单独公司来负责集团统一采购的模式_公司采购模式说明

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单独公司来负责集团统一采购的模式

(2010-08-19 11:36:03)转载 标签：

杂谈

集团需要选择集中采购的模式，规模较小的企业采购品种相对单

一、采购量较小，供应商较少因而无所谓集中采购。但当一个企业发展规模越来越大，子分公司越来越多，采购品种与采购量越来越大，供应商渠道越来越广时，建立适合自身企业的集中采购模式的时机就已成熟且显得重要。集团公司统一集中的采购模式很多，有的通过在各个子分公司设立独立的采购部门进行采购，同时建立相对统一的采购制度与采购流程来保证采购的科学合理；有的在总部设立唯一的一个采购部，采取统购分供的模式；还有的公司通过设立独立的公司来完成集团的采购，可以说每种方式都有自已的优缺点，但它们都要达到以下三个基本目的：

一、保证集团生产经营所需物资的及时正常供应；

二、降低采购成本，满足竞争需要；

三、建立长期稳定的供应商渠道。下面笔者就设立单独公司来负责集团统一采购的模式阐述如下。

一、公司性质

1、“公司”为独立核算，自负盈亏，独立法人的商贸有限责任公司。

2、“公司”股东由集团公司及其一下属子公司组成。

3、“公司”申请为增值税一般纳税人。

4、“公司”主要职能为集团所属公司开展集中采购。

二、设立公司目的1、集中采购资源，降低采购成本，增加产品市场竞争力；

2、商贸公司与集团所属各子公司采购部相互制约，增加透明度；

3、建立采购信息库；

4、免增企业所得税一年，为集团各子公司之间转嫁部分利润搭建平台；

5、为集团公司建立大物流，最终实现对外部供货打下坚实基础。

三、采购基本原则

1、严格执行询议价程序

凡未通过招标确定供应商价格的物品的采购，每次采购金额在3000元以上，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

2、合同会签制度

采购合同采用相关部门相关人员会签制度。

3、职责分离

采购人员不得参与物资的验收，采购物资质量、数量、交货等问题的解决，应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。

4、最低价搜寻原则

采购人员随时搜集市场价格信息，为建立供应商信息档案库提供第一手资料，了解市场最新动态及各地区最低价格，为实现最优化采购提供基础保证。

5、招标采购制度

凡大宗或经常使用的材料，如原、辅、包装材料、零星且繁杂的物资、办公用品、等都应通过询议价或招标的形式，定出一段时间内（一年或半年或一季度）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。

对于价格随市场变化较快的材料，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。

6、加强审计监督制度。

四、主要部门设立及其职责

1、计划部

（1）开展市场调研，收集市场信息，建立价格库；（2）接受委托采购，制定采购计划；（3）合同管理；

（4）供应商基础资料管理。

2、采购部

（1）供应商管理；

（2）组织采购招标工作；（3）签订采购合同。

3、仓储部

（1）制定各种材料的质量检查标准；（2）开展入库检查及入库工作；（3）定期对库存材料进行盘点；（4）发货工作；

（5）定期对库存材料的质量进行分析并报告；（6）确定对各种材料安全库存的分析。

4、运输部

（1）负责与运输公司的一切联络；

（2）负责采购货物到达仓库前的运输、装卸。

五、基本流程

1、采购申请

1）集团各子公司为采购主体。各子公司按照销售计划，制定生产计划，最后形成采购计划；

2）凡商贸公司经营的物资，各子公司必须向商贸公司采购，商贸公司不经营的物资，各子公司可以自行采购；

3）商贸公司必须建立供应商价格库

（一）（通过各种渠道收集有关拟采购商品的供应商、价格等信息资源）；同时根据供应商价格库、及年初招标、谈判情况建立商贸公司自己的价格库

（二）；制定经营物资名录和价格表，每周公布一次，价格变动幅度比较大的物资，可一天公布一次价格表。价格公布在集团公司局域网上，以便各单位查阅；各子公司向商贸公司送达《物资采购清单》，并标明最高价格；

4）商贸公司计划部收到《物资采购清单》后在 时间之内决定能否供货，如果能够供货，双方签订合同；如果不能供货，在《物资采购清单》上注明不能，发回申请采购的公司。

5）收到退回的《物资采购清单》，各子公司可以自行采购。

2、采购计划

1）商贸公司计划部收到各子公司《物资采购清单》后，汇总制定采购计划； 2）采购计划发到采购部由采购部组织采购。

3、采购活动

1）采购部分解《采购计划》，由各采购组分别组织采购；

2）有长期供应商且年初已通过招标等形式签订合同的按年初合同办；没有长期供应商的各采购组必须询价，原则上要求列出三家符合质量要求，价格最低的供应商，并报总经理处；或通过组织临时招标等形式确定；

3）总经理或其授权负责人根据计划部的意见，分解采购组上报的供应商材料，决定选择其中一家或几家组合作为供应商。采购价格决策权力可在采购员、采购部经理、付总经理、总经理之间合理分配；

4）双方签订合同。合同签约后报计划部备案管理和送财务部作为付款的依据； 5）公司一律执行先收货后付款的规定，特殊情况必须报总经理批准；

4、运输与入库

1）采购合同签订后，运输部根据采购合同要求决定运输方式；

2）如果供应商负责运输，运输部负责运费的管理工作；如果商贸公司自行提货，运输部则组织车辆运输并单独与商贸公司结算运费； 3）运输部负责车辆管理一切事宜；

4）如果运输车辆不够，运输部可以采用招标方式委托社会车辆运输，但相关事宜由运输部统一办理；

5）物资入库必须由质检部检验并出具入库单方可入库；否则，仓储部可以拒收，各制造公司不再对商贸公司采购的商品进行质检。

6）供应商必须凭质检部和仓储部签收的入库单和增值税专用***方可到财务部办理结算付款；

5、领料

1）各子公司凭合同到计划部开具领料单，再到财务部会签方可领料，没有财务部会签仓储部可以拒绝发货；

2）财务部会签以款到发货为原则，也可以为各子公司制定信用额，在信用额内会签，超过信用额度一律不会签；

3）财务部会签时开具增值税专用***给各子公司；

4）各制造公司可按申报采购计划分批从商贸公司仓库领料，但原则上要求在一定时间内领料完毕；如在规定时间内由于多报或设计等原因用料不完者，商贸公司可在其他公司调剂使用或与供应商联系办理退货，同时给各制造公司相应处罚。5）各制造公司可以有自已的小周转库，原则上各制造公司无库存。6）商贸公司可按月汇总开具增值税专用***给各制造公司。

6、货款结算

1）商贸公司初始运作资金为集团公司投入的注册资本、银行贷款。

2）商贸公司与各制造公司按月结算货款，货款次月结清，并以集团制度保证执行。违背者除按银行贷款利息进行处罚外，还纳入对总经理的考核。

7、自行采购结算

1）各子公司自行采购结算时必须带有增值税专用***、入库单、商贸公司签字的《物资采购清单》；各子公司财务部必须仔细核对，如果发现自行采购价格不低于《物资采购清单》价格，财务部一律拒付；

2）发现自行采购价格不低于《物资采购清单》价格，各子公司财务部须立即通知集团财务部，在集团财务部查验清楚并作出相应处罚决定后，此单方可由财务部结算支付。

3）处罚方式为凡超出价格部分，一律从各子公司总经理或相关采购部人员工资收入中扣除。

六、考核指标

1、考核原则

1）以预算考核为基础；

2）定量考核为主，定性考核为辅，定性定量考核相结合； 3）实行全员考核制度。

2、考核内容

1）基本定量指标；（1）利润指标；（2）销售指标；

（3）资金平均占有量指标；

（4）接受集团所属公司预约采购占集团所属公司总预约采购次数比率；（5）全年商品采购量占集团总采购量比重。2）基本定性指标

（1）长期供应商个数及稳定程度；（2）总体材料采购价格情况；（3）新开发优质供应商的情况；（4）采购材料的及时性；

（5）集团所属公司采购部满意程度；（6）其他。

3、考核形式

1.年薪制+年终考核奖金（适用高管人员）

2.月薪（基本工资）+月度奖金（月度考核工资）+年度奖金（年度考核）。（适用普通人员）

七、注意事项

将原来由集团各子分公司独立采购的功能转变为由集团公司新设成立的商贸公司采购会由于利益等多方面的原因而受到来自各方的压力与阻碍，为保证新设公司的正常运行，以下三个方面在商贸公司设立初期必须注意：

1、由于采购员的更改可能会出现集中支付采购款现象；

2、原采购员的采购资源需尽快整合；

3、注意对外宣传的统一性。

1、如果集团公司成立一个集中采购部门，在拨给使用的其他子公司（实质上是销售给其他子公司，因为母公司或其他子公司都是独立法人），在会计上这属于关联交易，增值税是流转税，每流转一次，就要缴纳增值税，并且要按公允价格确定销售额；

2、如果总公司（相对分公司而言叫总公司，不叫集团公司）拨给使用的其他分公司用于销售（最终），在增值税法把它作为视同销售“设有两个以上机构并实行统一核算的纳税人，将货物从一个机构移送至其他机构用于销售，但相关机构设在同一县（市）的除外；”。但同一机构内货物转移（视同销售情景），可以按采购价进行转移，销项税额=进项税额，结果销售方实际并不缴纳增值税。但被移送单位不是一般纳税人，进行不能抵扣。

3、集团公司集中进项采购有可能降低采购成本，提高资金利用效率，但不能减少增值税的缴纳。