公文排版制作教程(修订版)_公文排版格式教程

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公文格式制作教程

说明：以下宋体字为《国家行政机关公文格式》原文，楷体字为实操步骤。公文用纸幅面及版面尺寸

5.1 公文用纸幅面尺寸

公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。

5.2 公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm

公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm

版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）

设定：选定“纸型”标签，“纸型”选A4，“方向”选“纵向”。然后选定“页边距”标签，根据上述数据要求，可算出页边距尺寸为：“上” 设定数值为3.7厘米，“下” 设定数值为3.5厘米，“左” 设定数值为2.8厘米，“右” 设定数值为2.6厘米，“装订线” 设定数值为0厘米。公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

设定：ctrl+A全选所有文字，点“样式”框选“清除格式”。设定文字颜色为黑色。排版规格与印制装订要求

7.1 排版规格

正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

7.3 印刷要求

双面印刷；„„公文中各要素标识规则

本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

换算：“磅”与“毫米”之间的换算关系是：1磅等于0.35mm。1mm=2.84磅。磅和字号的关系：五号10.5；小四号12；四号14；小三号15；三号16；小二号18；二号22。

8.1 眉首

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8.1.4 发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

设定：平行文和下行文在版心的第一行输入一个高度为71磅（即25mm）的回车符，并把它的行距也设置成71磅。

对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

设定：上行文在版心的第一行输入一个高度为228磅（即80mm）的回车符。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

设定：先把“发文机关标识”的字符选中，选择小标宋体，打开“字体”设置对话框，在“字符大小”设置框中输入“62”，把“缩放”比例设置为68%。居中排布。如超出一行可用ctrl+[调整。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

设定：选定联合行文机关的名称，选择“格式”-“中文版式”-“双行合一”即可。

8.1.5 发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

设定：如果是下行文，发文机关标识下空2行，用３号仿宋输入发文字号，居中。六角符号插入方法：选择“插入”—“符号”—“符号”附签，找到六角符号后，插入即可。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

设定：单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“线型”设置为上粗下细的武文线。选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.6cm”。

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Page 2 of 6可根据实际情况进行调节。

8.1.6 签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

设定：如果是上行文，发文机关标识下空2行，左空１字用３号仿宋输入发文字号，然后右空１字用３号仿宋输入“签发人”加全角冒号，后用３号楷体输入签发人姓名。

8.2 主体

8.2.1 公文标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

设定：在红色反线下空两行位置用２号小标宋字输入公文标题，选定标题，右击弹出“段落”对话框，“行距：固定值；设置值：40磅”。

8.2.2 主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

设定：标题下空一行位置顶格，用３号仿宋字输入主送机关内容。如果主送机关不止一行则第二行同样顶格。最后用全角冒号。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；转发公文的标题不能省去原公文的标题内容，只援引发文字号。

8.2.3 公文正文

主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。设定：选定正文，将正文文字设为3号仿宋字，行距设为28磅。打开“页面设置”对话框，选定“文档网格”标签，选择“指定行网格和字符网格”，“每行

个字符”设为28，“每页

行”设为22。结构层次序数分级应当为“

一、”，“

（一）”，“1.”，“（1）”，结构层次序数可越级使用，但不能逆用。规范性公文的结构层次序数，视需要可分为章、条、款、项、目。

8.2.4 附件

公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符

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Page 3 of 6 号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

8.2.5 成文时间

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文时间的标识位置见8.2.6。设定：选择“插入”菜单中的“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框，对话框里有多种时间和日期的表达式，其中便有GB／T 9704—1999所规定的日期表达式，选中后点击“确定”即可。成文时间右空4字。

8.2.6 公文生效标识

8.2.6.1 单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm~4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；

当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

8.2.6.3 特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

8.2.7 附注

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。设定：在成文日期下一行空２字位置，用３号仿宋输入附注内容，同时将附注内容用小括号“（）”括上。标注联系人及联系电话，中间空１个字但不用标点符号。

8.3 版记

8.3.1 主题词

主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

设定：用３号黑体输入“主题词”，并加全角冒号，然后用３号小标宋体输入词目，每个词目间空１个字的位置。

8.3.2 抄送

公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

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Page 4 of 6 设定：在主题词下一行左空１个字位置用３号仿宋输入“抄送”，后加全角冒号，然后输入抄送单位，抄送单位之间用逗号隔开，最后用句号结束，如果抄送单位不止一行，则对齐第一个抄送单位的位置排列。

8.3.3 印发机关和印发时间

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

设定：在抄送机关下一行空１字位置用３号仿宋输入印发机关，印发机关一般为发文机关的办公（秘书）部门；在同一行右空１字用３号仿宋输入阿拉伯印刷日期。

8.3.4 版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

设定：每项内容之间用反线隔开，最后一项内容下面同时要加上反线，反线的长度同版心宽度156mm。

8.3.5 版记的位置

版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

设定：选择“插入”菜单中的“页码”命令，打开“页码”对话框，其中“位置”选“页面底端（页脚）”，“对齐方式”选“外侧”，若第一页需要显示页码则选择“首页显示页码”，点击“确定”，则在页脚位置出现页码，其中单页页码居右，双页页码居左。

在文档第一页双击页码，页码数字所在文字框生效，选中页码数字，选定字号为“4号”，在汉字输入状态输入“－1－”，然后选择“格式”菜单中的“段落”命令，打开“段落”对话框，选定“缩进和间距”标签，“缩进右”设为“1字符”，点击“确定”，关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态，即完成单页页码设定。

在文档第二页双击页码，页码数字所在文字框生效，选中页码数字，选定字号为“4号”，在汉字输入状态输入“－2－”，然后选择“格式”菜单中的“段落”命令，打开“段落”对话框，选定“缩进和间距”标签，“缩进左”设为“1字符”，点击“确定”，关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态，即完成双页页码设定。

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Page 5 of 6 附：如何用WORD制作公章

1、单击菜单栏中的“插入”→“图片”→“艺术字”,弹出艺术字库选择窗口,选择第一排第三列的上弧样式,单击确定,然后输入想要编辑的字。

2.拖动下边中间的小方框,使字边成圆形,再按住“shift”拖动四角的方框,调整字的大小.拖动黄色方框调整字的充满程度。

3、在自选图形中选择一个合适的图形,加在印章里,然后再调整好它的大小。

4、按第一步的方法,选择第一排第一个艺术字,输入你想要写的字.然后在调整大小和位置，放在图章中间五角星的正下方就可以了。

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