船代出口业务流程_船代业务流程

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接收委托

2审核委托

3接收委托备用金估算 5 船东确认 6备用金索汇 7船舶进口岸申报 8船舶到港确报

9安排船舶进港办理船舶进境手续

11船舶在港服务船方确认使费

13办理出境手续

14缮制单证 费用结算单证归档。1 委托的接受、审核与接受

1.1 收到委托方的委托后，按顾客的要求进行审核。经审核，委托可以接受的，则复电予以确认，不能接受的回电予以说明。审核过程中所有往来函电予以保存。1.2注意事项：

1.2.1审核委托时要询问船舶是否更换船员、加油、加水、船东代表及船员家属来访等。1.2.2对载有过境或拟来港装/卸危险货物的船舶，装/卸重大件货物的船舶，液化气及大型油船是否接受委托，应首先征得港务局及港监的同意。1.2.3 对委托电来迟或突然来港的船舶，要细致审核委托资料，立即电话联系各个口岸单位，如可接受委托，应向委托方书面说明“如果因晚申报受到有关当局的处罚有委托方负费”。2

备用金估算、确认与索汇

备用金的估算、船东确认及索汇按《备用金估算与结算作业指导书》执行。3 船舶进口岸申报

3.1 船舶抵港前在港监规定的时间内，根据委托函填写《国际航行船舶进口岸申请书》一式八份，交港监批准后分送海关、边防、国监局、港务局总调各一份，拖轮公司二份，公司留底一份。

3.2 检验检疫局另附一份《国际航行船舶申请书》。如装卸危险品货物须填写《船舶载运危险品申报单》一式三份经港监危管科批准后，危管科留存一份。交港务局总调一份，公司留底一份。如操作便利，符合电讯检疫条件的船舶，在船舶入境前24小时，向检验检疫局递交《入境船舶电讯卫生检疫申请书》一份，一份公司留底。要求上述各单证接收人在单证接收记录上签收。

3.3如操作便利，在船舶入境前24小时到边防检查站办理船舶预检手续，递交《国际航行船舶边防检查站预检申请书》，总申报单、船员名单、旅客名单（如有旅客）各

一份。4

船舶到港确报。

4.1准确掌握船舶动态，落实靠泊计划，并将有关情况通知联检单位以及货主和船舶。4.2 至少提前一天电告船方锚地、航道坐标及注意事项，并记录在《单船作业记录本》上。4.3船舶抵锚地后，向港务局总调及联检单位报告，在一个小时内向船公司发抵港报。5 安排船舶进港

船舶抵锚地后根据港务局总调靠泊计划及时安排船舶进港靠泊（对不需要引水和拖轮的船舶如果不违背港口当局的有关规定，在征得有关单位同意后科让其自行进港），如果需在锚地进行检疫，应先联系检疫部门到锚地检疫，并通知其它检验单位。6 办理进境手续

6.1 船舶进港靠泊后，联系、安排需登轮的联检人员上船办理进境手续。手续完毕，通知港务局总调和船方按排作业。如有外籍船员，应提前通知边防靠泊时间、位置，安排执勤。6.2 登轮手续。登轮后，根据各查验单位要求，协助船方填妥进口申报表格，并按下表向有关单位申报。

注1：无吨税执照或执照已过期，须有船长委托重新办理，签署船舶吨税申报单，并附船舶国际吨位证书复印件或过期的吨税执照。如吨税执照申请90天，应核算备用金是否足够。注2：向边防申报船员名单注明海员证和护照的有效期，日/韩及香港船员须注明汉字姓名。注3：取得港监的《进境船舶办妥手续通知单》以及海关的《国际航行船舶进口岸作业准单》，并将《国际航行船舶进口岸作业准单》转交港务局总调。6.3接受船舶的装卸准备就绪通知书。

6.3.1通知书的接受视租船合同规定而定，通知应具备以下条件：

（1）船舶抵达合同规定的地点：

（2）进口手续已办妥：

（3）装卸条件已具备：

（4）在规定的办公时间内。6.3.2填写租船合同下可以接受的时间，（如不知租船合同内容，在接受时间栏填写“TIME AS PER C/P”），与船长共同签署后，副本1份交船长，1份留底，正本交委托方。7 船舶在港服务

7.1 核实船舶“吨税执照”，如无有效吨税执照或即将过期，需让船长填写“船舶吨税申请单”，注明吨税天数，到海关签发“吨税执照:“后交船长。

7.1.2核对船舶抵港信息及船舶规范，并在《单船工作记录本》上记录。7.2船舶作业现场管理

7.2.1进口手续办妥后，及时通知船方开始装卸作业。

7.2.2通知船方每天的作业计划，并在 《单船工作记录本》中记录。了解下列内容：

A 装卸作业进度： B 开始装卸时间： C 移泊情况。

7.2.3掌握船舶作业进度，联系港务局总调做好船舶离港计划。7.2.4船舶靠泊后，外勤人员每日至少登轮二次并记录有关内容。

7.3 转交船舶物品。如有船舶备件、邮件、电报等交予船长，转交后让其签发收据。如有转出的物品，要取得船长的委托书。

7.4接洽船长事项。问询船长是否有委办事项，将委办事项详细记录在《单船工作记录》中并取得书面委托。如果船方用车，让船长签署“交通收费单”如船方用电话，让船长签署“长途电话计费单”。7.5 船长借支

7.5.1船长借支需征的委托方确认后方可办理。

7.5.2借支款交船长后，让船长在领款收据上签字盖章，一式三份，一份交船长，一份交委托方，一份公司留存。7.6船舶供应

7.6.1船舶供应物料、燃油、伙食、通知外供办理。

7.6.2船舶需加淡水时，船代业务员应及时通知港务局总调，并落实加水情况。7.7船舶修理

7.7.1接受委托后，及时联系供方，将供方报价及时通知船长几委托方，并做好记录。7.7.2对明火做业、检修主机等，船长申请需包括以下几点：

A 明火作业范围； B 安全措施； C作业起止时间；

D主机检修起止时间及修复主机时间等。

7.7.3如在码头检修主机，应将检修时间通知港监、港务局总调。7.8 船员调动、遣返、就医

7.8.1船方出具的船员遣返委托书，应包括以下内容： A 姓名 B职务 C 海员证/护照号码

D 遣返地区/国家 7.8.2办理公安/边防/海关手续

7.8.2.1公安局手续：持船长出具的证明，我公司介绍信。7.8.2.2边防手续：需船长出具证明，海员证/护照、行李。7.8.2.3海关手续：海员证/护照、行李。

7.8.3对需就医的船员，如需住院治疗得，则要征得船长及委托方同意，将就医费用单带回交船长，现金结算或让船长在费用单上签字盖章与船公司结帐。7.9船舶动态电报得转送

7.9.1船舶抵港后，每天至少传真一次向委托方汇报船舶动态。7.9.2抵港报内容包括：

（1）抵港时间（2）存油、存水量（3）吃水（4）靠泊时间或预计靠泊时间（5）开工时间

7.9.3每日上午0800发送船舶在港动态报，内容包括：

（1）装卸数量（2）预计完货时间及开航时间（3）装卸过程中出现的重大问题 7.9.4船舶开航后发船舶开航报，内容包括：完货时间 2 装卸货数量 3 开航吃水 4 存油水量 5 开航时间 6预抵下港时间。7.10装卸时间事实记录

7.10.1事实记录应详细记录船舶抵港至作业期间的连续时间，至少包括： 1 船舶抵港、下锚、办理进出口手续时间； 2 靠泊、移泊时间；

3装卸开始、进行、完毕时间； 4因故非作业时间及原因。

7.10.2船代业务员应每天与船方核对事实记录，装卸完毕后，将事实记录核实后交船长共同签署，副本交船长1份，1份留底，正本交委托方

。船方确认使费，船舶离港前，检查发生的各种费用，如果需要让船长签字。9 船舶离境前手续

9.1联系船长证实船舶各有关证书齐备有效，有问题及早联系各查验部门办理。9.2落实委办事项完成情况，为完成的及时处理。9.3准备好有关单证。

9.4到各联检单位办理开航手续，出口申报安以下有关部门申报。

注1 向海关申报的货物申报单应附出口载货清单二份，出口无货时，需申报《出口无货舱单》二份。

注2 外籍船员开往国外港口，须收回船员登陆证，如开往国内港口，须交边防查验后，退还船长下港口使用。中国籍船舶需交船舶自查表一份，手续办好后，需取得以下证件：（1）在检验检疫局取得“出境卫生检疫证书”（开国内船舶不发该证）；（2）船舶开国内港口，要有海关“关封 ”和边防“边封”，并让船长在海关收据上签认。9.5全部手续办妥后，取得港监“离港证”。9.6最后登轮

9.6.1与边防官员一起登轮办理检查手续。

9.6.2与船长签署、交接有关单证，对照《单船工作记录》核对确认各应办事项均已办妥，并有相关记录。

9.6.3询问离港信息、存油水、离港吃水、预抵下港时间。9.6.4出口手续办妥后，及时通知港务局总调安排引水开船。10缮制单证

10.1装货完毕后的单证工作。10.1.1大副收据

（1）件杂货装船完毕后，及时向外理公司落实装货数量，了解大副收据签办情况。

（2）散货船装完货后，若为地磅计重，向外理公司落实数量，若为水尺公估计重，向国检局落实数量，然后让船长货大副签署。

(3)液化船装完货后，向国检局落实数量，然后让船方签署。（4）签署后，装货单给船方，大副收据留存。10.1.2提单（B/L）

（1)向船长或船东索取合同规定的提单格式，交货代部门。若船方同意使用无抬头提单，需取得船长货船公司书面确认。

（2）若需船代签发提单，则需先征得公司领导同意，再由船长同意货船公司出具《签发提单授权书》。船代部门制做的提单取得船公司的确认后，签发给货代部门。

（3）若船长签发提单，则将货代业务员交来的正，副本交船长签字盖章后，留给船长副本两份，其它正、副本提单带回复印留底后交货代部。（4）交船长之单证需让其在《单证接受记录》上签收。10.1.3舱单

缮制舱单一式二份交海关，复印一份留底。10.2卸货作业的单证工作 10.2.1提货单

缮制提货单一份，经办人，复核人签字后盖船代业务章。收到正本提单或船公司放货指示后交货代部门。复印一份了留底。10.2.2舱单

缮制舱单一式二份交海关，复印一份留底。

10.3所有单证制作完成后，需经部门经理审核、检查并在单证缮制、审核记录上签字。费用结算

按照《备用金估算与结算作业指导书》执行。12 单证存档

按照《文档管理作业指导书》执行。

船代出口流程

1、出口船档文件的建立：

船舶接受定舱前，建立出口船档文件，内容：船名、航次、预计离港日期。

2、场站收据膳制：

①场站收据（共计11联）由发货人或其委托的一级货代膳制。

②订舱：

出口科审核场站收据，如可以接受定舱，在场站收据的第五、六、七、八联上盖单证专用章，第二联留底，其余的退还订舱人。

箱管部门提箱人提供的场站收据第五联及提箱申请书，签发出口集装箱设备交接单。提箱人凭出口设备交接单向集装空箱堆场提取出口用的空箱。

3、装箱、盖进场章：

装箱可能在场站或发货人工厂/仓库，装箱后应制作装箱单。

货物装箱后，应对集装箱施铅封，并箱号、铅封好、发货件数填入场站收据

6、7、8联中。

出口重箱拖入海关监管的码头/场站后，码头/场站在场站收据6联上盖进场章和填写日期。

4、膳制预配清单：

接受订舱后，根据场站收据的内容制作集装箱预配清单，按与码头/船公司商的时间开航前送码头等有关单位，以便码头安排船舶配载。

5、接受装箱单：

订舱人将装箱单交出口科，出口科核对装箱单的箱好、铅封号、提单号等内容与场站收据第六联的内容一致无误后，在场站收据第六联装货单盖申报专用章。

6、报关：

发货人自己或委托报关行报关。

7、膳制出口舱单：

出口舱单在船舶开航前制作完成，一供船务外勤人员办理船舶离港结关手续。

8、装船：

码头必须根据订舱人提供的盖有海关放行章的场站收据第六联安排集装箱货物装船。

9、船舶离港：

装货完毕后，外勤人员向物流一科办理船舶离港结关手续。

10、提供资料：

出口舱单：箱号清单；拼箱货的装箱单；船员名单；总申报单。

11、签发提单：

订舱人缴完运费后，凭场站收据第八联（场站收据）运费发票到出口科签发提单。

船代业务操作流程

业务流程图：

委托方---电传.电报.信函等---委托方---船务公司受理---复函代理确认---致电船长---通告港口.海关.海事.边防.检疫.装卸公司.商检等业务主管部门及货主—船舶抵港派员登轮洽谈---提出实施方案---委托实施---自行验收---递交船方（或船东）---验收签字---向委托方收取费用。一.商务

商务人员负责船舶航次代理中港口使费.备用金的报价.索要；所代理船舶的各种货运单证以及统计工作。

1． 收到委托方地船舶代理委托后，对其委托进行审核，包括船舶规范，来港任务，和约主要条款，来港，去港，以及预抵时间等，确认无误后，接收委托书。

2． 商务报价：

(1)船舶使费报价主要项目包括：港务费.拖轮费.检验检疫费.系解缆费.停泊费.交通通讯费.杂费.代理费.等等。因业务需要还可能产生如下费用：租船费（出海检疫）.移泊费.困难作业费.护航费（船长超过250米/载货超过80000吨/载运一级危险品）.为油栏费（危险品船）.理货费等。(2)船东保护代理报价主要项目：

A 换船员：食宿费.签证费.交通费.边防费.代理费等

B 上备件：交通费.租船费.报关.报检费.仓储费.代理费等 C 加淡水：淡水费.加水劳务费等

3.催收备用金：发送报价单并得到委托方无异议后确认后，立即将公司FULL STYLE发送至委托方，根据确认金额催收备用金。4.搜集.整理.核对引航站.理货公司.装卸公司.拖轮公司.检疫站.等送来的费用单，将其逐航次归纳。

5.待费用到齐，制作单航次航次结账单一式三份，一份连同费用单装订成本寄给委托方结算，一份与费用单复印件装订成本，作为航次结算档案，一份留存备查。船舶离港后，30天内把航次结算单制作完毕，费用结算应按照“多退少补”为原则。

6.负责公司合同和协议的管理。7.负责印章.空白单证的管理。二.计划调度

负责公司所有船舶的动态管理，负责日常值班电话及高频电话的接听，负责代理船舶的靠泊计划工作，为船舶联系补油.补水等工作。

1.迅速.详细的书面答复船公司来电询问的本港港口情况.费率.装卸率等情况。

2.委托关系确认后，主动与各有关方（包括船东.租家.发货人.收货人及货代）联系，了解各有关方的要求，并获得船舶.货物的资料。

3.与船舶取得联系，及时将进港指南传真（电传）至船舶，向船方了解预报（确报）抵港时间，抵港吃水等情况，并将传真（电传）保存于单船档案袋中。4.缮制进港申报，根据港口习惯（日照港为船舶预抵7日内/航程不足7日的在驶离上一港），将填妥地进港申报分送海事局.检疫局.海关.边防.港务局等有关方。（各部门所需单证：海事--进港申报书.船舶规范；海关--进港申报书.作业准单；边防--进港申报书.船员名单.总申报单；卫检--进港申报书.入境检疫申报单）。

5.与货主联系，落实货物性质。如果是危险品，协助内勤缮制危险品申报单，并向海事局申报。

6.及时将进港申报书.进出口舱单.提单.引航通知单.靠泊保证函等资料 7.落实所代理船舶的靠泊计划后，及时通知各有关方，并将传真（电传）留存于单船档案袋中。

8.保持与船舶.船东.货主.货代地联系，船舶靠泊计划落实后，立即通知各有关方。

9.船舶靠泊前一个工作日内，向外勤通报委托方及各有关方的要求及注意事项。

10.每日早9：00前将最新船舶动态如预抵/预离时间.预完货时间.开工头数.作业进度等等报送更有关方。

11.电话.传真.高频联系各有关方。三.外勤

船务外勤是船舶代理公司为抵港船舶提供现场服务的第一线人员，是船务代理公司的主力，其业务素质地高低，服务质量地好坏，直接反映出船代公司的服务水平和是否具有竞争力。外勤负责登轮办理船舶进出口手续，协调落实船舶作业计划，送递有关单证，完成船方委托事项，掌握船舶作业进度，缮制装卸时间事实记录等工作。1.登轮准备

（1）接到计划调度转交的单船工作记录本，认真仔细了解船舶规范，来港任务，委托关系合同主要条款，检疫资格等。（2）联系计划调度.综合服务，了解各有关方委办事项，收取船舶邮件，物品。

（3）联系商务了解进出口货物单证情况及备货情况，有关货物单证预送海关.作业公司及理货公司（如需）。2.登轮工作

（1）应在船舶抵泊位前到达码头，协调码头.货主.理货.商检.各联检部门与船方的关系。

（2）登轮时，须与船长核实如下信息，并在单船记录本上做好记录，同时电话通知值班调度。由值班调度向委托方第一时间发送船舶的靠泊（离港）动态报。

A 船舶抵港情况记录

B 船长临时委办地其他事项

C 向船方索取相关联检单证，并检查其准确性。如装货，将装货清单递交船长（大副），如卸货，将正本舱单从船上取下，叫内勤。D 与船长共同签署装卸准备就绪通知书，一份交船长，一份传送委托方，并留底。

E 办理船舶吨税申请手续，船长递交的海事声明签证手续，安检复查手续。

F 办理船舶进口手续。

G 正常情况下，每日至少登轮两次与船方.码头核对装（卸）货进度，报值班调度并转各有关方。特殊情况，船方随叫随到。H 装卸作业结束，即与船长共同签署装卸事实记录正本一式两份，一份留船长，一份带回转委托方，并留底。I 落实船舶离港情况，（存油水.开航水尺.预抵下港时间等），通报值班调度。

J 办理船舶出口手续，洽值班调度联系引水.拖轮。K 船舶离港后，在第一时间内通知值班调度，向委托方发送船舶离港报。L 整理好装卸准备就绪通知书，装卸事实记录，整套货运单证，传真给委托方，正本交内勤（商务）寄给委托方。

M 填写单船记录，单船费用通知单交内勤（商务）。3.处理船舶应急采购和零星采购。

4.处理突发事件，协助做好综合服务工作。四.综合综合服务人员负责进口.过境危险品申报，负责遣返船员手续，提取免税备件，并为来港船舶提供各类劳务服务，为船舶正常营运提供必要保障。1.负责进口.过境危险品的船舶载运申报工作，将海事局批准的进口.过境船舶载运危险品申报单转外勤，并通报计划调度，值班调度。2.船员遣返和船员就医。3.进口免税备件的供应。

4.船务单船工作记录本，单船记录的填写。

单船工作记录本和单船记录是船务代理工作的纪录.交接及归档凭证，船务部各岗位均应在相应处如实详尽的填写。5.签发出口提单。

6.签发进口船舶提货单。7.电子舱单的申报。

8.单船档案的整理.装订.归档。