合同评审程序_合同评审程序流程
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合同评审管理程序
1.目的为保证公司各项经营指标的完成,充分了解顾客的要求转化为公司产品的要求,规避公司风险,提高顾客满意度,确保销售合同的按时执行,特制定本程序。2.适用范围
本制度适用于电缆公司所有合同评审管理。3.职责
3.1销售部负责确定顾客的要求与期望,拟定销售合同,组织相关部门对产品要求进行评审,并负责与顾客沟通,如遇合同变更或取消需向公司提出申请;
3.2商务部负责审核合同价格、合同编号及合同排版,建立合同台帐;
3.3销售部副总(经理)负责对客户信誉度评估、结算方式、违约责任及顾客特殊要求的审核; 3.4技术部负责评审产品的工艺是否能满足合同规定;
3.5生产办公室负责评审生产能力、生产交货期能否满足合同规定; 3.6财务部负责审核合同的利润及付款方式;
3.7法务部负责审核合同的公平公正性及争议处理事项; 3.8总经理负责审批现款合同; 3.9最高管理者负责赊销合同的审批;
4、合同的分类及定义
4.1公司合同按使用功能分为:购买合同、销售合同和建设工程合同三种类型合同; 4.2按性质分为:常规合同、非常规合同,常规重大合同,非重大常规合同和重大合同; 4.3商务部要建立合同评审台帐,在相关栏目注明合同性质(常规合同、非常规合同,常规重大合同,非重大常规合同和重大合同)字样;
4.4.1购买合同:凡涉及购买材料、设备、加工、维修方面的约定。4.4.2销售合同:凡涉及产品的销售及服务的销售方面的约定。4.4.3工程合同:凡涉及基建、施工、绿化等其他方面的约定。4.4.4常规合同:当条款中符合以下所有要求内容的合同称为常规合同: A、技术要求符合国标及本公司的产品技术标准; B、产品验收标准符合本公司检验标准;
C、产品交货期大于生产周期,采购周期满足生产需求; D、产品价格符合本公司规定;
E、货款结算方式合情合理,供需双方能够接受; F、经过公司评价的合格供方。
4.4.5非常规合同:不符合以上所列内容之一的称为非常规性合同。
4.4.6重大合同:大型设备的购置、大额订单的签订、建筑工程的招标以及其他招投标项目合同。4.3.7常规重大合同:满足常规合同中的各项条款的且金额大于50万元的合同。4.3.8非常规重大合同:满足非常规合同中的各项条款且金额大于10万元的合同。4.工作程序
5.1,由合同签约部门组织其他相关部门和领导参与合同评审,按公司规定的合同评审权限填写《合同评审表》。具体操作见合同评审流程图。6.2合同评审必须在正式签订合同前完成; 6.3合同评审过程要求2个工作日内完成;
6.4销售部业务员负责明确顾客的各项要求,原则上使用集团公司标准合同版本;
6.5如客户要求使用客户的合同版本时,销售部业务员负责核对合同中各项要求如有否含糊不清,特殊内容在合同中未得到说明,合同与招投标文件不一致的现象,法务部审核该合同的合法性及风险;
6.6商务部核对合同单价是否与报价时单价一致,如合同签订当日因铜价、原材料上涨、客户要求(业务费)等因素造成成本上涨,商务部有权对价格进行修改调整,业务负责人负责与客户沟通;
6.7合同的评审人员,必须是总经理授权人员或部门负责人;
6.8评审人员应确切掌握公司的各项管理规定、产品的各项性能指标及相关制度并对合同进行可行性分析,确认后方可签字,如因盲目签字造成公司损失将给予50-1000元负激励; 6.9如客户提出合同变更或取消订单,销售部业务负责人应在提出变更或取消的当日通知商务部核实订单排产及采购情况,因通知延误造成客户投诉或公司损失,将给予当事人50-1000元负激励或赔偿订单金额的10%;
7.0具体合同变更与取消流程详见《合同变更与取消流程图》
7.1合同审批流程完毕后,业务负责人需及时督促客户盖章回传(原件);如合同中规定有预付款,自收到预付款后,商务部派发《生产命令通知单》、存档;客户未盖章,视为合同无效,商务部将不执行合同,由此造成的损失由业务负责人承担。5.相关文件 6.相关记录
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