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Outlook实现网络投票和文件审批

在企业的会议联络与意见调查中，Microsoft Outlook提供了让使用者能够轻松建立投票功能的表单，并在邮件中建立投票按钮，同时还提供了邮件跟踪统计的功能，使讨论的发起者能一目了然地掌握邮件发送情况和投票回复情况。实例一：轻松安排会议计划

小张是一名项目经理，为了解项目的进展情况，经常召开大大小小的各种会议，但是确定与会人员却是他最头痛的事，因为以前他要亲自去通知相关的人员参加某个会议，并确定他能否参加，这一过程占用了小张很多时间……现在利用Outlook的电子邮件“投票与跟踪”功能，小张就可以点点鼠标轻松地管理许多人了，并且知道谁在什么时候阅读了他的邮件，谁能按时参加会议了。下面通过小张召开在线会议的过程演示，来掌握Microsoft Outlook邮件的投票和跟踪功能操作。

首先，小张新建一封在线会议通知的邮件，然后在邮件工具栏中按下“选项”按钮，进入“邮件选项”设置窗口。

接着，小张在该窗口中的“投票和跟踪选项”内给邮件添加上投票功能，并获得邮件的发送和阅读情况的回执，以了解会议通知的送达情况。“投票按钮”一共有三类：“是;否”、“是;否;可能”（一般用于活动通知和会议通知等）、“赞成;反对”（一般用于决议调查等）。大家可以依据需要来确定投票按钮的设定。“„送达‟回执”用于确认通知是否已经送到被通知者的邮箱。“„已读‟回执”用来统计被通知者收到并打开阅读了该会议通知。

（图1）

至此，小张完成了会议信息反馈的设置，按“关闭/邮件选项”窗口，就可以发送这封会议通知邮件了。

下面让我们来看看接收到会议通知邮件后的处理过程。

客户经理小李用Outlook收到了小张的会议通知邮件，在该邮件的预览窗口中有黄色条带的“投票按钮”提示，表明了该邮件发件人小张需要收件人小李给一个是否能够参加会议的回复。小李在双击打开该邮件时，会自动弹出一个警示对话框（图2），并要求小李发送“已读”回执，以让小张知道他已经看到了该通知。点击“是”进入邮件阅读窗口，小李看到在邮件顶部有三个响应按钮，这就是回复小张的快捷按钮了，点击“是”以表示小李将参加这次会议，这时会弹出选择响应窗口，其中的“立即发送响应”选项可以让系统自动回复给小张一个结果，点击“确定”后就自动发出邮件；而“发送前编辑响应”则是让小李在回复的响应邮件中输入需要交流的信息，就像回复邮件一样。（图3）

小李回复完通知邮件后，让我们再回来看一看小张会收到哪些信息。

在小张的“收件箱”中会收到与该通知邮件相关的三封邮件：一封是邮件“送达”回执，表明邮件成功送到收信人邮箱；一封是“已读”回执，表明收信人已经看了该邮件；而另一封则是收信人对该会议通知的回应，表明收信人已经对该通知作出是否参加的决定。小张在小李回复的会议通知邮件中，单击“发件人响应：…”的黄色提示栏，就可以看到该会议通知的响应跟踪情况（图4），并自动统计出该邮件的答复数量。

至此，小张完成了对小李会议通知的全过程。其他人员只要同样操作，小张就能通过“投票和跟踪选项”方便快捷地统计出这次会议的参加人数，解除了打电话通知的辛苦，避免了发普通邮件后造成的混乱无序和统计困难情况。

实例二：轻松实现电子化审批流程

在企业中最常用的一个流程是项目审批，以前需要拿上厚厚的文件楼上楼下的跑，又累又麻烦……现在，还是利用电子邮件的“投票和跟踪选项”功能，就可以实现简单的电子化审批流程，下面让我们来看看小张是如何操作的。

小张现在已经开完了项目小组会议，形成了一个A项目方案，需要公司副总经理和总经理的审批，他需要做的就是新创建一封给公司的副总经理审批的邮件，并在该邮件的附件中添加上A项目方案的电子文档，并在邮件的“邮件选项”卡中依照如图5所示进行设置，其中，在这里与前面不同的是“传递选项”的设置，由于审批的顺序是——小张-->副总经理-->总经理，所以，设置副总经理的审批邮件自动答复到总经理的邮箱地址，这样在副总经理在选择了“赞成”或“反对”后，邮件便会自动发给总经理。图5 总经理在收到副总经理发来的A项目审批邮件，并能看到副总经理对A项目的审批意见（图6），现在，总经理只要做出赞成或反对的审批意见即可。图6 至此，一个项目审批就完成了，小张收到总经理发来的最后审批邮件后，在发件箱中打开自己发给副总经理的项目审批邮件，就能了解项目审批的整个情况（图7）。图7 Microsoft Outlook的邮件“投票和跟踪选项”功能是一个非常有用的功能，充分利用好这个功能将会使我们的工作更有效率！