学生档案室服务指南_综合档案室服务指南

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学生档案室服务指南

一、管理范围和工作职责。

（一）管理范围：

管理我校南校区、东校区和珠海校区的在校的本科生、硕士生和博士生的学生档案。北校区、东校区的护理学院和药学院（2008级之前）的学生档案都在北校区医学档案室管理，详见《医学档案室服务指南》。

学生档案室所管理的档案均属国家计划内招生的学生档案，其它非国家计划内招生的学生档案（成人教育、独立学院和单证研究生的档案）由相关的招生单位保管。

（二）工作职责： 1.保管在校学生档案； 2.转递毕业生档案；

3.办理以下学籍变动情况的离校手续：（1）退学、（2）保留学籍； 4．接待校内外单位查阅档案。

二、学生档案查阅须知

（一）因工作需要查阅学生人事档案时，应持有二级党委（党总支）、机关部、处、办的借阅档案介绍信。

（二）查阅人应为中共党员，学生（包括助理辅导员和党建辅导员）不能查阅档案。任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

（三）档案一般不外借，如有特殊情况需要借出使用，须经档案馆主管领导批准后，方可借出，借出时间不得超过3天（含休息日）；借出的档案，不得擅自转借他人。

（四）各单位只能查阅本单位的学生档案；跨单位查阅学生档案，应经有关单位负责人和档案馆主管领导批准后，方可查阅。

（五）查阅学生档案只限在档案馆阅览室。查阅和借用档案的单位或个人不得擅自复制档案的内容，确因需要从档案中取证的，必须经档案馆主管领导批准后，才能复制。

（六）省外高校考入我校的研究生，确因正当需要复印本科或硕士成绩单的，应由学院出具介绍信，办理复印手续。复印收费标准为15元/份。

（七）因出国等需要开具“在校、出生、无犯罪记录、亲属关系”等证明的，须由学生所在院系主管学生工作的干部前往档案室查阅该生档案，再由学院出具证明。

（八）查阅、借用和复制档案内容，须凭手续完备的《中山大学学生人事档案利用审批表》及经办人工作证，并履行利用登记手续。

（九）、查阅档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、错装、漏装档案材料；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，对违反者，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》给予处理。

三、办公地点和联系方式

地址：广州大学城外环东路132号

中山大学行政楼A401 电话：020-39332241；020-39332243