基本工作内容工程部秘书_工程部的工作内容

2020-02-28 其他范文下载本文

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考勤类：

1、每月4日左右上报各个项目工作日统计给费控马爽，抄送翁首一。工作日统计按照项目上发的考勤表来计算，分为直接工日和加班工日。

2、每月初将各项目的考勤表打印出来，找各自项目对应的项目经理签字审核，在11日左右将签好字的考勤表送给人事部刘婷，并将电子版的考勤表发送给刘婷，抄送翁首一。

工时类：

1、每月20日左右收集各项目的人工时（上月21日-本月20日）并与考勤表核对无误后登陆网上工时输入系统，将项目上所有人员的人工时输入系统。

2、人工时输入后，①、进入PMIS专业管理平台，目前只有Q282、Q306两个项目需要进入专业平台审核人工时（Q282审核人员：孟发坤、Q306审核人员：龙勇）；②、进入项目经理工作平台，徐邦伟有Q282、Q297两个项目需要审核人工时；黄明彪有Q298、Q306、E001三个项目需要审核人工时；张坤海有Q236一个项目需要审核人工时；赵恒芝有E004一个项目需要审核人工时。

其中：E004项目电气专业已大幅度超过预算，因此电气专业的人工时不审。以上人员的审核工作都由我来代替。

报表类：

1、各项目每月25日左右发送各自项目的施工月度简报，由我将3个项目的简报汇总到一个表格里，在27日之前发邮件上报总部施工部陆工处。

报销类：

1、各项目寄过来的报销单，首先看发票是否机打，手写无效，然后核对报销金额与发票是否一致，最后检查报销单填写是否有误（项目号等），以上手续确认无误后，送给各个项目对应的项目经理签字，项目经理签好字后送交对应费控工程师（如有差旅费计算单，需先交财务刘海玖处审核签字），费控审核签字后归还我处，由我制作汇总各项目报销单挂备用金明细表格，一式二份，一份连同报销单送交财务，一份我留底。财务付好款后，我负责将此单扫描发给各项目相关人员，在收款人栏签好字后再发给我，由我送交财务作记账凭证。

2、各项目报销生活补贴必须给他们附上考勤表，在考勤表后面加一栏补贴天数。

3、收到各项目的请款单，先备份，然后带着请款单（各项目经理签好字）、收款单位开具的发票，合同，成品（如有）交相对应的费控工程师处。由他们走下面的程序。

4、劳务费的请款：由项目经理打好申请并签字交到我处，我再去找总经理签字，然后备份，原件送交人事部刘婷，由她走下面的程序。

合同类：

1、将合同法务部修改过的合同接受全部修订后，登陆网上合同系统，首先先做合同立项，然后做合同申报，申报完成后告知项目经理网上审核，项目经理审核后告知合同法务部公艳萍网上审核，公艳萍审核后告知翁首一网上审批，翁首一网上审批完后，邮件告知胜寰公司领导付总网上审批，等全部人员审批结束后，打印合同一式四份，交给公艳萍小签，由公艳萍负责找人签字盖章，双方单位都签好字、盖好章后各留两份，我们公司的两份交给公艳萍保管，我保留一份复印件。

会议类:

1、开会之前首先准备好会议签到表，填好时间、日期、会议内容等。

2、接到袁经理通知开会时，必须提前通知到需参加会议的人员，告知他们时间、地点、会议大概议题，在开会过程中做好会议记录，会议结束后编制会议纪要并发送给袁经理。

3、有关设计进度的会议，在会议通过后，必须找到各专业负责人在设计进度后签字确认并存档。

与项目传达通知、文件、图纸类:

1、催设计人员将项目需要的图纸赶紧晒好图盖好章，以及一些设计变更单、工程联络单之类的，我收到之后就制作邮寄记录签收表，连同图纸等文件一并寄到项目上，项目相关人员收到后，在签收表上签字，扫描发给我存档。

2、财务部、人事部有一些口头通知之类的，我要发邮件通知到项目上的全部人员。

3、山东项目房租合同需要公司盖章才可开具发票，由我去给他们跑程序，将盖好章的合同扫描给他们，原件我保存。

4、项目上有任何疑问的事情通过我帮他们向公司传达，公司有需要找项目人员的时候通过我告知，以及一些工会发放的东西（生日卡等）由我转发给项目上人员。

项目号申请类：

1、有新项目时，要负责填写项目号申请表以及项目任务下达通知书，待各个领导签字审批后，将新的项目号邮件通知到项目上，供他们知悉。（如山东采购项目号：V003）

与公司各部门配合类：