电厂办公自动化系统的规划与实现_我的未来我的规划电厂

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电厂办公自动化系统的规划与实现

李国柱

（沧州华润热电有限公司 河北沧州 061001）

摘要：介绍了沧州华润热电有限公司办公自动化系统的规划和实现技术。该系统的应用不仅提高了公司的办公自动化水平，而且提高了管理效率。

关键词：办公自动化，规划，实现技术

随着计算机技术和网络通信技术的飞速发展，办公自动化已经成为现代企业实现现代化管理的一个重要途径。在管理模式上，企业的管理逐步的转向对数据、信息的管理。管理逐渐向具有高效、共享、低成本和再利用发展的网络自动化办公发展。办公自动化已经成为现代企业实现管理现代化的一个重要途径。

为了提高办公的质量和效率，将宝贵的人力资源从繁琐的工作中解放出来，沧州华润热电有限公司在2007年5月开发了办公自动化系统（OA:Office Automation），2007年10月正式投入使用。经过2年的实际运行，证明该技术成熟、安全可靠、运行稳定。

1、办公自动化系统的规划目标

改革传统办公模式，开展电子办公、使业务办公、公文流转和管理过程电子化、信息化、高速化，并通过统一办公规范，提高工作效率、降低办公成本、实现办公自动化，是OA系统的应用目标。

首先，确保系统以使用、可靠、先进为原则，构造企业级通信平台，实现电子邮件管理；其次以信息流转为核心，结合公共信息管理、个人事务管理以及档案管理，并能在统一工作桌面先实现企业级信息共享，包括业务流程自动化、图文传递电子化、文档一体化等的办公自动化管理系统。最后需满足跨地域的办公模式以及移动办公。从而实现提高企业工作效率和管理水平，增强企业竞争力，提高企业形象和知名度，增强企业凝聚力的目的。因此系统要满足：

1）信息全方位共享、资源共享；

2）信息管理自动化、无纸办公；

3）跨地域办公、移动办公；

4）信息全方位查询，可根据需要，调阅、统计、分析资料，为决策服务；

5）为客户端提供简单易用的操作界面；

6）管理员提供通用、友好、易扩展的管理者界面；

7）方便使用，具有高安全性的在线权限管理系统。

2、系统分析与特性

在充分考虑到企业的具体情况后，我们根据需要采用了以数据为中心，总体管理为B/S结构的模式。

在开发过程中我们坚持以数据为中心，首先对企业的业务流程进行整理规划，确定系统功能模块，满足办公业务需求，加强信息资源的采集和开发，在此基础上进行信息技术的规划，对信息进行处理、加工、分析，使数据资源统一，最后进行数据规划，建立共享数据库，进行综合开发。

办公自动化系统的特性：

1）规范办公系统的工作模式。系统建成后，各科室的日常办公使用同一软件进行计算机加工和传递。

2）建立公文数据库。系统建成后，可以将以往以文字形式保存的信息转化为数字化信息，便于以后信息共享。

3）建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立协同工作环境，为办公提供一个自动化工具。

3、系统架构

基于ASP.NET的办公自动化系统结构采用3层B/S体系结构，即浏览层（表示层）、应用服务器（业务逻辑层）、数据库系统（数据源层）3部分，服务器操作系统采用windows 2003 server，Web服务器为Microsoft的Internet Information Server（IIS）6.0，数据库为SQL Server 2000，开发工具选用ASP.NET。

4、技术实现

办公自动化系统并不是一个单纯为了减轻办公室人员负担而采用计算机的自动化系统。它是一个信息化的、主要用于决策层的行政管理决策系统。沧州华润热电有限公司办公自动化系统主要由以下几部分组成：系统定制管理、系统维护管理、档案管理、公文管理、公共信息平台、信息发布系统。

4.1 系统定制管理

系统定制管理模块帮助用户建立合适本企业特点的办公自动化系统，实现灵活的自定义功能，①当企业架构发生变革时，用户可以通过系统操作容易地实现对系统中组织架构的修改和增删功能。②系统可通过工作流自定义协助用户在工作中对于工作流程进行自定义，从而使系统能及时地配合企业管理的改革。③本系统提供给用户自定义查询的功能，可使用户根据自己的需要，进行查询方案设定，并可保存查询方案。4.2 系统维护管理

系统管理的作用是维护系统的正常运行。只有系统管理人员才能访问该应用程序，执行相应的管理功能。主要包括：用户管理、权限管理、日志管理和邮件管理。4.3 公文管理

公文管理分为收文管理和发文管理。收文管理完成外来公文的登记、拟办、审批、阅办、归档等功能，发文管理完成拟稿、内审、会签、审核、签发、分发、归档等功能。其功能为一般用户而设计，不同的用户根据系统管理员的不同授权将产生不同的界面。4.4 档案管理

档案管理主要是对各种文档进行组卷、归档、查阅等功能管理。归档的文件按照类别和科目进行分类。4.5 协同工作

协同工作模块主要功能是实现上下级部门或者平级部门之间的协同工作，其中包含新建事项、已发事项、事项查询和流程管理。4.6 日程、计划和会议管理

主要实现个人日常安排和计划的管理，并对公司的会议日程进行安排。4.7 绩效考核

主要实现个人业绩考评、员工工作态度互评、绩效沟通以及上级和上上级测评。

5、系统特点

1）功能全面，涵盖了总经理工作部工作的各个方面，形成了全面的管理系统

2）安全性高，用户对系统的访问实行严格的授权和口令管理，计算机系统管理员、文书、部门主管、档案员、查询人员等各级人员的授权各不相同，各类人员只能进入已授权的系统进行操作，从而防止违权进入系统。

3）操作方面，基于windows的汉字图形界面友好，用户很容易熟悉和掌握操作方法，出错的概率大大减少，4）系统日志管理严格，本系统采用了两级日志记录，除了SQL SERVER本身提供的系统日

志外，还对系统中的修改和删除这类破坏性操作做了日志记录。

5）统一、直观、完美的文件模板，系统中使用了MS word把所有的打印格式制成模板保存

在数据库中，如果要修改显示和打印格式，只需要修改显示模板。6）强大的查询统计功能，设计了多种查询方式，也可以用模糊查询。7）信息的输出形式直观、醒目

6、系统应用

OA系统的推广应用是一项综合协调、涉及多方面工作的服务与管理行为。因此成功的推广应用好OA系统并不是一个容易的事情。如何发挥OA系统真正的用途是办公自动化所处的现实和困境。下面就沧州华润热电有限公司OA系统应用中取得的一些成功经验进行探讨。

1）领导重视

信息化工程本来就是“一把手”工程，尤其对于影响面最为广泛的OA项目，更是如此。公司成立之初，公司总经理就提出建立OA系统的迫切要求，并协调部门间关系，确定责任划分，在系统建成后，带头使用新系统，使该系统在全公司内短时间内推广使用。

2）流程再造

OA系统的推进离不开管理的规范化，只有规范化的管理流程才容易实现数字化和信息化才有意义。沧州华润热电有限公司在项目实施过程中对业务流程进行梳理，通过改进或者流程再造来逐步实现规范化的管理。减少许多繁琐无得审批流程促进企业管理更加科学化、合理化。

3）分布式办公

OA系统应用设计人员广，而公司在地理位置上既有新厂厂区（大多数科室在新厂厂区），又有老厂厂区（热力公司和开发办），也有6个分散的供热片区。针对这种情况将服务器架设在新厂厂区，放置在DMZ区，出差人员和老厂厂区人员可以通过互联网访问OA系统，保证不同用户对OA系统的接入需求。

4）加强培训

由于公司人员使用计算机水平参差不齐，如果不经过全面的应用培训很难投入运行。因此分批进行OA操作技能培训，并进行相关的考试。同时制定相应的管理和考核办法，对OA流转时间和效率进行考核，有利的推动了OA系统的高效运行。

5）安全策略

应用OA后，公司很多重要的文件、数据要经过OA系统进行传输流转，如果系统安全性没有保证，造成重要文件、数据的泄露、窃取、破坏，后果非常严重。因此OA系统的安全性非常重要。在设计阶段应充分考虑安全策略，完善系统及资源授权访问机制以及监控机制。密码效验与权限控制紧密结合。任何人登陆系统均进行密码验证，且根据登录人的角色授权显示相应的功能菜单。对数据库的系统数据和事务日志进行备份设计。

7、结语

办公自动化软件在我公司使用较理想，操作方便，投资不高，并使我公司办公向无纸化

方向迈进了一大步，而且大大加强了员工及部门之间的信息沟通，使办公效率得到了很大的提高。

参考文献：

（1）李平网络办公自动化技术与应用，2004，西安电子科技大学出版社（2）张世永网络安全原理与应用，2003，科学出版社

（3）余慧办公自动化（OA）系统设计浅析，2009，信息技术

（4）赵铁，孙洁 基于.NET行政管理办公自动化系统的实现，电脑编程技巧与维护