文秘资料员_文秘资料员题目

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文秘资料员

第一章 文秘工作概论

第一节 文秘工作的历史和发展 一般掌握 新时期我国文秘工作的发展方向 第二节 文秘工作内容与特点 一般掌握 文秘工作的职业特点 第三节 文秘工作人员的能力和职业道德 一般掌握 文秘工作人员的能力 第二章 文秘工作实务

第一节 日常工作

一、重点掌握

◆值班工作的任务、工作制度

文秘值班的内容既多又杂，值班工作的主要任务有以下几项：

1.承接上级指示。2.负责电话应对。3.接待来访人员。4.掌握领导的行踪。5.承办临时事项。6.确保机关安全。7.编写值班材料。◆值班工作制度

值班工件制度是值班人员共同遵守的行为准则，是保证值班工作顺利进行和圆满完成值班任务的措施。值班工作制度主要有以下几个方面：

1.岗位责任制度。2.请求报告制度。3.交接班制度。4.保密制度。5.安全防范制度 ◆印章刻制、颁发、使用、保管要求

印章的刻制。印章刻制的权限，应严格执行党中央、国务院和其他领导机关的关规定，决不可随便刻制印章，印章刻制的规格，一般由形状、尺寸、字体、图形、排列等项目组成，因领导机关和领导人级别高低不同，印间刻制必须履行严格的手续，经公安部门批准，到指定的刻制社刻制。

◆印章的颁发。印章刻制后，必须由上级领导机关向其所属下级领导机构颁发，颁发正式印章必须正式发出通知，并通知下级领导派可靠人员来领取。领取印章要有二人同行，持介绍信或领导的手迹。在确认领取人身份后，要严格 履行登记、交接、签收手续，密封包装，保证归途安全。领取人接回印章明后，要向领导报告，并交给专人查明接收，还应向颁发印章的上级机关报告印章安全收到。◆新印章的应用和旧印章的停用，必须事先向所属单位发出通知，并注意在新印章上的刻制暗记，印章的使用，应根据具体情况确定，或经本机关领导人批准，或由秘书部门负责人批准，或由秘书人员依照惯例承办。同时，秘书部门必须建立用印登记簿，严格执行监印制度，正确盖印，印章停用后，要做好印章的上交，清退，存档和销毁工作。

◆印章的保管。印章必须有专人保管，不可轻易交给他人代管，更不可“齐抓共管”。印章使用在办公室内进行，不可带出由他人代劳，印章要定期清洗，保持清洁，印章必须严加保管，防止丢失或被盗，存放要有专用盒，存进保险柜，随时上锁，不可失控，也不可放在办公室的抽屉里，一旦丢失，除报告上级机关外，还应立即向本机关所在地公安部门登记，报案，并声明刻印章作废。◆领导交办事项的办理要求

1.积极主动，千方百计。2.既要符合政策，又要灵活变通。3.件件有着落，事事有回音。

二、一般掌握

◇值班工作的作用：1.是联络作用。2.是过滤作用。3.是应急作用。4.窗口作用。◇印章的作用 ：1.权威作用。2.代表作用。3.凭信作用。◇领导日程安排的落实和 OA 管理 ◇领导交办事项的特点和范围

特点：1.广泛性。2.临时性。3.具体性。4.紧迫性。

范围：1.文书工作事项。2.会务工作事项。3.信访工作事项。4.信息工作事项。5.调研工作事项。6.督查工作事项。7.联络工作事项。8.协调工作事项。9.接待工作事项。10.其他交办事项。

◇机要秘书的工作事项

1收到文电后，进行分类、编号、登记、填写办文单，送秘书长或办公厅（室）主要领导过目，提出意见，呈送有关领导阅示或传阅。

2、根据领导的批示，将电文主要内容和领导批示转告有关方面，或请他们前来阅看文件，也可摘录其内容，并将输情况报告给有关领导

3、承办领导的电话事务，或领导的讲话稿，清理领导身边的文件资料、特别是机要文件，以防散失。

6、了解领导的日常活动和去向，便于有急事联系。

7、有的机关机要秘书负责掌管或兼管机关公章，负责做好监印工作。领导身边的机要秘书，应随从领导外出，协助做好警卫工作、关心领导的生活和健康等。此外，机关收发工作，一般上讲也属于机要秘书工作范围。◇机要工作及其特点

机要工作：一般说，凡是内部不宜公开或不须公开的运作程序，凡是涉及党、国家和军队等“机密的事”统称机要。处理这类事务的工作称为机要工作。特点：1.保密性。2.内部性。3.实务性。4时间不定性。◇安全保卫工作的任务

1、宣传教育，增强法制观念，依靠群众做好“四防”（防火，防贼、防谣、防特）工作 2.加台内部治安管理，同刑事犯罪活动和其他危害行为作斗争，查破案件。

3、严密各项防范措施，保卫要害部位的安全。

4、协助有关部门做好保密工作，同出卖、盗窃党和国家机密的行为作斗争。

5、领导本机关本单位的警卫人员、保安人员、内保人员、以及消防队、护卫队和治安保卫组织。

6、监督、考察在本单位的被依法处管制、剥夺政治权利、缓刑、假释、监处执行的罪犯和被监视居住、取保候审的被告人。◇危急事件的特点

1.突发性。2.偶然性。3.意外性。4.危害性。了解

△领导日常活动的范围

领导者日常活动的范围十分广泛，而且处于发展变化之中，因此，很难给他 确定一个严格的范围。只能有重点地列出领导者活动的大致范围： 1．各种接待活动 2．走访慰问活动 3．庆典仪式活动4．出席会议活动 5．参观考察活动 6．商务旅行活动 7．会见会谈活动 8．其他日常活动

☆领导日程安排的原则 1．统筹兼顾，有急有缓 2．围绕中心，突出重点 3．力戒排场，求真务实

☆危机事件处理 危急事件，是指由自然或人为原因引发的危险而紧急的事件；也指造成重大 人身伤亡或者经济损失以及性质严重、产生重大影响的事故。☆处理危急事件的意义： 一有利于保护组织和人民生命财产的安全 二有利于最大限度地减少危急事件造成的损害 三有利于维护组织的良好形象 △宴请活动的工作程序

△危急事件的处理程序和方法

危急事件既危险又紧急，所以，处理危急事件不能犹豫、拖延必须果断而迅速。其基本程序和方法如下： 一现场保护和报告 二调查和判断 三预测和监控 四处理和重建。第二节 信息工作

一、重点掌握

◆信息获取的范围、渠道、方法

范围：信息获取，是指文秘人员利用各种渠道和方法获得领导工作所需要的信息。信息获取的范围主要包括以下几个 方面的信息：

1、上级信息；

2、内部信息；

3、社会信息；

4、同业信息；

5、历史信息；

6、国际信息 信息获取的渠道 文秘部门是领导获取信息的主渠道。而文 秘部门获取信息，又必须通过一定的信息 渠道，主要有：

1、信息网络渠道

2、文书渠道

3、书刊渠道

4、调查渠道

5、会议渠道

6、信访渠道

7、科研渠道

8、档案渠道

信息获取的方法 文秘人员获取信息的方法多种多样，主要 有：

1、网络查询法

2、文字阅读法

3、收看收听法

4、会议记录法

5、相互沟通法

6、专题调查法

7、随时观察法

8、索取求购法

◆信息加工的方法

信息加工的方法 一是归纳法 二是浓缩法 三是纵深法 四是扩充法 五是对比法 六是转换法 七是图表法 八是剪接法 ◆信息简报的编写

信息简报的编写 信息简报是记载信息的文字材料。它具有“ 信息简报是记载信息的文字材料。它具有“新、深、实、短” 深、实、短”四个显著特点。文秘人员编写信 息简报应当符合以下要求： 标题醒目 主题集中 内容新鲜 结构简单 篇幅简短 语言简洁 ◆信息提供的对象、方式

信息提供，是指对文秘机构将加工之后的 信息提供给使用对象，以 实现信息的价值。文秘机构信息提供对象具有多元性： 首先是为本级领导机关提供信息。其次是为上级领导机关提供信息。再次是为下级机关和基层单位提供信息。“三个提供”是既互相联系又互相区别的辩证统一关系。首先，文秘部门要处理好为领导提供信息 服务同为基层提供信息服务的关系。其次，文秘部门要处理好为上级领导机关 提供信息服务同为本级领导提供信息服务的关系。

信息提供的方式 文秘机构提供信息的方式多种多样，主要有以下几种： 简报递送 电报递送 传真递送 网络递送 电话递送 ◇一般掌握

◇信息的概念和特征

信息有广义各狭义之分，广义的信息，是对各种事物运动特征的客 观描述；狭义的信息，是指通过一定的物 质载体反映出来的新的有用知识。

信息具有以下特征：一是客观性。二是无 限性。三是时效性。四是共享性。五是可 传输性。六是可加工性。七是可扩散性。◇信息工作的概念、作用、特点

信息工作，特指文秘人员获取、加工、传 递、储存和利用信息的一系列活动。是文 秘工作的重要内容之一。文秘部门既是各 级领导机关的办公机构，又是承上启下、联系各方的信息中心，对领导来说，它又 是参谋、助手和“耳目” 是参谋、助手和“耳目”。办公室文秘工 作的过程，实质上是对信息的收集、加工、传递、反馈和调节的过程。因此，做好信息工作是文秘部门的一项重要内容。

信息工作的作用 1.辅助领导正确决策。2.协助领导科学管理 3.开阔领导与文秘人员的思路 4.提高文秘人员工作效率

信息工作的特点 1.服务性

2..综合性

3.针对性

4.适时性 ◇信息工作的要求：敏锐 准确 及时 全面 适用 经济

◇信息提供的要求 ：文秘机构提供信息服务，必须符合下列要求： 一是针对性。二是多样性。三是适时性。四是保密性。◇信息存储的要求：文秘机构的信息存储，应当符合下列要求： 1.认真筛选 2.科学分类 3.系统完整 4.坚持不懈 5.便于检索

◇信息工作的主要制度

1.信息专报制度2.信息报送数量定额制度 3.紧急信息报送制度 4.信息稿件送审制度 5.信息采用通报制度6.信息专题分析制度7.信息业务培训制度8.信息工作奖惩制度

◇信息存储的方式：文秘机构信息存储的方式主要有以下几种： 1.计算机存储 2.信息简报存储 3.多媒体存储 4.信息资料存储 △了解 △信息的深加工：信息的深加工，是在对信息进行初加工的基础上，深入进行研究，开发出高层次、高质量的信息，在加工中使信息增值，更好地为领导决策服务。△信息存储的意义：有利于充分利用信息资源 有利于开发深层次的信息 有利于提高文秘人员工作效率。

第三节 调研工作

◆重点掌握

◆调研工作的概念

所谓调研工作，在此专指文秘人员为有效辅助领导活动而开展的调查研究业务，它是调查研究在文秘活动中的具体体现，调查研究作为一种科学的认识方法和工作方 法，具有多方面的功能和作用，也是文秘 部门的一项经常性工作任务和重要的工作 方法。它是做好文秘工作的基础，是辅助 领导正确决策的重要手段，是改进机关工 作作风，克服官僚主义、形式主义、文牍 主义的有效方，也是锻炼和提高文秘人 员工作能力的重要途径。◆文秘人员调研的原则

1.点上调研与面上调研相结合2.定性调研与定量调研相结合3.直接调研与间接调研相结合4.信息与调研相结合◆选题的原则 ：针对性原则 创新性原则 可行性原则 ◆调查的方式、方法

方式：全面调查（普遍调查）重点调查 典型调查 抽样调查

方法：个别交谈法 开调查会 现场观察 问卷调查 文献调查 统计调查 专家调查 ◇一般掌握 ◇调研的概念：调研是调查研究的简称，是人们在实践中有意识地通过对客观实际情况的考查、了解和分析研究，以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。

◇调研计划的内容：调查的目的和要求 调查的范围和对象 调查的时间和步骤 调查的方式和方法 调查的组织和分工

◇研究的意义：研究是对调查所获材料的分析综合过程，目的是产生认识上的深化和升华，探求事物的本质和规律，制定解决问题的方案。研究是调查的发展和深化，是对客观事物 的理性认识阶段。研究是一种创造性的思 维活动，直接关系到调研成果质量的高低。△了解

△调研工作中如何占有相关资料

确定调研课题后，还须围绕课题做好知识 和材料的准备，如掌握有关的法律法规、方针政策、上级指示、相关理论知识和专 业知识等，不打无准备之仗。需要学习和掌握的内容包括以下几个方面：1.关于调查课题的党的方针政策和国家的法律法令，以及有关的上级指示、规定等；2.是有关调查内容的理论、经验、动向；3.是学习有关业务知识。△调研成果的转化

调查研究不是任务的终结，它还处于认识 世界阶段。在调查了情况，研究了规律以 后，还应把这些成果运用于实践，即进入 改造世界阶段。一方面，把调研过程中形 成的对客观世界及其规律的认识，用于指 导实践，我们的工作就会减少盲目性，增 强自觉性，减少失败的成分，增加成功的 把握。另一方面，又可在实践中检验调查 研究成果的正确性，着其实也是新的调查 研究的继续。许多文秘部门在工作实践中逐渐总结出一些经验，除了可通过向领导着口头汇报、形成调研报告和简报刊载等方式予以提供外，还可以通过以下途径转化到工作实践 中去： 一是以文转化。二是以会转化 三是以信息转化 第四节 会议工作 ◆重点掌握

◆会议工作的概念

会议工作，是指文秘机构对会议的筹备、组织和保障工作。◆会议准备期间，文秘人员主要有哪些工作：1.制定会议预案。2.组建会议机构。3.发送会议通知。4.准备会议文件。5布置会场。6.人员编组。7.制作会议证件。8.安排住宿和车辆。9.会前检查。10.接站与报到。

◆会议召开期间，文秘人员主要有哪些工作 会议召开期间的文秘工作，基本要求是组织严，服务周天，确保安全。主要有心下几个环节：1.会场签到。2.会间调度。3会议记录。4会议简报。5会议选举。6.会议总结。7.后勤保障。◆会议结束后，文秘人员主要有哪些工作? 1．印发会议纪要。2.清理会议文件。3组织代表离会。4.搞好宣传报道。5.会议工作总结。6.会后催办工作。◇一般掌握

◇会议的概念：是指有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。◇会议的类型和功能

会议是内容与形式的统一体 依据不同的标准可划分为不同的会议类型：1.按会议的规模划分，有小型会议、中型会议和大型会议。2.按会议的性质划分，有规定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念性会议和座谈性会议。3.按会议的形式，有集中性会议和分散性会议。4.按会议的时间特征划分，有定期性会议和不定期性会议。

会议的功能：1.决策功能。2.指挥功能。3.沟通功能。4.协调功能。5.动员功能。6显示功能。◇会议工作的任务、原则

主要任务：1.会议组织工作。2.会议文书工件。3会议组织联络工作。4.会议后勤服务工件。5.会议接待服务工件。6.会议选举工件。7.会议的保密和案值保卫工件。原则：充分准备 严密组织 周到服务 勤俭节约 安全保密 提高效率 第五节 接待工作 ◆重点掌握

◆接待工作的一般程序

1.迎接及安排来宾生活。2.看望及商定活动日程。3.礼仪性会见与宴请。4.按日程开展活动。5.送别。6.小结。

◆接待工作的原则 ：热情大方 细致周到 确保安全俭省节约 内外有别 ◇一般掌握

◇接待工作的概念：是指一个社会组织在交往和联系中所进行的迎送招待、联系洽谈、参观浏览等服务活动。

◇接待工作的作用：1.展示形象的重要窗口。2.牵线搭桥的主要形式。3.获取信息的有效渠道。

◇接待实施的具体要求

答 : 由于接待的对象不同, 来宾的任务不同, 对待的方法要求也不同.（1）接待上级机关来宾的要求，上级机关领导来视察工作时.要请本单位的领导亲自出面接待, 以示尊重, 如属一般业务问题, 可由业务部门负责接待, 但事后要向领导汇报。（2）待平级机关来宾的要求，一般由本机关领导出面迎接.如本单位领导有事，接 不能分身, 经领导委托, 秘书部门领导或工作 人员可出面迎接, 如果是业务联系, 可由对口部门负责人接待, 重要业务问题, 要向主管领 导人汇报.（3）接待本系统来宾的要求，本系统下属单位人员来访的目的, 一般有两种情况, 一是汇报请示工作, 二是反映问题 , 这些单位来人, 除领导点名找来的 以外, 一般由机关负责人负责接待.对来汇报人员,秘书人员应该详细记录汇报内容（4）无约接待的要求：对没有约定，临时来访的客人，文秘人员也应很有礼貌地询问客人的来意，根据不同情况灵活处理。△了解

△接待的类型:根据不同的标准，可将接待划分为不同的类型。按接待对象的国别划分，可分为内宾接待和外宾接待两种。按接待的组织关系划分，可分为上级来访接待、平级来访接待下级来访接待和群众来访接待。按事先是否有约定划分，可分为有约接待和无约定的接待。△如何做好接待的准备工作 ：文秘人员应对整个接待工作做好充分的准备，一般包括心理准备、信息准备、接待方案准备、布置与检查四个方面。第六节 随从工作 ◆重点掌握

◆随从工作的类型和特点 如果按领导出差的任务划分，可分为以下几种类型：调查研究型 检查考核型 处理问题型 看望慰问型 商务谈判型 参加会议型。

特点：流动性大 时限性强 环境复杂

情况多变 工作要求高 ◇一般掌握

◇随从工作的意义和要求

意义:有利于提高领导工件效率。有利于树立领导机关和领导者的形象，有利于锻炼文秘人员的才干。

要求：工作主动。办事要细心。说话要谨慎。不要帮倒忙。◇出差前文秘人员的准备工作

思想准备 组织准备 资料准备 物资准备 △了解

△商务随从工作

1.确定旅行日程和任务。2.制定旅行计划。3.订票和准备旅行物品。4.周密安排旅行活动。5.返回后的工作。第七节 通讯工作 ◆重点掌握

◆通话的程序和要求

打出电话：1.发放准备。拨号前要查记对方的电话号码，备好即将陈述告知的内容，然后进行拨号和通话。2.通话。要主动告知自己的情况，自报家门，然后问明对方的单位、姓名、职务等。通话用语要简明扼要，重要问题或数据陈述完毕后，要向对方询问是否听清或要求复述，以保准确无误。3.结束通话。通话结束时，要有礼貌与对方道别然后挂上话机。若对方是领导、长辈或女士，应等对方挂机后再放下电话，以示礼貌。重要的电话，不要在通话完毕后记下受话人的姓名、通话时间和内容，以便处理和备查。

接收电话：1.接电话时应顺手备好笔和纸，以便记录重要内容。2.拿起话筒后，应主动自报家门。3通话结束前，应询问对方是否有别的事情，然后再挂上话机。◆文秘人员寄发邮件的程序和要求 ：查对 登记 封装 交寄 结算。◆文秘人员接收邮件的程序和要求： 点收 分拣 拆封 登记 分发

◇一般掌握△通讯工作的作用：1.能够提高管理水平。2.能够增强办事效率。3.能够树立良好的组织形象。

◇通讯工作的原则：及时原则 准确原则 安全原则 经济原则

◇文秘人员应熟悉和掌握的邮政业务：1.国内函件寄递业务。2国内包裹寄递业务。3.邮政特快专递邮件业务。4.国际邮件寄递业务。5.电子信函业务。△了解

△广义的通讯工作：它包括一切形式的信息传递，主要有语音通讯和数据通讯。△传真的优点 ：逼真 迅速 第八节 保密工作 ◆重点掌握

◆文秘人员如何讲究保密艺术 1.熟记范围。2.按章办事。3.弄清身份。4判断用意。5.以礼拒绝。6.佯装不知。◇ 一般掌握

◇保密工作的意义

1.保密工作关系到国家的安全与利益。2.保密工作关系到社会的稳定。

3.保密工作关系到经济和科技的发展。4.保密工作关系到领导工件的成败。◇如何做好文书保密工作

文书保密主要包括以下环节，每个环节都必须严格执行保密制度：1.涉密文件的撰制。2.涉密文件的传递。3.涉密文件的承办。4涉密文件的移交。5.档案资料的保密管理。6.废旧资料的销毁。7.复印机的管理。◇如何做好会议保密工作

会议保密主要包括以下几个方面，每个环节都要严格执行保密制度：

（一）涉密会议的会前保密准备：1.对会议的秘密程度要进行恰当的评估。2.制定好会议保密计划各措施。3.对会场进行安全检查。要加强会前印制各种文件资料的保密管理。

（二）涉密会议召开期间的保密管理：1.对与会者进行保密教育。2.严格执行保密纪律。3.运用先进的保密技术。4.涉密会议精神的传达要求。△了解

△商务保密的内容和方法

内容：1.商业秘密文件和资料的保密。2.科研技术的保密。3.经营策略的保密。4.生产工艺的保密。

方法：企业要做好秘密的自我保护工件，必须做到行政、法律、经济、技术四种手段并举。第九节 公文处理工作 ◆重点掌握

◆什么是公文处理工作

任何一个机关，在日常工作中，过都要使用公文。围绕着公文的撰制、收发、办理与管理，需要进行许多工作，这些具体的工作，就是公文处理，通常简称为文书工件。◆公文处理工作的基本任务

公文处理工作基本任务的主要内容包括以下几个方面： 1.文件的收发、登记和分送；

人。文件的所拟办、批办、承办和催办。

3.文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印。4．会议、汇报、电话的记录和整理。

5.文件材料的平时整理、提供借阅利用等工作。6归档文件材料的系统整理、编目和归档工作。7.处理群众来信。

8.为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。◇一般掌握◇公文处理工作的特点、作用

公文处理工作具有政治性、时限性、机要性和规范性的特点。作用：助手作用 纽带作用 查考作用

△ 了解 公文处理工作的基本原则和具体要求

基本原则：公文处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是，按照行文机关要求和公文处理规定进行的原则。具体要求：

1.公文处理必须准确、周密，确保质量。2.公文处理必须及时、迅速，注重时效。3公文处理必须做到安全可靠，确保机密。4.公文处理工作必须加强集中统一管理。

5.公文处理工作必须坚持实事求是，遵规守纪，按行文机关和公文处理规定进行。6.精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义。第十节 公文办理程序 ◆ 重点掌握

◆什么是公文办理程序

公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。◆公文登记的具体范围

1．上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件。2下级机关文件。包括请求性、报告性文件。3.重要的带有密级的刊物、资料。

4其他机关商洽问题和需要答复的文件。5上级机关召开会议印发的会议文件材料。◆缮印公文的注意事项

1.缮印公文要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及调换层次、段落。

2.缮印公文要做到：文字准确无误，设计美观大方，页面整洁清晰，字体大小得当，标题居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于阅读办理。3．缮印公文不要出现末页无正文的现象。

4.缮印公文要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。5公文的缮印要建立登记制度。◇一般掌握

◇收文办理程序

收文办理，是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。主要有：签收、拆封与登记；审核、分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。◇发文办理程序

发文办理程序由拟稿、审核与签发；核发、缮印与校对；用印、登记与分发等环节组成。◇公文用印的注意事项

公文用印要注意以下几个问题：

（1）公文用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的公文。原稿力依据，经核对无误后始得用印。如签发手续不完备的，在末补办手续时，不得用印。

（2）公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。盖印的位置要正确。要端正地盖在成文日期上方，做到上不压正文，下要骑年盖月。这样做的好处：①使整个印模显得颜色鲜明，位置突出；②一些中央刊有国微的印章，中间的国徽部分不接触任何字，显得洁净、庄严。（3）两个以上的机关或部门的联合下发的公文，各机关部门都要加盖印章。（4）公文用印一定要与制发公文的机关、部门成单位相一致。

（5）公文用印要核实份数，超过份数的不能盖印，要防止将印章错盖在漏印的空白纸上面。△了解

△文审核的“六查”

1.查是否需要行文，以什么名义行文。

2.查文稿内容与法律、法规和政策以及上级的有关规定是否一致，与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾。

3.查要求和措施是否明确具体，切实可行。

4．查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。

5.查文字表述是否准确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。6查公文格式是否符合规定。

◆

第十一节 公文整理（立卷）与归档程序 ◆重点掌握

◆什么是归档文件整理工作: 指将归档文件以件为音位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。宗旨：简化整理、深化检索。◆公文整理（立卷）的范围

1.上级机关的文件材料：(1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；(2)上级机关发来的与本机关主管业务有关并要执行的文件材料；(3)上级机关领导视察、检查本地区、本机关工作进的重要指示、题词、照片以及有保存价值的声像材料等；(4)上级机关转发本机关的文件以及本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印制本。

2.本机关的文件材料：(1)本机关召开重要会议的文件材料；(2)本机关对外发出的各种正式文件的签发稿、印制稿及重要文件的修改稿；(3)本机关重要性往来公文；(4)本机关及其内部职能部门活动形成的重要文件材料；(5)本机关处理群众来信来访的原件，记录及处理结果等；(6)本机关及下属机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信等文件材料以及本机关历史沿革、大事记和反映本机关重要活动的剪报、照片、录音带、录像带等；(7)本机关干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、职工奖惩、纪律检查、治安保卫以及职工劳动工资、福利等方面的文件材料；(8)本机关财产、物资、档案等的交换凭证以及与有关机关签订的合同、协议书等文件材料；(9)本机关党、工、团和内部组织机构要工作活动中形成的文件材料；(10)本机关外事活动和外事往来方面的文件材料。

3.同级机关和非隶属机关的文件材料：(1)同级机关和非隶属机关颁发的非机关主管理业务但需要执行的法规性文件；(2)有关业务机关对本机关工作检查形成的文件。

4.下级机关的文件材料：(1)下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算等文件材料；(2)下级机关报送的法规性备案文件以及重要的科技文件材料等。

◆归档文件整理的工作步骤:按照《规则》的规定，归档文件整理分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行。◇一般掌握

◇归档文件整理的基本原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

◇归档文件整理的质量要求 1.归档文件整理应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。△归档文件整理工作的意义

1.文件整理能够保持文件之间的有机联系。

2.归档文件整理可以维护文件的完整与完全，也便于文件的保管。3.归档文件整理为档案工作奠定了基础。