公司集团电话管理细则_公司办公室管理细则

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【集团电话管理细则】

集团电话管理细则

一、为保证公司业务正常开展，提高各部门职员的工作效率，以便更有效地、充分地利用集团电话的优势，及做好电话使用的控制协调工作，特颁布此集团电话管理细则。

二、本细则适用于公司各部门、店级电话使用管理。

三、本细则由行政部拟定、实施和管理。

四、实施细则：

（一）本公司电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不得因私使用办公电话。

（二）电话的管理由公司总务部具体负责，使用规则及制度由各部门、店经理负责督导与控制。

（三）公司行政办公室大开间内员工每桌一部电话机，独立办公室和旗舰店部门各设置一部电话机，及各分店、部门电话，只限于拨打本市电话。

（四）使用电话时，通话人员需力求言简意赅，尽量缩短通话时间，执行“三分钟原则”，即一般市话每次不超过3分钟。

（五）原则上不打长途电话，若确有必要，需经行政部门负责人或相关职能部门批准后方可使用，并自觉在行政前台进行登记。员工不得在公司内挂私人长途电话。

（六）行政办公室传真机的使用须经行政部门负责人或相关职能部门同意，任何个人不得因私使用传真机及附加电话。

（七）店级执行“无长话原则”。若需使用必须由店长申请，待公司批准后方可通话。每月费用控制在100元以内，超过自付。

（八）国际长途电话，公司各部门、店级员工一律禁止拨打。如确需使用，必须经由总经理或行政总监批准后方可在指定电话上拨打。

（九）绝对禁止员工拨打168、268等有偿信息服务电话。

（十）外单位人员，未经许可，不得使用本公司办公电话。

（十一）电话使用后，应随手放好话筒。使用免提键时应随时复位免提键，以免单机长时间处在通话状态，造成烧坏总机程控用户板或出现长时间计收话

【集团电话管理细则】

费。

（十二）公司电话按职务代理人的隶属关系设置遇忙转移、无人接听转移功能。如均无人接听，转总机接听。

（十三）总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，既转移。

（十四）对无人接听的电话，离其最近的员工有义务负责转接之，按4+0键即可。

（十五）公司内、外线电话接入时，员工必须在电话铃响起三声内接听。接听外线电话标准用语为：“您好，xxx。”；当对方告之转分机时，说：“请稍等，帮您转接。”；如分机占线，说：“电话占线，请稍后再打！”。接听内线电话的用语为“您好，XX部，XX能为你服务吗？”。电话接听要求：规范、简洁、礼貌。

（十六）公司统一外线电话只设一个号码，即xxxxxx。外线进入均为此号码，公司原其他外线电话号码不再对外使用。

（十七）公司各店、部门电话的安装、迁移均须报总务部，由总务部派出电话维修人员负责具体办理。

（十八）爱护通讯设施，确保通讯线路安全。任何部门、分店及员工不得私自拆改通讯设施。

（十九）公司电工部门维修人员负责全公司电话线路的维护工作，每周一上午定时巡查及时排除故障，保证通话线路畅通无误。

（二十）各店、部门电话单机及线路出现故障，应及时告知总务部，由总务部安排维修人员在规定时限内修复，员工或部门不得自行修理。

（二十一）粉刷、修缮、调整房屋时，电话及线路由总务后勤采取相应措施，员工不得擅作主张。

（二十二）公司每月对电话费进行打单核对，有问题的部门，由部门主管查清原因，费用自付，严重者公司将对其进行罚款处理。