文书与档案管理—辅导材料_文书与档案管理实训

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《文书与档案管理》

一、单项选择题

1．“文书”一词最早出现在（汉代）

2．文书的本质属性是现实（执行性）

3．下列选项不是档案特点的是（法定性）

4．我国档案室类型复杂，一般主要有（七种）

5．属于指挥性公文的是（指示）

6．会议纪要用于记载会议议定事项和主要精神，因而具有（备考性）

7．关于经济活动分析报告特点的表述正确的（时间性强）

8．公文份数序号如需标识应当顶格标识在版心（左上角第一行）

9．下列发文字号的示例正确的是（国发〔2011〕2号）

10．公文如需标识紧急程度，要用（3号黑体字）

11．下列关于保密期限的示例正确的是（机密★6个月）

12．公文如有附注应当用（3号仿宋体字）

13．除类别词外，一份文件的主题词最多不超过（5个）

14．文书形成必须遵循的规律是（约定俗成、保证通行）

15．文书形成的必然趋势是（时代性）

16．属于简缩型凝合性缩略语的选项是（抗洪抢险）

17．属于统括性缩略语选项的是（四项基本原则）

18．“四化”属于（统括性缩略语）

19．下列关于请示的行文规则表述不正确的是（可以夹带报告事项）

20．起草公文时，结构层次序数的第二层应当表述为（㈠）

21．收文办理的第一道程序是（签收）

22．收文办理中具体体现行使领导职权的环节是（批办）

23．文书归档编制移交目录至少（一式两份）

24．省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存（20年左右）

25．档案保管期限表的最基本项目是（条款和保管期限）

26．根据国家档案局的相关规定，文书档案的保管期限短期为（15年以下）

27．全宗编号必须具有（唯一性）

28．某一文件的档号为2-5-10-16，其中案盒号是（10）

29．某一文件的档号为1-3-12-18，其中件号是（18）

30．案盒目录应（一式三份）

31．某一文件的档号为3-6-11-15，其中案盒目录号是（6）

32．档案库房的适宜温度应在（14℃至20℃之间）

33．档案著录中，置于第一责任者之前的标识符号是（∕）

34．档案著录中，置于并列题名之前的标识符号是（＝）

35．在档案著录过程中，对档案的内容进行分析和选择并赋予其规范化的检索标识的过程是指（档案标引）

36．集中、系统地揭示某一专题档案内容和成分的检索工具是（专题目录）

37．将文件或案卷的主题词按字顺排列而形成的一种检索工具是（主题目录）

38．全宗指南属于（介绍性检索工具）

39．按基本性质分，档案用户可分为（团体用户和个人用户）

40．下列选项属于档案电子服务方式的是（网络服务）

41．属于会计档案账簿类的是（固定资产卡片）

42．在我国一般磁带的保存期为（10～20年）

43．磁性载体档案如装入有磁屏蔽的容器中，应距容器外壁至少（76cm）

44．用文字处理技术形成的电子文件是（文本文件）

45．用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的电子文件是（影像文件）

二、多项选择题

1．属于科技文书类的选项是（专利申请书、项目申请书、发明申报书、权利要求书）

2．文书从其制发机关和作用来分可分为（法规文书、党内文书、行政文书、群体文书、个人文书）

3．文书从行文关系上分可分为（上行文、下行文、平行文）

4．属于公文主体部分的选项是（主送机关、抄送机关）

5．主题词的特点是（单义性、规范性）

6．文稿的种类主要有（草稿、定稿）

7．文书形成的思想准备包括（思想道德修养、明达事理，明辨是非、明确意图，把握主题、较高的政策水平）

8．写作公文前必须事先准备材料，材料的来源包括（文件材料、实际材料）

9．文书修改的主要范围主要包括（深化主题、审查内容、调整结构、修正语句、修正标点）

10．叙述的方法有（概叙、顺叙、插叙、引叙、倒叙）

11．立论常用的方法有（例证法、引证法、因果法、对比法）

12．说明的方法有（定义说明、分类说明、举例说明、引用说明）便处理原理；（3）约定俗成与时代性原理。房湿度冬季不低于14度，夏季不高于24度，13．档案平时收集的内容包括（零散文件、3．文书主题表达过程应达到的要求。相对湿度45－60%。而案例中将库房设在了地账外文件、专门文件）（1）主题要集中；（2）主题要清晰明确；（3）下室，很少有人打扫，阴暗潮湿，且不通风，14．计算机检索软件系统应具有的特点是（先主题要前后一致；（4）主题露而不藏。这些都不符合档案库房管理的的条件。进性、标准性、完备性、简易性）4．文书整理归档以“件”取代“卷”的优点。启迪：档案库房的重要依据不能太差，对保15．按与档案部门的关系分，档案用户可分（1）以客观标准取代主观标准；（2）更加符管的文件应采取措施加以保护，使其既案例为（主要用户、次要用户、潜在用户）合文书整理的基本原则；（3）文书整理更简又延长寿命。既要考虑保护档案，又要考虑

三、名词解释便易行和具有确定性；（4）有利于整理手段到利用的方便。1．文书：是指行为主体在社会活动中，为了的现代化。一定的目的而形成并使用的具有应用性的和5．文书整理归档的基本原则。特定格式的文字材料。（1）遵循文件形成的客观规律；（2）保持文2．公文：是指党政机关、企事业单位、群众件之间的有机联系；（3）区分文书的不同价团体这些法定的机关与组织为了一定的目值；（4）便于保管和查找利用。的，在社会活动中处理公务而形成并使用的6．声像档案的作用。具有特定格式的应用性的文字材料。3．档案：（1）历史凭证作用；（2）科学研究作用；（3）是指机关、组织和个人在社会活动中形成的，广泛交流作用；（4）宣传教育作用。作为历史记录保存起来以备查考的，作为凭

六、案例分析 证的文字、图像、声音等的文书和信息材料。1.宋主任在××集团下属的××酒店办公室4．人事文书：是指各级机关在人事管理工作工作的历史悠久，工作经验十分丰富。但他中形成的，反映个人自然情况、社会经历和文化水平一般，没有经过正规的秘书专业培思想品德、业务工作情况等各种材料的总称。训。这一天，宋主任接到酒店张经理的一项5．会计文书：是指机关单位在经济活动和财指示：要他就本酒店与××贸易公司人事纠务收支过程中，进行会计核算所形成的各种纷一事的处理向集团公司写一份“请示报材料的总称。告”。宋主任回头把这项任务交给秘书小李。6．信访文书：是指处理人民群众来信和来访小李刚从大学秘书专业毕业，她清楚地知道过程中形成的文书 “请示”和“报告”是两种不同的文种。根7．交拟：是指机关单位的领导或文秘部门的据领导交代的内容事项，她判定应用“请示”。负责人向拟稿人交代撰拟任务的过程。8．审文稿写好后，交给了宋主任。主任一看标题，核：是指文稿在送交机关领导签发之前，对随手就在“请示”的后面加上“报告”两字，文稿的内容、体式等进行全面的检查审定。并且对小李说：“我们现在既是‘反映情况’，9.分发：是指对印制完毕、需要发出的文件又是‘请求批准’”，所以要用‘请示报告’”按发放范围进行分装和发送的环节。小李刚进公司，主任又是自己的直接顶头上10．分类方案类目：是指在一年的实际文书司，当时也就不便加以解释。不过她觉得要没有形成之前，事先根据机关工作活动的规把课堂上学的真正用于实践中真是不容律，在研究机关的工作性质、职权范围、内易„„ 部组织机构及分工情况的基础上，预测下年（结合请示与报告区别的相关知识分度可能形成的文书，按照文书整理的原则，析。要有必要的理论知识阐述，结合案例分拟制出来的归档文书的类别和条目。析，并谈谈案例带来的启迪）11．初步整理：是指机关的文书部门把机关答：请示是下级机关向上级机关请求；报告一年内在工作中逐步形成的应当归档的文书是向上级机关汇报，请示是上级机关是一定整理工作放在平时有计划地进行。要答复，报告并不要答复，视报告的内容情12．档案整理：是指按照一定的原则对档案况，可以答复也可以不答复；另外，请示请实体进行系统分类、组合、排列、编号和基求批准某种事项。报告是汇报工作、反映情本编目，使之有序化的过程。况、提出意见或者建议，答复上级机关的询13．档案标引：是指在档案著录过程中，对问。案例中提到的是既反映情况又需要上级档案的内容进行分析和选择，并赋予其规范批准的，所以该用请示报告。化的检索标识的过程。启迪：通过这一案例，让我牢牢掌握了请示14．声像档案：是指在社会活动中产生的具与报告的区别，对以后的学习生活有很大的有保存利用价值，以声音、图像为记录手段帮助。的各种载体形式的原始记录。2.秘书小李平时非常注意资料和文件的收集15．大事记：是一种以时为经，以事为纬，保存，凡是工作活动中接触到的各种资料和简明地记载和反映一定范围内各种重要史实文件都会收集起来，存放在抽屉里。日积月的资料书和工具书 累，文件、广告、宣传材料、参考书等已经

四、简答题 填满了小李好几个抽屉。一天，行政经理找1．档案的性质。到小李要查阅一份市场调查报告，小李望着（1）原始记录性；（2）利用的价值性；（3）几个抽屉的资料和文件真有些不知所措，急科学文化性。得满头大汗，翻来翻去却怎么也找不到行政2．公告与通告的区别。经理要的那份报告。（1）发布性质不同；（2）发布机关级别不同；（要结合文书整理与归档的相关知识来（3）告知事项范围不同。分析。要有必要的理论知识阐述，如文书整3．通报的类型。理归档的意义或平时文书的整理等，要结合（1）情况通报；（2）表彰性通报；（3）批评案例来分析，并谈谈案例带来的启迪）性通报。答：文件归档整理的意义：①归档整理有助4．总结的特点。于维护文件之间的历史联系，便于日后查找（1）指导性；（2）真实性；（3）专门性。利用。②归档整理有利于保证文件的完整与5．文书选材的标准。安全，便于文件的保管。③归档整理有利于（1）真实；（2）新颖；（3）典型；（4）系统；文书部门有意识地收集积累文件，为档案工（5）切旨。作奠定良好的基础。文件是机构和国家的“记6．文书结构的任务。忆”。（1）总文理；（2）统首尾；（3）相衔接；（4）小李应根据立卷范围的要求，将应该归档的巧定夺； 文件收集齐全，通过对文件进行分门别类系7．文书语言表达的修辞要求。统化整理，这样行政经理等领导在查阅资料（1）表达的明确性；（2）表达的简洁性；（3）的时候，便可以清楚地显示，既提高文件检表达的平易性；（4）表达的文明性；（5）表索的效率，又实现文件利用的目的。达的程式性。8．上行文的行文方式。启迪：学会合理对文件进行整理归档，有利（1）逐级上行文；（2）多级上行文；（3）越于充分发挥文件的使用价值，有利于提高归级上行文。档整理工作的质量，有利于工作的顺利开展，9．文书处理程序的特点。对以后的学习生活意义重大。（1）确定性；（2）连续性；（3）规范性。3.××文具公司在成立之初，创始人就想到10．发文复核的内容。了对公司财务、管理等方面的文件档案进行（1）审批签发手续是否完备；（2）附件材料收集整理，并让秘书负责保管备用。但是由是否齐全；（3）格式是否统一规范。于公司占地面积不大，资金流转也有些紧张，11．收文登记的形式。所以不能提供设备齐全的档案室。总经理秘（1）簿册式登记；（2）联单式登记；（3）卡书建议，可以暂时把档案设置在办公楼地下片式登记。室靠里面的一个房间里，等以后有地方了再12．拟办的特点。搬出来。那个房间很偏，但是很安静，一般（1）参考性；（2）差异性；（3）概括性。不会有人进去，利于档案的保密，另外，光13．建立档案检索体系的要求。线很不好，没有日照。秘书认为，阳光太充（1）要科学、合理；（2）要立足于提高检索足的话会使所藏的纸质档案变脆，所以没有效率；（3）要规范、标准。阳光反倒是件好事。于是，那间屋子就成了14．分类目录的编制步骤。暂时的档案存放地。半年之后，问题产生了，（1）填卡；（2）排列；（3）设置指引卡。由于档案室位置偏僻，很少有人打扫，加上15．电子档案的利用特点。阴暗潮湿，很多档案都开始发潮，拿出来的（1）电子档案利用的快捷性；（2）电子档案档案字迹都有些模糊，还有些生了虫子，严利用空间的广阔性；（3）电子档案利用的高重影响了利用。效性；（4）良好的复用性；（5）外借利用的要点： 限制性。（要结合档案库房管理的相关知识来分析。

五、论述题 要有必要的理论知识阐述，如档案保管的重1．文书的作用。要性、物质条件等，要结合案例来分析，并（1）领导指导作用；（2）行为规范作用；（3）谈谈案例带来的启迪）公务联系和知照作用；（4）凭据记载作用；（5）答：库房是保密档案的最基本的物质条件，传递信息和宣传教育作用。直接关系到档案的保护和案例。档案库的形2．文书形成的基本原理。式、结构、用材、颜色均应考虑隔热、防潮（1）客观反映与实用性原理；（2）美观与方等效果；档案库的窗户应尽可能少而小；库