企业电子邮件沟通规范及技巧_电子邮件沟通规范
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企业电子邮件沟通规范及及技巧
一、推荐使用电子邮件的情况
1.2.3.4.5.正式的工作汇报，对内/对外 信息的传递和工作安排
难以简单使用口头表达说明清楚的事项 需要获得部门之间配合的事项 没有见面交流条件的其他交流内容
二、邮件发送的对象
收件人，是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。抄送人，则只是需要知道这回事，抄送的人没有义务对邮件予以响应，如果有建议，可以回Email。秘送人，即收件人是不知道你此封邮件发给了密送的人了的。这个可能用在非常规场合。各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按部门排列、按职位等级从高到低。
※ 只给需要信息的人发送邮件，将抄送人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和垃圾邮件
项目关键时间节点汇报文件、图纸
一般由主案亲自发送，主送给甲方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员，如由设计师直接发送，需同时抄送主案 项目关键会议后的纪要
由助理协助整理内容填入会议纪要模板文件，主案确认后，一般由主案亲自发送，主送给与会甲方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员 项目阶段成果确认函
按照确认函模板格式填写，由主案亲自发送，主送甲方项目负责人，抄送公司项目管理相关人员及商务管理，传真原文件交项目管理人员存档扫描 寻求内部跨部门支持
主送给寻求支持的人，抄送给对方的直接上级，同时抄送本部门的直接上级
其他情况待补充
三、邮件内容规范
标题：【项目简称】+ 邮件内容主题概括 收件人：参照上面说明 抄送：参照上面说明
正文：
1.如果之前有接收到对方邮件，就某一阶段性内容进行讨论，采用在原邮件基础上回复的方式
如果是新发送的邮件，简要说明信件是对甲方什么时间提出的什么要求内容的回应，尤其在要求是通过非邮件文字形式，比如电话、QQ、当场或其他无凭证形式提出 2.我方的具体回应内容，条理清晰可分项123描述
3.如有附件，需要对内容进行简要说明，4个以上的附件内容最好打包压缩发送
4.说明希望对方做的事情，给予的回复确认，分情况请求尽快，也可以按需要给出明确时间点
注意：信件中的所有时间点都明确日期和星期，4月11日（星期四），保证来往邮件的及时性，重要的沟通事项，时间紧急的，需要在邮件发送完毕后进行电话提醒和确认 重要时间节点得到回复确认的，也要转发项目管理人员
1.能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能，充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事，实而不是感受，或其他个性和
3§正式工作报告、通知
§部门之间事务往来，需要留下书面资料的 §知识推荐和信息传递
§没有见面交流条件的其他交流内容 §难以简单用口头表达说明清楚的事项的信息提供给需要的人。在商务交往中要尊重一个人首先就要懂得替他节省时间。
3§恰当地称呼收件者
ALL。但有中
高层领导时要注意, –
–
不宜称呼姓名。§邮件开头结尾最好要有问候语
x
x先生”、“x女士”称
–最简单的开头写一个“HI
尾常见的写个Thanks and Best Regards.–中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。
–
–
段的重点。
–
3月7
不同而产生误会。§Email正文多用1234 –
大论。
–
4§邮件1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
把拼写检查功能打开;如果是中文Email
弱智同音别字。
–
写是否有错误。§选择便于阅度的字号和字体
–
§合理提示重要信息
–不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些
–
§不要随意使用:-)重。
–不同的人在同一时间对同一事情的理解程度不同
–否充足–立场是否一致5§Dear all:大家下午好!
3月18日-4月4
期间我的部分工作事项处理会有小暂停。如有特急处理由我部门同事
10号字即可。不要用稀奇古怪
–资源是
何宝庆员处理。
§PS
§我会尽量抽时间在3月21日-3月22日这两天回来公司处理较急事项。
然后继续休假。
§公司内部事项交于我部门的同事黄丽莉负责。
§总结
5§Dear all:大家下午好!
3月18日-4月4
期间我的部分工作事项处理会有小暂停。如有特急处理由我部门同事
何宝庆员处理。
§PS
§我会尽量抽时间在3月21日-3月22日这两天回来公司处理较急事项。
然后继续休假。
§公司内部事项交于我部门的同事黄丽莉负责。
§总结 的主要目的
§邮件内容里不可缺少的三个部分–
供哪些信息
–我希望对方采取哪些行动措施
–我需要对方什么时候给予回复§行文时的注意事项–明确简洁?不要模棱两可
?避免使用复杂的句子
?清单列表中列举项的第一个词的词性尽量保持一致–换位思考?强调对方利益
?
?慎用大写字母、红色字体和感叹号–避免非相关主题性的言语?勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题§注意邮件的论述语气
–根据收件人与自己的熟络程
–
–
–
起冲突
–1-2
–
面回应
事态扩大6
§附件文件应按有意义的名字命名
§附件数目不宜超过
4成几个小文件分别发送7§每封邮件在结尾都应签
§的知道发件人信息。
1.签名信息不宜过多
–电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公
5行。
与你联系。
–
2.不要只用一个签名档
–对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往
过于正式的签名档会让与对方显得疏远。
3.~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
GreenPrecision Components(huizhou)Co.,Ltd.总经办陈媚
E-mail chenm@bl-green.com
(Mobile***(662880)
8636~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
~~~
三、电子邮件的回复1–
–
对方确认收到Email
–富士康的办公文化“跟催”
?重要会议通知再会前向与会人员提醒开会时间
?
–
提醒2–
少的,些紧急重要的邮件。
–
24小时。
–
–
免影响工作。§进行针对性回复
–
2§回复不得少于10个字
–
貌的。怎么着也要凑够10
§回信时注意保持线索
–
–
过多次收发的邮件§进行针对性回复
–
§回复不得少于10个字
–
貌的。怎么着也要凑够10
§回信时注意保持线索
–
–
过多次收发的邮件n情绪高涨时避免立即回复邮件。
n谨慎处理恶意中伤的邮件。
n n
n考虑替代性的沟通管道。电子邮件的沟通缺乏太多人类熟
n不要盖高楼
–如果收发双方就同一问题的交流回复超过3
式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交
流方式。
–
RE
§主动控制邮件的来往
–
4§要区分Reply和Reply All
–
3§不要就同一问题多次
就行了
– all –
停的RE来RE
家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击
–
内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。
–
以突出信息。不要将RE
replay
摸不着头脑。§重要的邮件尽量不要选择在周五或长假前发给对方法邮件
再核对一遍
情
5M
压缩后发送
§看到别人写得比较好的邮件可以摘录其中的句子以后使用
用硬盘或备份档案中。
三、衡量邮件沟通协作是否规
范的方法5 W 1 H§
1、Why– – –
2、Who – – –
–
3、When and Where–在何时何地交流信息§4What–
–
–哪些信息必须省略或必须采用§5
How–
– 种词汇 §2 §3 §4 §5 §6 C§1chieflycourtly
clearly
constructlycorrectlycompletely–只要对方稍有改进即予赞赏
§
2、以委婉的方式指出他人的错误。
–
–说话前一定要顾及他人的面子。§1
–只要对方稍有改进即予赞赏
§
2、以委婉的方式指出他人的错误。
–
–说话前一定要顾及他人的面子。§
1、一忌摆不正自己的位置–
应。§
2、二忌不知道要人家做什么–三忌给人家的指示不够清晰–的时
望。§
4、四忌事后没有反馈–双方
关系的一种温馨的正面回应。
–
了。?
打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件
?邮箱是工作的平台
3、
