立卷归档办法04号_公证文书立卷归档办法

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土左食药监法（2014）04号

土默特左旗食品药品监督管理局 行政处罚案卷立卷归档办法

一、为规范我局食品药品行政处罚案卷立卷归档工作，有效地管理食品药品监督行政处罚档案，根据《中华人民共和国档案法》和自治区局有关规定，结合食品药品监督行政处罚案件实际，制定本办法。

本局机关承办食品药品监督行政处罚各职能科室均应按照本办法做好食品药品监督行政处罚案件文书的立卷归档工作。

二、食品药品行政处罚文书按不同年度和案件单独立卷，一案一卷或一案数卷，跨年度的食品药品行政处罚案卷，应在结案年度立卷归档。

三、食品药品行政处罚案件的文书立卷按规定实行正卷和副卷制度，按一卷一号的原则统一编一个案卷号，分卷之间单独编归档号。正卷是食品药品监督管理部门案件查处过

程中可以对外公开的文书材料，副卷是不对外公开的文书材料。

四、立卷的文书材料、声像材料应区别不同情况进行整理。密不可分的文书材料依顺序排列在一起，文电应合一立卷。排列时应批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，原件在后。内容相同的文书材料只存一份，特殊情况的除外。

声像材料应用文字标出摄像或者录音的对象、时间、地点、中心内容和制作人等，按时间顺序登记造册。

五、立卷的文书材料，应当是打印件及钢笔、碳素笔书写、签发的原件，字迹要清晰。

六、职能科室在经审批后决定立案之日起，案件承办人即应开始立卷的准备。在案件调查工作中，及时搜集整理有关文书材料，做好立卷归档工作。

七、归档的物证凡是能够附卷保存的应当装入证物袋，并在证物袋上标明物证的名称、数量、特征、来源；不能附卷保存的，应当将其照片附卷，并在备考表上注明物证的名称、规格、特征、保管地点等。

八、立卷的文书材料应当按照食品药品监督处罚程序的时间顺序，兼顾文书之间的有机联系进行排列。具体顺序为：

一正卷

1、卷宗封面

2、卷内目录

3、立案审批表

4、调查笔录

5、现场检查笔录

6、食品（药品）生产、经营企业许可证、餐饮服务许可证等复印件

7、营业执照复印件

8、当事人身份证复印件

9、先行登记保存物品通知书

10、查封（扣押）决定书

11、物品清单

12、先行登记保存物品处理决定书

13、解除先行登记保存物品处理决定书

14、解除查封（扣押）决定书

15、检验（检测、检疫、鉴定）告知书

16、查封（扣押）延期通知书

17、先行处理物品通知书

18、行政处罚事先告知书

19、陈述申辩笔录 20、听证告知书

21、听证通知书

22、听证笔录

23、行政处罚决定书

24、罚没款凭证

25、没收物品凭证

26、没收物品清单

27、送达回执

28、没收物品处理清单

29、证物袋 30、备考表

31、卷底

二副卷

1、卷宗封面

2、卷内目录

3、案卷来源登记表

4、举报登记表

5、案件移送书

6、案件调查终结报告

7、查封（扣押）物品审批表

8、查封（扣押）物品延期审批表

9、先行登记保存物品审批表

10、先行处理物品审批表

11、解除查封（扣押）物品审批表

12、解除先行登记保存物品审批表

13、案件合议记录

14、案件集体讨论记录

15、行政处罚决定审批表

16、没收物品审批表

17、责令改正通知书

18、没收物品处理审批表

19、听证意见书 20、结案报告

21、备考表

22、卷底

九、卷宗材料除封面、卷内目录、备考表外，一律使用阿拉伯数字用钢笔或碳素笔逐页编号，每册都从“1”开始，分册之间不连续编页号。正页编在右上角，反页编在左上角，无字页不编号。声像材料在声像盒的背脊处逐件编号。

十、卷内目录按卷内文书材料的排列顺序，逐件将文号、责任者、题目、形成日期等填写清楚并标明页号。没有题名的文书材料应拟写题名。文书材料的题名不得随意更改或者简化。

十一、有关案卷文书材料的说明应逐页填写在备考表内，并写明立卷人、检查人的姓名和立卷时间。

十二、案卷题名要简明、确切。案卷封面、卷内目录一律打印或使用碳素笔填写

十三、文书材料装订前应分别不同情况，按下列要求进行整理：

1、破损的文书材料，应当进行修补或者复制，复制件放在原件的后面；

2、字迹难以辨认的文书材料应当附抄件；

3、主要外文文书材料要翻译成中文；

4、文书材料纸面过小或者左边缘有文字的，另用纸加补边后再装订；纸面过大的按卷面大小折叠整齐；

5、文书材料的金属物必须剔除

十四、案卷每册以不超过200页为宜，超过时可立分册。案卷装钉使用绵绳线采用三孔一线的方法装订。案卷装订后；在卷底装订线上加封，并加盖骑缝章。

十五、食品药品行政处罚文书材料应在案件办结后一个月内立卷。装订成卷后，根据档案管理的有关规定向我局档案机构移交，保存期限为长期。

附卷移交的声像材料应当有声像档案目录。

十六、案卷归档后，如果有入卷或撤出的材料，需经档案机构同意，并在备考表中注明，任何人不得擅自拆卷。

十七、涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文书材料应当列为密卷，确定密级，归档时应在档案封面右上角加

盖密级章，密级及其保密期限的确定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和有关法律法规的规定执行。

十八、发生行政复议的行政处罚案件，其文书的立卷归档，按自治区局有关规定执行，发生行政诉讼的，应当将诉讼过程中的文书材料，参照本办法规定立卷存档。

2014年9月17日