集团企业备品备件集约化管理_项目备品备件管理办法

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工商管理系物流二班王冠军学习资料库 第1页

集团企业备品备件集约化管理

目前，国内仍有部分集团企业的备品备件采购包括众多物流服务环节分别由其下属单位独立完成。因这种运作模式相互之间的业务沟通较少，因而流通效率明显不高。

一是采购效益低下。备品备件采购的频率相当高，很多品种的备件每月都会采购两次以上。因而出现了同一家供应商和集团下属的多家单位分别洽谈、分别签约，而以不同的价格提供同种商品。实际上，这种小批量分散的采购不利于供应商提供价格折扣，造成了集团内部的无效竞争，给不法供应商趁机抬高价格提供了机会。二是库存资源分布不合理。由于各单位根据各自的销售预测进行商品的采购和存储，造成各经营单位的库存保有量普遍居高不下、周转率很低。而且由于信息共享基本未能实现以及各单位的自身利益驱动等原因，在各经营单位之间调剂余缺的技术操作难度很大。

在市场经济高速发展的今天，流通效率不高将会影响集团企业的整体竞争力。为此，我们认为集团企业应改变原有的运作模式，成立专门的备品备件管理公司，在集团内实施备品备件集约化管理。

一、基础数据

1.备件编码和基础数据管理。编码要涵盖每个单位所需的备品备件，编码方式可按大类，小类，备件名称，规格依次编码。例如，01-02-006-06 表示辅助材料—劳保—工作服—夏季。备件基础数据要明确备件的单位、库存量。

2.库位管理和备件存放状态管理。库位编号01-01-001-01-01，表示厂号—库号—排号—列号—层号;同时要明确具体备件的存放状态，即备件的存放库位和该库位的存放量，以便取货。

3.审核流程管理。为需要审批的业务设定审核流程，包括审核级别和各级别的审核人。注意同一级别审核流程可以有不同的审核人，同一审核人不允许属于不同级别审核流程。

二、计划管理

1.申请计划录入。各单位把本单位提交的月计划和紧急计划归并成符合条件的备件代码，利用终端输入，目的是汇总采购计划，同时作为本单位领料出库的依据。如果在备件代码表中找不到申请计划的备件，就需要先添加代码，然后再录入申请计划。录入人员可以修改申请计划，但汇总后不再允许修改。

2.申请计划汇总维护。计划人员根据当前库存情况、库存定额、库存分配量进行综合平衡计算出实际采购数量，同时根据系统提供的计划单价计算出采购金额，生成采购计划，以备审批、签订合同，为备件入库提供依据。

3.采购计划审批。根据设定的采购计划审批流程，系统自动地把需审批的采购计划流到审核人签核匣里，审批通过后自动进入采购计划分割;未能通过审核的备件采购计划需返回重新平衡、调整，另行申请批复。审批完毕后，采购人员依此签订合同实际采购。

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4.库存使用情况。查询具体备件的数量和所处状态，包括在库量、保留量、在途量。当一单位急需备件而其他单位有保留备件时，计划人员可以在单位之间实现调拨，即将保留量转让。当一单位的申请量大于需要量，而其他单位不需要时，计划人员必须将其及时释放，以便下期申请计划能够利用库存。

三、供应商管理

该子系统完成了对入网供应商的管理。对欲加入集团公司备件市场的供应商实施网上申请、网上审核;发布资源市场管理办法、管理规定及考核办法;对已加入备件网络资源市场的供应商的质量、价格、售后服务、合同执行情况四个方面进行动态考评;对入网供应商实现入网备件范围控制;对入网供应商实现入网产品报价的动态管理;供应商意见反馈。

四、网上采购管理

1.招标管理。包括:招标公告、招标录入、招标查询。招标公告是对符合招议标条件的采购计划，部分或全部进行招议标。在网上对全部的入网供应商发布，招议标在网下进行。招标录入是进行招标信息的录入，可以对于备件明细进行输入，也可以针对自采购计划选择物码进行录入。招标查询是对于招标的信息进行综合的查询，例如招议标价格分析表和大类资金的分析表。

2.询价管理。主要是对符合网上询价的采购计划，部分或全部生成询价单。询价单分为定向和公开两种方式。定向询价是指对于特定的一个或几个供应商进行询价。其他的供应商不能看到该询价单。公开询价是指对于所有的入网供应商进行询价。对于没有入网的供应商不能看到该询价单。询价单应突出询价截止日期，及报价揭示所拥有权限的人员。

3.报价管理。报价管理分为网上报价和报价揭示两个部分，网上报价是对应询价所进行的报价。一个询价单可以有多个报价单。每个报价单可以对应询价单的部分备件进行报价，供应商必须有所报价格备件的权限。没有入网的供应商没有资格进入该模块。报价揭示是对应每个询价单所进行的，而且只有有物码权限的供应商方可报价。由具有报价揭示权限的人进行报价揭示。报价揭示要在网上发布，同时进行E-MAIL的发布。报价揭示是对应备件明细进行的。

4.优选供应商。对于供应商，结合网上报价、供应商等级、供应商排名以及其他的供应商详细信息进行优选，本部分可以按多项条件多层次地进行。

5.网上会签。本模块可分为综合分析和会签审批两个部分，综合分析是对应不同的审批部门有不同的分析内容，合同科、招议标侧重供货厂家的资质、打分、等级、排名等信息;管理科、管理办侧重于价格的综合分析，包括价格的横向比较和纵向比较;检验所侧重于对厂家产品的质量标准和信誉、打分等进行分析;纪委侧重于对供货厂家的廉正公约号进行把关。在正式通过前每个审批部门有权修改所做的审批意见，若某个部门不同意必须输入原因。

五、合同管理

会签审批结束后，采购人员需根据最终信息，选定供应商并与其签订合同。采购人员要

严格以采购计划或紧急计划为依据录入所签合同的主要信息作为存档，同时日后入库人员依此为依据进行入库。查询方式属联合查询，可以跟踪合同的入库完成率和具体执行情况。

六、仓库管理

1.入库配送管理。备件到货后，管理公司入库人员根据各单位的申请计划，分别入库，生成入库单作为各单位配送单，标明配送单号、待配送的备件、配送日期、配送库房，直接将备件送至各单位。各单位接收到货物，登录系统核实，为该配送备件选定存放位置，在收货员一栏签字。

配送完成后，配送中心核销配送单，将已签字的入库单（即配送发料单）配送状态改为“已配送”。

2.出库管理。各单位库房管理人员根据各部门所提申请计划、已配送情况进行出库。各单位可以根据领料实际情况，向管理人员申请进行部门之间调拨。

3.备件盘点和报废管理。期终，各单位各库盘点本库的备件，对照库存状态表，录入盘亏量和盘盈量。管理公司可以汇总生成盘点表。根据报废审核流程，提交申请计划后经各级别的审核人审批后，执行报废。

本管理方案旨在通过应用现代信息技术，实现不同作业流程之间的信息共享和不同业务系统的信息交换，帮助提高流程作业效率，降低每个环节的库存，从而实现降低整个供应链成本的目的。相信本方案对于有待解决许多类似问题的集团企业是有帮助的。但是，这只是理想情况下的方案。要真正应用，必须针对企业自己的具体问题具体分析。▲

（作者单位:北京科技大学物流研究所）