档案管理基础知识_档案管理的基础知识

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档案管理基础知识

机关档案的管理：明确有关机关提交相应文件整理、归档责任。收集、整理、归档日期和移交应与立项准备，档案应完整、准确、系统性。

1、确定归档范围的原则。

2、确定档案范围的依据。

3、对所形成的科技文件材料进行相应鉴别工作。

4、对科技文件材料进行科技的分类、排列、编目和装订。

5、将科技文件材料组成案卷，并编目。

6、具备档案的要求。

文书的种类

文员工作的基本职能之一就是文书处理,要做一个优秀的文员,必须熟悉各种文书的涵义,特点以及格式.今天我们主要看看企业的文书种类.在制作文书时,要根据发文对象和目的来选择文书的种类.企业文书主要包括以下几大类:

一:指令性文书,包括决定,批复,意见等文书.1:决定:用于对重要事件作出安排,奖惩,变更,或者撤消不适当的事项.2:批复:用于答复下属部门的请示事项.3:意见:用于对重要问题提出见解和处理办法.二:晓喻性文书:包括通告,通知,通报等.1:通知:用于批转下属部门的公告,转发上级机关和非隶属部门的公文,传达要求个部门共同执行的事项.2:通报:用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况.三:报请性文书:包括请示,报告等文种.1:请示:用于向上级部门请求批示,批准的公文.2:报告:用于向上级部门汇报工作,反映情况,答复上级部门的询问等.四:洽商,记载性文书,包括 函 会议记录等文书.1:函:用于不相隶属部门间洽谈工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求,答复,审批事项的公文.2:会议纪要:用于记录,传达会议.议事情况的文种.是文员经常会用到的文书.以上是文员工作中最常见的文书种类,文员工作中需要按照具体事项来确定使用何种文书.（四）、文书处理的基本任务

1、文书的收发、登记和转办；

2、文件的打印和校对；

3、负责各种会议的通知；

4、文件材料的平时归卷、保管和提供借阅；

5、文件材料的系统整理、编目和归档工作；

6、为领导准备参考材料；

7、领导交办的其它工作任务。

（五）、公务名称和作用范围

本局使用的公文主要有以下几种：

1、请示：请示上级机关工作中给予指示或要求审核、批准和帮助解决的事项用“请示”。

2、报告：向上级机关汇报工作、反映情况、答复查询、陈述意见，或对上级交办的事项报告处理结果等用“报告”。

3、指示：对下属单位和科室布置重要工作任务，指导下级机关活动的原则、步骤和方法，用：“指示”。

4、命令：依照法律规定，在本委内部发布法规、规定等重大行政经济措施，授予荣誉称号，嘉奖所属单位有功人员时，用“命令”。

5、通知：转发上级文件，批转上级报告、纪要，传达领导指示、布置工作，要求下级执行或知道的事项，用“通知”。

6、通报：推广经验，表彰好人好事，制止违法乱纪行为，批评缺点错误，需要有关单位和人员知道的，用“通报”。

7、布告、通告：对本委职工应当知道或应当遵守的事项，用“布告”；对一定范围内本局职工、机关、团体公布的一般事项，用“通告”。

8、批复：对下属机关请示或报告事项的答复，用“批复”。

9、公告：需要公布的重大事情，用“公告”。

10、函：平行机关或不相隶属机关之间，商洽工作、答复询问、请求，用“函”；向下级机关的解释、询问、更正、催办和答复某些事务性问题可用“涵”。

保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

(一)永久保存：1.公司章程；2.股东名簿；3.组织规程及办事细则；4.董事会及股东会纪录；5.财务报表；6.政府机关核准文件；7.不动产所有权状及其他债权凭证；8.工程设计图；9.其他经核定须永久保存的文书。

(二)10年保存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存10年的文书。

(三)5年保存：1.期满或解除之合约；2.其他经核定保存5年的文书。

(四)1年保存：结案后无长期保存必要者。

(五)规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

文件增列表

.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。