资料管理细则_内业资料管理细则

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资料管理细则(甲方)

资料管理根据工程项目施工阶段性质不同分为在建工程和已竣工工程。资料员本着对工程项目资料负责的原则按照收集、保管、整理、移交、借阅的顺序对工程资料进行资料管理。

一、收集：收集资料本着对资料收集负责的态度，在资料收集过程中做到及时性、准确性、完整性。

（一）在建项目： 1.现场负责人: 在建工程由我办确定的现场负责人根据工程项目进度主动跟进收集工程项目的决策阶段、施工阶段、竣工阶段的各类文件并妥善保管待工程竣工后统一交资料员整理、移交。

决策阶段包括项目设计任务书、前期论证资料、根据需求上报的呈批件、图纸等各类首长批示；

施工阶段包括监理和施工单位（分包单位）的各类联系单、通知单、各类批件等。

竣工阶段包括督促各施工单位（分包单位）上报竣工资料，要求各施工单位妥善保管好各类签证、技术核定单等资料并统一形式装订；将用于审计决算资料报招投标、预、决算助理员协调审计工作。

2.招投标、预、决算助理员： 招投标、预、决算助理员负责根据工程项目前期准备情况主动跟踪收集预算、招投标资料、决算的资料并妥善保管待工程竣工审计结束后统一交资料员整理、移交。

预算资料包括前期协调审计处编制工程量清单与标底。招投标资料包括招标文件、投标文件（中标单位保留商务标、技术表正副本所所以投标文件；未中标单位只保留商务标正本）、招标程序、评标细则、签字表、招标后上报呈批件。

决算资料包括现场负责人协调施工单位上报整套决算资料。

3.财务助理员:负责跟踪保障在建项目日常管理经费支出、建设经费支付、审批情况，由财务助理员统一收集保管。

(二)已竣工项目：

已竣工项目可将所有资料包括项目前期资料、施工过程中资料、竣工资料统一交资料员整理移交。

财务资料统一移交财务军需处报销核对数据。

二、保管:根据我办工程项目管理具体分工包括现场负责人、材料员、财务会计人员、资料员，对所负责部分对工程项目进行不同资料保管。(一)在建工程：

现场负责人、招投标预决算员保管项目已在收集部分中重点提出，不再做重复解释。

材料员主要负责保管分包项目及物资采购等资料保管。财务会计人员主要负责跟踪保障工程项目资金保障做好各类财务资料保管，待项目结束后按照军队财务装订要求进行保管装订。

材料员主要负责将工程项目按照资料不同性质进行综合分类保管。

（二）已竣工工程: 可直接交资料员整理移交。

三．整理：待工程资料移交资料员后由资料员按照前期准备资料—施工过程中资料—竣工验收资料的顺序分类、录入、编号、造册得顺序进行整理，招标文件、呈批件和合同单独合订成册方便今后查阅。

（一）。在建工程

1.分类：资料员按照招标时间顺序将工程项目根据项目的不同建立文件档。

2.录入：统一用xls格式录入

（1）xls格式中工程项目名称行高50，使用24号仿宋字体，并将其设置为顶端标题行。如图:

（2）编制单位及时间为第二行，行高25，使用16号仿宋字体。如图：

（3）录入内容包括：序号、资料名称、单位、数量、编号、备注。统一行高25，使用16号仿宋字体。如图：

（4）所有单元个字体设置垂直居中对齐，标题栏、序号栏、数量栏、编号栏水平居中对齐，资料名称栏、单位名称栏靠左对齐。如图：

3.编号: 编号按照有大项到小项的顺序编号如图：

4.造册：

（1）招标文件、呈批件、招标文件合订本统一各装订2份，1份在工程竣工后交营房处统一保管，1份留营建办保管便于查阅资料。

（2）在装订成册时，注意编制配套目录便于今后查阅，要求具体到页码。

（3）工程资料装订造册要求封面统一，厚度不超过2.5cm厚，A4纸统一装订。如出现A1、A2图纸时按照以下要求折叠：把图纸的短边折成297mm，开始折长边，图纸最左侧到第一折之间宽度210mm，然后按手风琴方式折叠留出10-15mm的装订边。最后一折保证露出完整图签即可。

注:因资料涉及秘密时对资料造册时，须在制定单位进行打印装订。

四、移交

未移交资料员的资料相关负责人妥善保管好资料，做到资料完整性，不得遗失。已移交资料员资料，资料员负责资料完整性，不的随便借阅，遗失。接收、借阅移交资料必须做好资料移交手续。

工程竣工后，移交营房处需办理移交手续要求双方移交人签字，移交时可将整理资料明细表与电子版一同移交营房处，便于以后查阅方便。

五、接收与查阅

接收资料时根据种类不同分为投标文件、图纸、竣工资料等。

投标文件需在接收时确定接收时间及单位名称，便于在招标过程中确定开标顺序。

图纸根据图纸情况在收到图纸后认真检查图纸数量并登记。

竣工资料接收按照工程项目接收并整理后移交。