公务员考试公文知识_公务员考试公文常识

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公文知识

一、公文概念：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导，布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。

二、各级党政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。阿

三、公文处理的三方面任务：拟制，办理，管理 公文的拟制：包括公文的起草、审核、签发等程序。公文签发的要求：

（一）重要发文和上行文由机关主要负责人签发。

（二）党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。

（三）签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整的日期；圈阅或者签名的，视为同意。

（四）联合发文由所有联署机关的负责人会签。公文的办理：收文办理，发文办理和整理归档。

公文的管理：包括建立机要保密室和阅文室，配备人员和设备；发文立户申请；涉密文件管理及公文平时的归档、年终的立卷、查阅、归档等。

公文的传递和传输要求严格、安全保密。

新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。

四、公文处理的基本要求：应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。要求做到及时、准确、安全。

五、行文规则

1.行文总规则：要求注重针对性和可操作性。

2.一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。包括了向上和向下行文两种情况。3.上行文规则：原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。请示应当一文一事，不得在报告等非请示习性公文中夹带请示事项。

4.下行文规则：党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委。政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。

5.党委、政府的部门在各自的职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

六、平行文和联合行文规则：

1.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。各联合行文机关行政层级应相当；有共同管理的事项或者有关联的事项；联合行文应当确有必要；应当明确主办机关，主办机关一般排列在前。

2.党委、政府的部门依据职权可以相互行文。

七、文种：

1.命令（下行文）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。特点：

作者的限定性：地方县级以上国家机关及其领导人（包括县级）。作用的强制性：有如圣旨。

内容的限定性：适用于颁布各种法律法规、指挥和处理重大事项，采取重大行政措施，内容要保持相对稳定性，不能朝令夕改。分类：公布令、行政令、任免令、嘉奖令。2.决定（下行文）：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。只要发文机关认为属于重要事项，就可以再权限范围内作出决定。

特点：决定是领导机关发出的权威性：具有强制约束力，收文单位和个人必须严格执行。

决断性：在法定范围内做出决策和安排，不受其他因素、条件的限制。符合一文一事的要求。

3.批复（下行文）：适用于答复下级机关请示事项，请示在先，批复随后。特点：其内容相当于对下级请示事项的结论性意见。反应了领导机关的指示性、决策性意见，具有较强的约束力。必须紧紧围绕请示事项行文，既可以肯定也可以否定请示事项。行文简明扼要，用于精炼简洁，语气肯定。复合一文一复的要求。

批复一般只发给提出请示的单位，但答复的问题具有普遍性，或批复事项涉及其他许多单位时，就要用通知形式转批有关单位。

批复意见：如“经研究，现批复如下…….”、“经研究，同意...……” 批复结语：特此批复、请遵照执行。

4.意见（上行文、下行文、平行文）：适用于对重要问题提出见解和处理办法。作为下行文侧重指导和指示功能。作为上行文具有请示功能 作为平行文可供对方参考。

5.公告：适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。特点：

公布的广泛性：公告的收文对象不做具体限定，发布的范围是最宽的。宣告的庄严性：庄严郑重的宣告重大事项，发挥宣告天下的重要作用。作者的限定性：国家领导人、全国人大及其常委会、国务院及其有关部委、地方各级人大及其常委会、地方各级政府等领导机关制发。内容的单纯性：内容符合一文一事的要求。

表达的简洁性：直述其事，简洁明了，语气庄重严肃，不解释、不议论。分类：公布法律的公告；告知消息的公告，宣布事项的公告。结尾多用”现予公告“”特此公告“等结语。

6.通告（下行文）：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。特点：

使用的广泛性：涉及内容广泛：政治、经济、文化、各个领域，各个行业。公布方式的多样性：政府公报、张贴、登报、电视、广播等。使用单位广泛：机关、团体、企事业单位都可以使用通告。

内容的周知性：通告直接面对告知范围内的人员，而不是在系统内部逐级下达，因此通告大多不必写主送机关。

效力的强制性：政策法规效力和制约性很强。

语言的通俗性：通告直面大众，因此语言要朴实简明、通俗易懂。结尾提出明确要求，常使用”请认真遵照执行“”特此通告“。

通告具有法定约束力，强制性明显。因此，要明确规定允许做什么，禁止做什么，做了后直面处罚等内容，遵守一文一事规则，主旨明确。但由于通告它毕竟不是法律，因此在内容和处罚规定上，不能与现行法规相抵触。

7.通知（下行文、平行文）：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员的结果等。通知的使用频率最高、应用范围最广。分类：

指示性通知：用于传达领导机关的重要指示精神，部署下一阶段的工作任务以及要求下级机关执行的事项，是通知中最为重要的一类。

规定性通知：用于针对某些工作或行为出台明确规范，要求人们遵照执行。

批转、转发、发布性通知：用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布条例、规定等规范性文件。事务性通知：用于办理临时性的具体的工作事项。

知照性通知：用于要求有关单位周知的临时性活动或一般事项以及沟通公务的信息等。聘任通知：专门用于任免干部和聘用有关人员。

特殊紧急情况下的发文，可以在标题中写明”关于......……的紧急通知“，以体现紧急程度。

批转，转发、发布文件的通知，标题中应当写明”批转“”转发“”印发“等字样。被批转、转发、发布的公文属于法规制度类文件，应当在原标题外加书名号； 内部会议通知、聘任通知等可以省略发文机关名称或者事由部分。

主送机关：如果属于普发性通知，应当概括标明下级机关名称，如”各区、县人民政府，市政府各委、办、局，各市直属机构“。

正文:依次由通知的缘由、通知事项和执行通知的要求或希望三部分组成。

总结：通知的关键是将通知事项交代清楚，以便收文机关迅速执行与办理有关事项。因此通知的中心内容要明确肯定，条例要清晰，表达要简练，为了提高工作效率，保证行文时效，撰写通知必须及时快速，以免耽误时机。在拟写指示性通知时，要特别讲究逻辑关系。

8.通报（下行文）：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。特点：告知广泛:由于通报所涉及的人物或时间具有典型性，旨在宣传教育、启发引导或广泛沟通，因此下发范围较广。客观真实：具有事实上的绝对准确性。

行文及时：通报的目的在于尽快把情况传达出去，引起广泛注意，促进工作，因此特别要求及时迅速行文。

正面引导：无论是表扬先进、批评错误、还是传达重要情况，都是在引导人们明辨是非，吸取教训，弘扬正气，树立新风。

分类：表彰性通报；批评性通报；情况通报。

总结：通报的内容必须准确无误，以免造成失信、被动的结果。通报的事实必须真实典型，言语必须恰如其分，亦要讲究时效性，要趁日打铁，时过境迁再来行文，通报的效果就会大打折扣。

9.请示:适用向上级机关请求指示、批准。凡属于职权范围内无权解决。无力解决或者不知如何解决的问题，均需报请上级机关给予裁决、指示或批准，不得越权或擅自处理。以下事项适用于请示：

对有关法规、政策、决定有不理解之处，或执行过程中需要变通处理时，应请求上级机关予以解释、指示与认可。

请求审批或转批本机关制定的重要规章、重大决策等。

请求批准人员编制、机构设置、干部任免、领导班子组成与调整、经费预算以及重要人员或事物的处理。

请求协调与解决本机关无法解决的困难或问题。根据规定必须履行审批手续的事项。

特点：成文的条件性：请示应确属本机关权限内无法解决的困难与问题。

行文的超前性：请示必须在事前行文，不能先斩后奏。这样有助于上级机关及时了解情况，帮助审核把关，减少和避免出现重大失误。内容的单纯性：严格执行一文一事制度。

结果的期复性：上级机关收到请示后无论同意与否，都有责任尽快予以办理和答复。总结:有请必复是上级机关处理请示与报告两种文种的重要区别。请求指示类请示：我们请求怎样做。批准类请示：我们请求这样做。批转类请示：我们请求同级机关这样做。

主送机关：请示通常只能选择一个主管上级机关作为主送机关。受双重领导的机关。应当根据公文内容，主送一个负责答复的上级机关，抄送另一个需要了解情况的上级机关。单位内部行文，在主送机关位置，可以写分管领导人姓名，视同分管部门。请示在上报的同时不能抄送下级单位。

正文：说明请示原因，讲清原因后常用“为此，特请示如下”“现将.......……事项请示如下”等引出请示的主体内容。

提出请示事项。提倡积极帮助上级出谋划策，不能简单消极地上交矛盾。提出行文要求。常用“以上请示当否，请批示”“以上请示如无不当，请批准”“特此请示，请予审批”“以上请示如无不当，请批转各有关单位执行”等惯用结束语，表达行文要求。

总结：请示严格按照隶属关系逐级行文，不能多头主送，也不能主送领导者个人（领导人明确要求的除外）。在为获取上级批复之前，不得抄送下级机关。

10.报告（上行文）：适用于向上级机关汇报工作，反应情况，回复上级机关的询问。按报告的内容，可分为综合报道和专题报道。

按报道的目的，可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件等报告。

答复报告：是一种被动行文。当上级机关有所询问时，针对比较简单的问题，可以口头答复；针对比较重要的问题，要用书面形式答复。要注意有问有答，问啥答啥，切记答非所问。

正文：说明报告的缘由。陈述报告的主要内容。

采用结语结束全文。如”特此报告，请审阅“”特此报告“。如果有请求上级批转要求的，应当使用”请示“或”意见“。

总结：一般来说，报告采用记叙为主的方式，概述工作内容及其完成情况。既不用描写细节，也不需要罗列过多事例，但要坚持实事求是的科学态度，紧扣中心，试试要写清楚，情况要说透彻，有喜报喜，有忧报优，并且做到重点突出，点面结合。报告一般属于单向的沟通工具，不求上级机关回复，因此，报告中不得夹带请示事项。

11.议案（平行文）：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人大及常委会提请审议事项。

特点：行文关系的限定性:作为行政公文，议案的发文机关和收文机关具有严格的限定性。只能是人民政府向同级人大及其常委会制发议案。

程序的法定性：议案的提出和受理机关、内容范围、受理程序、提出和处理时限等在法律上均有严格规定，必须遵照执行。

内容的单一性：议案的内容必须遵守一文一案的要求。结果的期复性：议案经受理机关认定后，必须给予处理和答复。

12.函（平行文）：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。正文：从函的授权关系来说，有发函和复函两大类。发函：商洽函、联系函、请求函、询问函、告知函。

首先要说明发函的理由、根据，理由要充分明确，合乎情理；询问说明问题、告知哪些情况要写的清楚、明白、诚恳，以取得对方的理解和支持；发函的结尾要写明要求大幅、并使用诚恳、谦和的语言和商量、征询的语气。如“特此函告”“请即复函”等。复函：答复函和批准函。

首先要针对来函表示“收悉”，然后针对来函请求、商洽、询问的有关事项，明确答复或表态。函的结尾使用“特此函复””此复“等惯用语。

总结：函不是写信，写信随意性较大，而函是国家法定公文，写作过程要符合相关规范。正文要开门见山，使用礼貌商洽的言语，对上级机关要尊重，对下级机关要平和。对平级机关和不相隶属的机关要诚恳。复函的态度要明确，不能含糊笼统，模棱两可。

13.纪要（平行文、下行文）：用于记载和传达会议基本情况和议定事项，是贯彻落实会议精神、指导工作、解决问题、交流经验的重要工具，是会议信息的主要载体之一。分类：

决议性纪要，记载和反映领导层制定的重要决策事项； 协议性纪要：记载双边或多边会议达成的协议情况。

研讨性纪要，记载和反映经验交流会议、专业会议或学术会议的研讨情况。消息性纪要：用于宣传报道会议精神，发布会议新闻。标题：由“会议名称+纪要“和”会议事由+纪要“构成。正文：

第一部分：会议概况，用来反映会议的组织情况。第二部分，会议精神，用来反映会议的一定事项和结果。

总结：除了纪要外，其他公文全部要求有发文机关署名，包括传真电报。

14.公报（下行文）：公报是党和政府以及其他高层社会组织在法定职责范围内向国内外公开发布重要会议情况时使用的文种。特点：权威性、告知性、及时性、新闻性。

15.决议（下行文）：决议是对工作活动中的重要事项或重大活动作出决策和安排，并经过正式会议讨论通过的会议文件。特点：权威性、规定性、约束性。

1，审议批准性决议：反映会议审议批准的文件、机构设置、财务预决算等事项。2，专门事项性决议：反映会议针对有关专门问题讨论后形成的决策事项。

3，方针政策性决议：主要着眼于从宏观的角度反映会议结果，特别要反映在路线、方针、政策上统一思想认识，以确定大政方针的重要事项。

近似文种的区别

1.决定与决议：决议的内容必须是经过会议讨论并表决通过的，而决定则不一定，有的决定是经过会议讨论通过的，也有的是行文机关作出的 2.决定与命令：

在使用权限方面：命令在公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施是，要严格按照《宪法》规定的权限使用，决定则可较普遍使用。

在适用方面：命令涉及的是特定的具体事务，决定则既涉及具体事务，也涉及一些非特定的、具有普遍性的、反复发生的事务。

在表达方面：命令高度简洁，志表达作者的意志和要求，决定则既表达意志、要求，又阐述一定的道理，交代执行方面的要求，指明界定有关事物的标准。

3.公报和公告：公告多用于公布重大消息，内容一般十分简要，而公报的内容一般是比较具体地公布某一重要会议或重要事项的内容。

4.通知与通告：通告是普遍告知的意思，是把某一机关、组织的意图、要求普遍告诉人们知道并加以遵守；通知有可能告知所属全部下级、平级机关、单位、人员，也可能告知部分下级、平级机关、单位，要求他们知晓或办理。

在具体使用上，凡是向社会上公开告知人们遵守某一事项时，应使用通告；内部行文告知下级、平级机关办理某一事项，应使用通知，而不能通告。5.公告与通告： 一是从使用者看，公告的制发者是国家行政机关以及被授权的机关；通告则不然，各级机关、人民团体、企事业单位均可使用。

二是从发布内容看，公告内容的重要性大于通告，是郑重宣布重要事项或法定事项；通告则主要用于发布应当遵守或周知的事项。

三是从公布范围看，公告是面向国内外的，范围广；通告则是针对社会某一方面，用于局部范围。

“公告”的行文方向是面向国内外的，必须通告媒体公开发布，其内容必须是重要事项或法定事项。如:《国务院办公厅关于夏时制的公告》、地方国家行政机关很少使用“公告”。

“通告“的行文方向是面向社会公众，公开发布，可以张贴，其内容是社会各有关方面应当遵守或周知的事项。如：《国务院关于保障民航安全的通告》、《城市交通管制通告》、《房屋拆迁通告》等。6.通知与通报：

通知的内容侧重于直接提出要求。明确界限；通报的内容侧重于说明、介绍某一事物或问题的情况。

通报既可以提出下一步工作要求，也可以不提任何要求，而通知有工作意见与要求。通知可用来批转、转发、印发公文，通报则无此功用。7.意见与报告：

在行文方向上，报告仅用作上行文，意见则可多方向行文，既可作上行文使用，也可作下行文和平行文使用；意见用于对重要问题提出见解和处理办法，报告则主要是汇报工作，反映情况，答复上级询问；意见作为上行文时，一般按办理件的程序和要求办理，报告一般只作为阅知性公文处理。

8.意见与请示：在行文方向上，请示仅用作上行文，而意见则可用做上行文、下行文、平行文。意见若为上行文，只能用于对重要问题提出见解和处理办法的建议，而请示则无此限制，对符合请示条件的所有请示和批准的事项均可涉及；

意见必须对重要问题表态并提出处理问题的办法，请示则可以直接提出问题，请求上级机关指示、批准。

9.意见和通知：意见侧重指导性，通知侧重于指令性。

用”通知“印发”意见“的情况经常出现，如”关于印发XXXXXX意见的通知“，可改为”关于XXXXX的意见“直接印发；还有”关于报送XXX意见的报告（函）“，可改为”关于XXXX的意见“直接报送。10.请示与报告;一是在行文的目的上，请示旨在请求上级机关的指示和批准，是为了解决问题；而报告是一种陈述性的文件，旨在单向反馈信息，让上级机关了解有关情况。

二是在行文时间上，请示必须在事前行文，不能先斩后奏或擅自处理；报告则可以在事中或事后行文。

三是在内容要求上，请示的内容单纯，必须执行一文一事的规则；报告的内容可以具有综合性的特点，可以同时反映多方面的情况和问题。

四是处理结果上，请示要求上级机关给予答复；报告则不需要上级机关行文答复。11.请示与函：

一是在行文时间上，函是视内容可事前、事中、事后行文，而请示只能事前行文。二是在行文方向上，函主要用于平行文，而请示只能用于上行文。

三是行文功能上，除了两者的共同特点外，函还可以商洽工作、询问和答复问题，请示只能请求指示、批准。

四是在行文结果上，因为发函机关与收文机关不相隶属，所以作为收文机关收到函后，一般只能用函答复，而上级机关收到请示后，无论对请示事项是否同意，都要给予答复。12.纪要与决定：

纪要所记载的是会议的主要情况和议定事项，不一定必须像决定那样只针对重要或重大事项；纪要不仅仅反映会议议定的事项，还要记载会议提出的其他方面的事项、要求等；决定必须是完全确定的决策而不必反映其他意见；纪要中的议定事项时有关与会各方确立的意见，决定的内容则可根据有关规则由与会者中的多数人确认并通过即为有效，产生法定效力；在表达方面，纪要需要综合反映会议的全面情况，对有关意见和观点进行阐述，决定则一般无这些内容。13.决定、命令、通报

命令适用于国家行政机关嘉奖有关单位和人员，被嘉奖的对象必须是在全国或在一个大的区域内具有突出成就或作出重大贡献且有重大影响的先进典型，一般授予荣誉称号，是最高级别的奖励，制发的机关层级规格高。

决定主要用于命名性表彰，表彰的事项、事迹比较突出，表彰在全国或某一地区、某一系统内有较大贡献、较大影响，能在更大范围内起到教育和引导作用的先进集体和个人。通报用于表彰一般性典型，对于某一具体工作、任务或者业务工作性质的表彰，制发机关层级较低，越是基层单位越多用通报少用决定或命令文种表彰先进。

用于批评、惩戒错误时。决定适用于惩戒错误或过失比较严重、造成严重影响的有关的单位和人员，具有一定的普遍教育作用；通报是用于批评错误，其错误或过失有一定影响但有一定限度，主要目的是引起警惕，吸取教训。

发文字号中常见的错误

发文字号常见错误主要集中在格式上，如未使用六角括号，编虚位，加”第”,未加“号”等均是很常见的错误。

签发人标注的常见错误

上行文未标注签发人是最常见的错误。公文标题中常见问题

发文机关、事由、文种，三要素缺一不可，特别要注意不能缺少发文机关。

书名号使用的常见问题

根据规定，“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不得用标点符号”，但实际公文制作中，与该规定向违背的标题却屡见不鲜。有的不该用的却用了。

如“关于印发《关于加强某某工作的若干意见》的通知 应该为”印发关于加强某某工作的若干意见的通知。转发《某某局关于向某某同志学习决定》的通知 应该为：转发某某局关于向某某同志学习决定的通知 关于印发《某某市体育局局财务管理办法》的通知、应该为：关于印发某某市体育局局财务管理办法的通知。

有的该用的却不用

如：关于印发某某工作管理暂行规定的通知

可该写为：关于印发《某某工作管理暂行规定》的通知。转发类公文标题常见问题

转发类公文中，可能会有几个“关于”出现，一般保留一个引导具体事由而不是引导转发关系的那个“关于”。如：《南京市财政局（关于）转发江苏省财政厅（关于）转发财政部关于提高离退休人员福利待遇的通知（的通知的通知）》，括号内的文字都是可以省略的。

主送机关中的常见问题

除命令、通告、公告、纪要外，公文必须标明主送机关，并使用全称或规范化简称。上行文只能标注一个主送机关（个别情况如抬头“省委、省政府”除外），下行文可以有多个主送单位。正文中的常见问题 关于层级序号 第一层为：

一、第二层为：

（一）第三层为：1.第四层为：（1）

在一段文字内部常使用”一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。关于日期、时间表述

1.年、月、日采用阿拉伯数字，成文日期也采用阿拉伯数字。

2.具体时间采用24小时制式：09：00，不能有“上午09:00”或“09:00时“等情况。3.不能出现今年、去年、明年或今天、昨天、明天等，要写具体的年、月、日。关于数字的表述

用分数和整数表述数字范围时，也不能省略第一个数字后的单位，如”5万-10万人“不能写成”5-10万人“、”18岁至20岁“不能写成”18至20岁“、4%-6%不能写成4-6%。

表示时间范围时，可用”2000-2005年“、”3-4月“，但不能用”2000-2005年度“、”3-4月份“。表示概述时，邻近的两个数字应当并列连用，中间不应使用顿号隔开，如”三四天“，不能写成”

三、四天“、”七八十年代“不能写成”

七、八十年代“。关于文件引用

引用公文应先引发文机关（有时省略）、标题，后引发文字号。附件说明中的常见问题

附件是正文的一部分，公文如有附件，在正文下空1行、左空2字标识“附件：”，后标附件名称，附件不加书名号，附件名称后不加标点符号。成文日期标识中的常见问题 所有公文的成文日期均用阿拉伯数字 附注常见问题

“请示”必须在附注处标明联系人和电话。容易用错的词：

在法律法规和公文中统一用“其他”，不用“其它”一词。