外事接待管理办法_学院外事接待管理办法

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外事接待管理办法（暂行）

接待工作不仅是公司内外沟通的桥梁，也是展现公司企业文化和企业形象的窗口。新形势下，接待工作已不再是简单的迎来送往，而是关系到企业发展重要方向和良好的竞争力的一个关键环节，是企业能力的体现，是企业对外展现的重要途径。

为展示企业文化，体现企业能力，搭建良好的与外沟通桥梁，规范接待流程及接待要求，制定本管理办法（暂行）。

一、外来接待工作主要流程

①接受接待任务；②确定接待级别；③制定接待方案；④接待准备工作；⑤安排接待人员；⑥机场（车站）接车；⑦会议室交流；⑧现场参观；⑨安排餐饮；⑩送行；⑪会后工作落实；⑫电话回访。

二、接待任务

在收到接待任务时通知综合部，并落实要接待的人员的联系方式、接待时间、接待目的、随行人数、是否需用车到机场或车站接送；

三、确定接待级别

接待根据来访人员的级别不同，可按以下标准安排接

置请参考附件一）

2、车间准备：（1）生产安排;（2）生产清洁;（3）工人着装;（4）产品展示;（5）标牌标语;（6）其他会务工作。

3、车辆准备：安排车辆以及确定车辆数量、驾乘人员以及行车路线表。

4、餐饮准备：了解到访者的喜好以及饮食忌讳，选择就餐地点和确定菜谱。

六、安排接待人员

根据接待接级别的不同确定接待领导及参会人员，并及时通知领导、参会人员作好准备工作。

七、机场（车站）接送

根据行车路线表在规定时间提前30分钟到达各个接待地点并做好相应准备。

八、会议室交流

（一）参会人员、礼仪在会议室门口等待,会议主持人在会议室里等待；

（二）到访者到后，参会人员先后指引领导到相应位置

（三）工作落实：会上的问题处理办法。

十三、电话回访

附件1：附件2：

《茶水几件套、资料、物品摆放以及领导就坐位置》 《外事接待礼仪》

附件1：茶水几件套摆放标准：

先编好合影图，一般主人居中，按礼宾顺序，主人右手为上，主客双方间隔排列，两端均由主方人员把边。

会见前，主人应在门口迎候客人，可以在大楼正门迎候，也可以在会客厅迎候。如果主人不到楼门口迎候，则应由工作人员在大楼门口迎接，引入会客厅。会见结束，主人应送客人至车前或在门口握别，目送客人离去。

领导人之间的会见，除陪见人和必要的译员、记录员外，其他工作人员安排就绪后均应退出。谈话过程中，旁人不要随意进出。

安排宾主座次时，主宾坐在主人的右边，译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面。其他外宾按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧就座，座位不够可在后排加座。签字仪式

参加签字仪式的，基本上是双方参加会谈的全体人员。双方为了对签订的协议表示重视，往往由更高的领导人出席签字仪式。

一般在签字厅设置一张长方桌作为签字桌，桌面覆盖深色台呢，桌后并列置放两把椅子，供双方签字人使用，主左客右。座前摆放各自保存的文本，上端分别放置签字文具。

双方参加签字仪式的人员进入签字厅，签字人入座，助签人分别站在签字人外侧，其他人员分主客各一方按身份顺

用餐前二十分钟，应将冷盘放好。凡是花式冷盘，如凤凰、孔雀、蝴蝶等拼盘，以及鸡鱼等，头要朝主位。食品、饮料摆好后，服务人员不要离开餐厅。宾主落座后，即可斟果酒、汽水等，斟酒斟水八分满即可。

宴会如有讲话，要拟好书面讲稿。通常宾主双方事先交换讲话稿。主、宾讲话在宴会开始时进行。主人、主宾讲话时，其他人员不得用餐。主桌首次起立祝酒时，其他桌也应起立祝酒；一般情况下，主桌祝酒之前，其他桌不可首先起立或串桌祝酒。

宴会进行中，主人和陪客应普遍地同外宾交谈，不要只和个别外宾或我方人员之间长谈而冷落其他客人。摄影

在对外活动中，摄影人员一般都应该在现场抓拍，可在事前选好角度，不可根据摄影的需要摆布客人和主人，也不应用手拨动镜头前的人，必要时可说：“对不起，请让一下。”

遇到拍合影时，接待人员安排好宾主就坐后，摄影人员应该迅速拍摄，不要让大家久等。

拍摄照片一般不要追随个人，特别是给女性外宾拍肖像，如必须拍摄，应征得当事人的同意。