高效文件管理方法_文件管理方法多

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高效文件管理方法

文件管理

1.文件的储存管理

文件的储存管理方法：首先确定文件的储存方式（文件柜，文件兜，电子档等）a.文件柜储存管理方法：

首先做好文件柜的标识（如：IE工程文件柜，灯具车间文件柜等），并对文件柜进行层位标识及文件排列顺序号的标识，再设计文件放置定置图贴在文件柜上，内容包含（序号，文件类型，放置层次，放置序列号，文件管理人等），以便快速查找取用文件，同时为防止文件储存混乱，可做文件摆放标记线（斜线或V线），放置文件时严格按文件放置定置图，标识线的规划要求进行放置文件，放置在文件柜的文件夹要统一做好标识，（如：公司标志，部门，文件名称，文件在文件柜的排列号，字体颜色，标识线颜色）

b．文件兜储存管理方法

首先要做好文件兜的标识（如：作业指导书，QC工程图等）文件夹要统一做好标识（如：公司标记，部门，文件名称，文件在文件兜的排列号等），文件兜放满后要做好标记线（斜线），以便快速查找及取用文件，放回时按标记线放回排好，防止文件储存混乱。c.电子档文件储存管理方法

储存在电脑中的文件也同样要分类，主要按部门（公共类文件）姓名识别（私人类文件）d.四阶文件（记录表单）打包储存管理方法

对于生产中记录使用过的生产与质量记录表单，应做好定期的打包储存，打包时要进行分类整理（按表单类型，表单使用日期）后，打孔或打带装订，并贴上质量记录保存单（保存单内容：储存部门，文件类型，存入日期，保存期限，文件管理人的识别）。将装订好并贴好质量记录保存单的文件装入合适的纸箱，并在纸箱上贴上相应标识（如：灯具车间生产日报表），贴好后上架统一管理，当文件超出规定的保存期限后，对于三，四阶的文件由保存部门直接进行报废处理，质量手册，程序文件由文控部门进行管理。

2.文件的分发管理

外来文件，内部文件的分发管理必须建立文件发放&回收登记表（发放日期，文件类型，文件名称，发放数量，签收人，签收日期，回收文件名称，数量，回收人，回收日期等）记录填写必须规范，不能涂改。

通常在每个部门文员或文件柜旁需专门设置文件发放&回收登记表，对文件的发放进行登记管理。

陈翔

2010-7-28