第四节文书管理_文书管理的内容

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第四节文书管理

一、文书质量管理

㈠文书质量管理的含义

主要指文书在记载、表达信息内容方面的准确性和有效性。

文书质量管理的目标就是要每一份文书在主体思想、政策界限、措施方法、文字表达格式安排等方面的正确性、鲜明性、科学性、规范性和可操作性。

㈡文书质量管理的具体要求

⒈提高拟稿水平

具体要求：⑴符合国家的法律、法规及其他有关规定。

⑵文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。⑶拟制紧急文书，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。⑷人名、地名、数字等要引文准确。

⑸应当使用国家法定计量单位。

⑹文内使用非规范化简称，应当先勇全称并注明简称。

⑺文书用书必须按国家语言文字工作委员会公布的《简化汉字总表》执行，不

得使用繁体字、异体字和任意简化字。

⑻标点符号应按国家语言文字委员会和国家新闻出版署发布的《标点符号法》

执行。

⑼文书中的数字，除了成文的时间、部分结构层次序数和 词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字，必须使用汉字外，应当使用

阿拉伯数码。

⒉加强发文审核

⒊保证缮印质量

⒋规范文字书写

二、文书数量管理

㈠文书数量管理的含义

指一个机关或单位发文总量进行控制，其目标是精简文件、克服文牍主义。

㈡文书数量管理的具体要求

⒈内容空洞、无实际意义的文件坚决不发

⒉可用电话、面谈或现场办公等方面解决的问题，可做好书面记录，不必另外专门行文 ⒊能够通盘解决或综合处理的问题，可发一次性文件，不要零星行文

⒋只要求少数单位执行的文件，不要普遍下发

⒌面向基层的文件可采取多级行文或直达行文的法师，不要层层转发

⒍面向基层或群众且不涉及秘密的文件，可采取公开行文的方式，无需另外行文 ⒎外单位发来的抄送件，不再转发下级机关

三、文书时效管理

㈠文书实效管理的含义

指对文书运行的周期进行控制，其目标在于缩短文书处理每道循环所花的时间，加快行文运转速度，提高行为效率。

㈡文书管理的具体要求

⒈紧急文书必须在拟稿之前就确定紧急程度，做到急件先拟、先审、先印、先发。⒉拟办和批办紧急文书应当提出明确的办理时限。

⒊对不属于本单位职权范围或者不应由本单位办理的文书，应当迅速退回原来发文机关或转寄应当收文的机关并说明理由，以免延误其他机关的办理时机。

⒋认真做好文书处理过程的催办工作，如催拟、催签、催印、催发、催阅、催批等等。⒌在确保秘密的前提下，尽可能运用自动化办公设备拟写、修改、校对、打印、传递文书。

四、文书物质要素管理

㈠文书物质要素的含义

包括书面载体和显字材料两个方面。

㈡文书物质要是管理的具体要求

⒈文书拟稿用纸和印刷用纸，以及其他需要立卷归档的文书处理用纸等，其质量必须符合《国家行政机关公文格式》的规定。

⒉文书的拟写、修改、审核、签发、缮印、拟办、批办、留注应当使用钢笔或者毛笔，不得使用圆珠笔、铅笔等。

⒊传真机收到的文书，以及复印机复制的文书，其显字材料不能永久保存。

⒋做好文书的平时维护工作。

五、文书的借阅和翻印管理

㈠文书借阅管理

⒈含义：文书借阅是文书利用的基本方式，文书借阅管理就是通过控制借阅范围、强化借阅手续、督促按时归还来保证出借文书的安全，提高文书的利用率。

⒉文书借阅管理的具体要求

⑴确定借阅范围

⑵履行借阅手续

⑶遵守借阅制度

㈡文书翻印复制管理

⒈文书翻印复制的含义：按照文书正本的内容和格式原因复制称为文书的翻印复制。⒉文书翻印复制管理的具体要求。

⑴上级机关发的绝密级和注明不准翻印的文件，下级机关一律不得翻印复制

⑵上级机关发的绝密级和注明不准翻印以外的文件，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印复制。

⑶下级机关上报的文件，收文机关经本级领导人批准可以翻印复制。

⑷下级机关经上级机关委托可翻印复制指定的文件。

⑸经批准或委托翻印的文件与原件具有同等的效力，并按原件的管理进行管理。⑹复印件作为正式文件使用时，应当加盖复印机关证明章。

六、文书的清退和销毁管理

⒈文书清退管理的含：文书办理完毕后，将承办部门和承办人员暂存的文书收回到秘书手里就是就是文书清退。

⒉文书清退的范围。需要清退的文书包括：

⑴属于国家秘密的文书

⑵发现有重大错误、必须防止扩散的文书

⑶征求意见用的各种稿本，如讨论稿、征求意见稿、草案等

⑷送领导人或有关人员传阅的文书

⑸未经本人审阅的讲话稿、发言稿

⑹转交有关部门办理但必须又秘书部门立卷存档的文书

⑺需要又秘书部门集中销毁的文书

⒊文书清退管理的具体要求

⑴事先通知

⑵加强催退

⑶清点核对

⑷交接签字

㈡文书销毁管理

⒈文书销毁管理的含义：在清退的基础上，通过对文书保存价值的鉴定，有选择地销毁无保存价值的文书，提高文书管理的效率，同时有效地防止秘密的丢失和泄露。

⒉文书销毁的范围

⑴归档文书的重份件

⑵无保存价值的文书

⑶上级授予或指定要销毁的文书

⒊文书销毁的具体要求

⑴广泛收集

⑵鉴定造册

⑶领导签批

⑷专人监销