中职学生电子档案信息化管理_中职学生档案管理
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中职学生电子档案信息化管理
摘要：中等职业技术学校的学籍档案不仅包括纸质版，还包括电子版，电子档案对于学生将来继续接受教育、就业等方面起着不可替代的作用。随着互联网信息技术和数字化平台的不断完善，中职学校在对学生电子档案管理时采取了信息化的管理方式，创新了中职学生电子档案管理手段，促使学生的电子档案环境和空间更加安全、稳定。本文浅要分析了中职学生电子档案信息化管理的优越性，进一步提出了中职学生电子档案信息化管理的实施策略。
关键词：中职学生；电子档案；信息化管理
引言：学生电子档案记录的是每位学生的入学信息和入学以来在校的各个方面表现，是评价学生德、智、体、美、劳等各方面素质基本发展状况的重要依据，同时，也能够反映学校的发展历史和发展过程。目前，部分中职院校还停留在依靠纸质档案，通过手工收集、整理、查阅档案等传统的档案管理阶段。随着现代信息技术的发展，中职院校将纸质档案转换为电子档案，那么，需要同步跟进电子档案信息化管理实施手段。
一、中职学生电子档案信息化管理的优越性 1.方便了学生档案的整理和检索查阅
电子档案信息化管理的归档方法，确保了学生档案存储环境的安全、稳定，实现了对学生档案的分类保存，减少了学生档案的流失和损坏。在对大量的学生档案进行整理时，如果完全依赖相关管理人员的人力，将会增加人力负担，使电子档案管理成为庞大的管理工程。而电子档案的信息化管理则大不同，管理人员只需要动动手指，操纵一下网络，就能对学生档案进行一定标准的整理，在技术条件允许的情况下，能够编制出全方位的电子档案信息的检索工具，大大提高检索学生档案的工作效率。
2.能够帮助实现信息整合与资源的开发利用
中职学校学生档案通过一定的信息技术手段能将原有的纸质档案实现有序归档，使之成为电子档案，充分运用了学校的计算机资源，减少了对学生档案信息加工的人力、物力上的浪费，增强档案信息有效利用的时效性，同时也方便了档案信息的传递，保证档案信息最大作用的发挥。
3.方便招聘企业了解学生的个人信息
互联网信息技术的发展实现了网络资源的共享，同样的道理，在校企之间建立的产学研的培养模式下，各个企业能够通过电子档案了解到中等职业技术学院学生的基本信息，最快的筛选出自身企业发展所需要的人才，节省了企业招聘人才的经费投入。从中等职业技术学院毕业的学生要想工作，也可以通过投递自己的档案，方便企业了解自己的情况，从而大大提升了学生的就业率。
二、中职学生电子档案信息化管理的实施策略 1.提升档案管理人员自身的业务素质
实现中职院校学生电子档案的信息化管理，就要提高档案管理人员自身的计算机操作技能、网络知识水平。要使这些技术设备真正发挥到做大功效，单纯依靠学校的投资是远远不够的，关键是档案管理人员自身的技能素质是否能够达到。为此，学校和相关的电子档案的管理人员要做出以下努力：一是学校要定期开展相关系统性、专业性较强的培训，注重档案管理人员的技能水平，有针对性的提高档案管理人员的信息技术水平，鼓励档案管理人员开发出满足档案管理实际需要的功能软件；二是要提高档案管理人员录取资格的标准，优先选择专业对口的人才，择优录取，建立起竞争淘汰机制，适当提高档案管理人员的薪酬待遇，增强档案管理人员对工作的热爱之情；三是档案管理人员自身要树立起档案信息化管理的意识，树立起现代的管理理念。
2.做好归档电子文件的技术处理工作
电子档案作为学生在校期间的综合素质记录和评价的重要载体，对于学生日后就业、升职等都有重要的参考作用，学生从学校到社会都离不开档案。电子档案一方面方便了档案信息的传递，另一方面由于网络自身的开发性给学生的电子档案的安全带来了巨大的隐患，为了防止学生的电子档案被篡改，促进机会平等，学校和档案管理人员要确保学生原始档案的真实性，而且还要确保学生电子档案的保密，做好电子档案的加密工作，充分尊重学生的个人隐私；其次，加强对档案对档案信息筛选、发布、查阅权限管理力度，强化管理工作的规范性，给学生电子档案的存储提供一个优质、安全、稳定的环境；另外，在对学生的电子实行信息化管理时，要不断更新学校互联网的防火墙设备，防止学生个人档案被盗窃、篡改。
3.重视学生电子档案信息化管理中的存储问题
鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性及电子文件的易修改性等特征，电子档案的存储会随着技术的更新换代发生一定的改变，一旦互联网技术过时，那么，则无法识别出档案信息。为了确保档案信息的不丢失，相关管理人员要对档案保存可采取“双轨制”，对归档文件实行“两套制”。档案部门应分别在纸质档案和电子档案的目录 “备注 ”项中注明相对应的文件档号及存址，以便不时之需。
总结：
中职学校做好对学生电子档案的信息化管理工作，有利于实现中职学校现代化教育水平，方便了学生档案信息的检索查阅，节省人力物力，提高学生档案的整理效率。
参考文献
[1]冯杰.浅谈中职学校学生档案的信息化管理[J].电子制作,2015,02:174.[2]张萍.论当前中职学校学生学籍档案的信息化管理[J].城建档案,2013,05:70-71.
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