关于关于试运行办公自动化系统的通知_机关办公自动化系统

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关于试运行办公自动化系统的通知

各部门、分公司：

为了进一步适应现代化企业管理要求，提高办公效率，增强部门间协作和资源共享，节约运行成本，提升管理水平，经办公会研究决定，自2011年11月1日起在集团公司范围内试运行办公自动化系统（以下简称OA系统）。现将有关事宜通知如下：

一、试运行使用对象

OA系统的使用对象为集团公司所有部门、下属分公司。

二、系统使用方法

（一）登陆网址：

公司内部网络登陆地址：

出差及驻外办外网登陆地址：

(二）登陆帐号：每位员工的初始用户名和密码由信息设备部系统管理员设定，请各部门、下属分公司指派一名人员与信息设备部OA系统管理员进行人员名单核对。用户名统一为姓名拼音（姓名为三个字的为第一个字的全拼和后两个字首个字母），初始密码统一为888888。用户进入系统后请及时修改密码，并妥善保管用户名和密码，不得随意将用户名和密码告知他人。

（三）操作方法：详细操作方法可在登陆OA系统后点击右上角“帮助”按钮，参考用户手册，进一步了解系统的具体操作方

法。

三、工作要求

（一）自2011年11月1日起，OA系统在集团公司范围内试运行，届时公司公文处理（非涉密文件），包括各类发文、通知、公告、信息传阅、部门间业务往来、资料共享、资料归档等有关办公事项将全部通过OA系统处理，集团公司原则上不再下发任何形式的纸质文件、材料、通知，请各位用户及时登录OA系统查阅并处理与本部门及本人相关的工作信息。

OA系统中的工作流程审批功能暂不开通，待公司研究通过后，将逐步推广使用，如各部门、下属分公司内部有适合在OA系统内运行的工作流程可以向总经办申请，开通各部门、下属分公司内部审批流程。

（二）在OA系统的运行初期，即传统办公方式向自动化办公方式过渡期间内（两周以内），OA系统将与原纸质办公处理方式并行运转，但鼓励以OA系统办公为主。

（三）各部门应充分利用OA系统开展各项日常办公工作，各单位主要负责人必须高度重视这项工作，以身作则，带头运用OA系统办公，并坚持使用、持之以恒。对于系统运行初期可能出现的工作量增大或一时的不适应，要保持耐心，切忌出现急躁、抵触情绪；要严格要求本部门工作人员使用OA系统，积极参加公司组织的系统操作培训，努力做到尽快适应新的办公方式，尽快缩短过渡期。

（四）各部门负责人要在上班时间内经常性登陆网上办公系统，每天至少要保证上午、下午上班后、下班前各登陆OA系统一次，及时查看“文件办理”，及时处理相关文件和信息，确保政令（信息）畅通。其他人员也必须经常登录OA系统，处理属于自己的待办事项。部门负责人及其他人员出差或请假外出期间，须指定授权的代办人代办相关工作事宜。对未及时上网查收公文、贻误工作的要追究单位负责人及有关人员责任。

（五）根据保密工作有关规定和“涉密不上网，上网不涉密”的要求，不得在OA系统上处理任何涉密文件。

（六）为确保各部门、下属分公司实时收到文件、通知，OA系统内设手机短信通知功能，每位用户人初次登陆后必须在OA系统的用户设置中添加个人手机号，手机应保持畅通，随时接收OA短信提示。如手机号码发生变更，要及时更新。

（七）在特殊情况下，各单位可根据工作的紧急程度及工作需要，先按照传统方式办公，事后再在OA系统上补办，以便于文件、资料等工作信息存档。

四、系统管理与技术保障

（八）OA系统运行的组织与管理工作由公司总经办和信息设备部负责，技术保障工作由信息设备部负责。各单位在使用OA系统办公过程中，应及时发现问题和不足，及时向公司信息设备部反馈意见和建议，从而促进办公自动化系统的不断完善。有关人员联系方式如下：

1、OA系统运行的组织与管理工作：

2、系统运行、技术支持：

特此通知。

公司

二〇一一年十一月一日