验总结。建国后，全国各地建立起档案馆、档案室，储藏着浩如烟海的档案资料。如今，我们编纂的各类志书，也应注意发挥档案的作用，使各级档案部门成为编修地方志书的取材之地。
二、修志工作与档案工作结合的必然性
曾三同志在中国档案学会筹委会第三次会议上曾指示：“把档案工作同编修地方志的工作结合起来”，这是非常正确的。为什么要把修志与档案工作结合起来呢？
1、修志工作与档案工作结合起来，是为了更好地贯彻周恩来的指示。周恩来同志生前十分关怀我国的修志工作，曾指示国家档案局过问过方志工作。国家档案局为了贯彻这一指示，在50年代和60年代初的档案工作会议上，多次讨论过地方志。《省档案工作条例》、《县档案工作条例》和《档案馆工作通则》都规定了档案馆参与修志工作，有条件的县档案馆，可以承担主编工作。二者相结合，对档案工作和修志工作都有促进和提高。周恩来同志生前还指示档案工作者要学习司马迁，当司马迁。其基本精神就是发扬历史传统，使档案工作者在修志工作中做出应有的贡献。
2、修志工作与档案工作结合起来，是历史发展的产物，是历史的经验。清代著名的史学家、方志学家章学诚一生致力于修志工作，他总结了以往的修志经验，在实践中又亲身体验到修志与档案的重要关系，积极主张州县设立“志科”，与州县吏、户、礼、兵、刑、工六科房平行，收集整理、保存档案史料，以备编志之用。他的这一主张，就是要把修志工作与档案工作结合起来。有了组织机构，保存了大量的档案史料，就比较容易编纂志书了。他还改革和创新了志书的体例，主张方志应由“志”、“掌故”和“文徵”三大部分组成，“掌故”即档案汇编，记录官府的档案文件。这就从方志的体例和内容上，说明了方志与档案的结合是有历史渊源。
3、地方志全面系统地记述了一个地方的历史和现状，被称为“地方的百科全书”。编纂社会主义新方志，要求贯彻实事求是的精神，要求记述史实要真实，以维护历史的真实面貌，这就要求详细地占有档案资料，而档案资料特别是解放后50年来的档案，则集中保管在各
级档案馆中，方志编纂与档案部门结合起来，对于查找利用档案材料，也会带来极为有利的条件，还可以节省时间和人力。
三、修志工作与档案工作怎样结合1、机构的结合。自从1993年机构改革以来，全省有38年县（市、区）的修志机构相继与档案部门合并。对于修志机构来说，合并到档案部门后，更有利于查阅和利用档案资料，提高修志进度和志书质量。如果局长能摆正地方志与档案工作的关系，会给方志与档案工作带来一定好处，起到互相促进，相得益彰的作用，比如公主岭市档案局就作得很好，是我们的榜样。
2、组织上结合。在修志部门和档案部门没有合并的地方，档案部门要积极参与修志工作，这样便于统一规划、协同工作。
3、工作任务上结合。可通过以下形式进行：（1）档案部门负责提供档案史料，或系统整理、汇编某些专题档案史料。把档案史料汇编与志书中某一类目紧密结合起来。如关于水利、农业、工业等方面的专题。（2）档案部门参与修志机构的一定日常工作。比如一些组织工作、资料工作等，协助修志部门管理资料。（3）承担部分志书内容的编写工作。如档案部门利用原有的编研材料、专题资料的基础上，编写大事记、机构沿革、党代会和人代会简介等。如有力量，还可以承担基层指导单位修志工作。二者互相结合、共同促进、共同提高。
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