浅谈涉外文秘_文秘涉外文秘方向
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浅谈涉外文秘
08会计（5）班赵莉08211526
摘要：随着社会的发展，对文秘人员的要求越来越高，文秘应是复台型人才，要具有较强的文秘专业方面的实践能力．还要具有一定的与企业生产经营有关的专业知识，以及较强的公关能力、组织能力。
关键词：涉外文秘；人才需求；技巧
一、什么是涉外秘书
涉外秘书，主要去政府涉外机构、外向型企业从事秘书、档案管理、人力资源管理等工作，涉外工作要求对语言有较高要求。涉外秘书是一种国际化的职业，具有涉外性、辅助性、事务性的特点。在国外，涉外秘书一般是在出口企业、外国企业、私人企业或合资企业中工作，他们要和全球范围内的客户联络和提供服务，他们的工作是国际化的，也是非常重要的。
在我国，涉外秘书是指在“三资”企业，外国驻华机构，我国涉外单位、部门供职的秘书，是改革开放以后产生的新型的外向型、复合型秘书，他们掌握一门以上外语，能操作办公自动化设备，懂经济、懂法律、掌握秘书工作理论和技能，是辅助上司实施管理的专门人才。我们先来看看《the Oxford English Dictionary》是如何详细解释 “涉外秘书”的。one who is entrusted with private or secret mat；one who se office it is to write for another；esp.one who is employed to conduct correspondence，to keep records,and usually to transact various other busine,for another person or for a society，corporation，or public body。
（一）、涉外秘书的职责和范围
涉外秘书根据基本职责、地位可分为秘书和文员两大类。它的工作环境首先是一个外向型的工作环境。她需要与外国人、外国公司打交道，或直接
服务与外国上司或外国公司，这种相互交往与服务的前提就是语言，包括口语和书面语。所以它对语言口才的要求特别高。
涉外秘书的工作环境还是一个技术设备日益现代化的工作环境。作为一名涉外秘书，毫无疑问需要娴熟地操作办公自动化设备和系统。由于涉外秘书的协作是事务处理过程中的办文属于办公室工作范畴，不属于文学创作，因此涉外秘书应当掌握的写作技能主要是应用文写作技能。它从文中上分为中文写作和外文写作；从内容上又分为公文写作和行文写作。
涉外秘书的一般职责范围包括剪报、处理邮件、安排上司工作日程、草拟信函文件、筹办会议、档案管理等等。
涉外秘书除了要理解总方针、政策外，着重应掌握本单位的有关政策。在工作中保证质量，避免差错也是非常的重要。秘书是不仅是上司的代表，还是公司的代表，迅速高效的工作和保密是一个合格的秘书所必需，尽管对涉外秘书的综合素质的要求越来越高，但是近年来由于涉外秘书具有“四高”的优越性，即收入较高、层次较高、性能较高、效率较高。越来越具有吸引力。但是不可否认的是国外对涉外秘书的要求是重能力重才华。国内就相对欠缺点更重视秘书人员的外在形象。
（二）、涉外秘书的作用
枢纽作用、综合作用、协调作用、窗口作用。
（三）、涉外秘书的职业特性
1、辅助性:包括智力辅助和精力辅助；
2、服务性:为上司服务、为下属部门服务、为员工服务；
3、被动性:涉外秘书工作在总体上存在着被动性，但在具体操作上又可以发挥主观能动性，从被动中争取主动。
4、隐匿性:指劳动融汇于上司的领导活动中，其劳动成果表现于上司领导工作的成果中，而非直接显示出来。
二、外资企业对文秘人才的需求情况
由于外资企业与国营企业的体制建构完全不同，他们对文秘人员的需求量不大。一般．100多人的企业，仅设专职文秘1人，其他都兼职(如销售部秘书兼市场部秘书)，跨部门．跨行业，一专多能。国营企业(如探圳南油集团)则配备文秘人员较多，其分工亦仿照政府秘书部门。
外企文秘的来源呈现多样化，多为各部门中熟谙本公司生产经营业务同时又具备良好文秘素质(如英语口语、写作能力、协调能力等)的业务人员，纯粹文秘专业毕业的相对较少。其主要障碍在于知识结构较为单一，不熟悉相关业务，不懂营销，因此不如专业人员转行作文秘上手更快。外企人事制度的现状要求文秘人员少而精。邵么，外企对文秘人员的素质究竟有何要求，希望他们具备哪些能力呢?一些外企的人事部经理和高级文秘对外企文秘人员的看法和要求，归纳起来可概括为三十形象的说法：
(1)文秘是老板的一支“笔”。文秘人员应具备扎实的中、英文功底和较强的文字操作能力，熟悉各娄应用文的格式与内容要求，会速记，成稿速度快；文学素质修养好，文笔流畅，能主编各种内部刊物，组织企业文化宣传，甚至要会写快板书、诗歌等。较为熟练地掌握一门外语和计算机应用技术．是现代企业对文秘的基本要求，外企尤其如此。对文秘。外企首先要求能熟练掌握英语与电脑，否则门都不能进。英语方面，要求听说写能力强 许多前去外企应聘文秘的大学生虽拥有四、六级英语证书，但听说能力过不了关．甚至无法同客户进行一般El常交谈，更无法处理秘书事务，只能被拒之门外；计算机方面，要求文字处理技术熟练．汉字录人至少达到每分钟80字；要熟悉各种办公系统软件，台制作幻灯片用于作报告、汇报工作等；要会应用数据库及数码，要台排版编辑扫描；能上网查阅文件并互相交换。少数企业还要求会捕平面设计；还要会使用传真机、对讲机等现代办公设备。
(2)文秘是老板的另一十“脑子”、“记忆仓库。文秘必须清楚了解老板意图、思维方式、行为方式、习惯好恶以及企业精神。好文秘可为老板解决很多问题，不仅老板想到的要做好，甚至老板投想到的也要想到并且做好，使老
板满意。什么事都不用操心。文秘应熟悉统计和文档管理方法，老板随时需要任何资料、数据，都能马上拽出；要具有良好的人际关系与部门协调能力，熟悉文件处理过程及政府各职能部门办事程序，熟悉lSO体系运作；能独立处理办公室日常行政事务；了解经济法规(台同法、公司法等)，有一定会计基础；要有强烈的逻辑条理性．对自己手中的各种事宜能分清轻重缓急，安排好先后次序
(3)文秘是企业的一十“窗口” 文秘水平直接反映老板水平。文秘虽然地位不高，但贴近老板报重要，往往可以代表老板，是老板的形象、企业的形象。从广州、深圳等地人才市场的招聘信息看，一般要求录用女性，井对文秘人员的外形气质、言谈举止有较高要求，如：1 6米以上外形条件好，端庄稳重．气质高雅，身体健康，能讲流利准。
三、掌握英语文书写作能力
不同于以往的英语作文，涉外文秘人员必须掌握格式规范的英语文书写作，其中商务合同的写作已经成为检验其英语文书能力的最直接的方法之一。虽然商务合同的具体事项各有不同，而且现在不论是政府
部门还是大小公司都会有各自的合同格式，但是还是有必要明确了解各项条款。我们常用的书面文本有四种：合同、确议书、协议和备忘录。前两者多用于商务贸易，而备忘录多用于团体和政府部门。合同要有正本和副本，通常采用的格式由三个部分(首部，主体和尾部)组成。合同中用词极其考究，具有特定性和专业性，而且正式又准确。
四、提高专业英语听说能力
“听”是人们言语交际能力的一个重要方面，它包括接受信息、识别、判断和理解声音信号等几个层次的心理活动。对于涉外文秘人员来说，要想真正掌握英语，用英语与外商轻松自如地交流，就必须尽快提高自己的英语听力水平。听得正确是说得流利的重要前提之一。人们发现尽管学习了多年的英语，即使读写没有什么大碍，但跟外国人的口语交谈却十分费力，究其原因，主要有以
下几点：发音不准确。假设我们的发音能做到和外国人的发音完全一样，就一定能够听懂外国人的语音。英语本土人士一般是用“底气“发音，而多数中国人倾向于只用口腔发音，说出来的话口音差别很大。因此，找一盘发音纯正的英语磁带，反复认真地模仿，这是很有必要的。
参考文献：
（1）南平师专学报2007年第3期
(2)方国雄．秘书学[M]．北京：高等教育出版社，2001：118．
（3）杨延治．对外经贸英语[M]．北京：对外经济贸易大学出版
社．2000：137-163．
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