中小企业人力资源管理外包及风险管理_企业外包的风险管理

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中小企业人力资源外包风险管理

摘要：人力资源外包能降低中小企业人力成本，实现效率最大化。但人力资源外包同样存在法律和外包服务商选择方面的外部风险及员工不理解、经营成本增加和企业文化冲突等内部风险。通过市场健全、细化外包职能、外包成本效益分析、管理人员思想转变及加强与外包服务商的沟通和监控等管理对策，可有效地控制人力资源外包风险。

关键词：中小企业人力资源外包风险

一、引言

人力资源外包就是企业根据需要将某一项或几项人力资源管理工作或职能外包出去，交由其他企业或组织进行管理，以降低人力成本，实现效率最大化。总体而言，人力资源管理外包将渗透到企业内部的所有人事业务，包括人力资源规划、制度设计与创新、流程整合、员工满意度调查、薪资调查及方案设计、培训工作、劳动仲裁员工关系、企业文化设计等方方面面。

近年来，人力资源外包之所以在世界范围内兴起，具体说来主要源于以下几种动因:(1)帮助人力资源部门从繁重的重复性事务中解脱，专注于核心的战略性工作，从而提升人力资源管理的高度和核心竞争力；(2)提供接触新管理技术的机会，提高响应的速度与效率；(3)规范操作，有效遏制随意性的薪资、员工管理，对管理工作的规范性、公正性起到促进作用；

(4)降低成本、舒缓资金压力，克服企业很多的规模经济弱点。在国内由于劳工权利意识的高涨、就业安全体系和劳动法令的普及，人事直接间接费用（包含遣散费、退休金等）及外围成本不断地爬升，人力资源管理业务外包则可以降低企业风险，摆脱杂务干扰，最终引导企业专心经营核心资源，发展核心竞争优势；(5)避免大量投资于人才所带来的不确定风险；

(6)简化流程，节省时间，提高员工满意度。

由于规模和资金的限制，不少中小企业没有专设人力资源部门，没有系统的人事制度，不能给员工提供完备的福利待遇和培训机会，更没有战略性的人力资源规划，所以很难招聘到高素质员工，这导致关键人员流动率高，员工满意度差。因此，在当前国内企业人力资源外包还较少的情况下，如果中小企业能先行一步，利用外部资源弥补自身的不足，那么就可以大幅度提高自身的人力资源管理水平，在人才市场上与大企业争夺资源。

当然，尽管实施人力资源管理外包会给企业带来许多利益，但是利益常常是伴随风险而来的。尤其作为一个新生的事物，自身的不完善导致存在的风险性因素较多，如果没有在事前进行充分估测，则可能会给企业带来很大损失因此，对人力资源管理外包进行充分合理的风险研究有着十分重要的意义。

二、风险来源

对于中小企业人力资源管理外包来说潜在的风险主要有以下几个方面:

1.来自法律方面的风险。目前我国尚无完善的法律法规来规范外包业务的具体运作，对于人力资源管理外包这一新兴的业务外包来说，更是无章可循，有的只是国内外一些大企业的探索先例。所以法律风险是人力资源管理外包最大的风险。

2.来自员工方面的风险。外包对于企业及员工而言确实是一种变革，原先的管理流程、职责分配、汇报关系及个人的职业发展定位都会有不同程度的改变，自然他们产生各种顾虑和猜疑也是在所难免的，然而这些猜疑和顾虑的存在，会直接或间接地影响员工的工作情绪，从而加剧企业内部人员的流动，导致新一轮矛盾的加剧和内部冲突，不利于企业各部门开展业务，使得企业的生产、销售等各环节的效率下降。另外，还应该注意内部员工和外部人才的平衡问题。由于外包是利用外部人才来承担企业的内部职能，在外包的同时，若忽视了内部员工的作用，则会挫伤他们的工作热情，这样的后果将十分可怕。反之若能通过外包使他们专注于更重要的工作，充分发挥其特长，这样就可以与外部人力资源形成优势互补，也有利于调动内部员工的工作积极性和创造性。

3.外包服务商选择方面的风险。选择人力资源外包服务商的目的是为了降低企业运营成本和提升核心竞争优势，企业的生产流程都相对严谨，它要求外部资源能面向企业实现共享和优化，并且要保证信息的真实传递。但由于信息的不对称，企业无法真正了解外包商的经营业绩、社会声誉、发展状况、成本结构等与自己利益息息相关的信息，以致外包前未能筛选合适的外包商，造成逆选择的结果。外包后，外包商也可能发生未尽力执行受托工作的道德危险。

4.经营安全方面的风险。外包时企业与外包商在合作过程中有关企业的信息透露是必然的，例如，在培训过程中，那些具有战略意义的项目，如企业文化建设、团队建设、产品技术创新、企业的经营理念、竞争对手的基本情况、根据调查得出的市场需求和发展趋势等一系列与保密和特色有关的内容，一旦泄漏将给企业带来不堪设想的后果。另外，在我国，目前尚无完善的法律法规去规范人力资源管理外包行业的运作，如果出现外包商因经营不善而倒闭，那么企业的合法权益将得不到保护。这些不确定的因素和随时都有可能发生的问题都给企业增加了经营安全上的风险。

5.经营成本增加的风险。人力资源管理是一个很复杂的过程，它是由招聘、选拔、项目培训、绩效考核和薪酬管理等环节组成的，这些环节几乎涉及到企业的每个部门和每一个员工的业绩状况、工作表现，企业内部人力资源管理部门的人员要获取这些资料成本相对较低。而实施外包就不同了，由于外包商不熟悉业务和员工的情况，因此他必须花大量的时间和财力去了解和获取这些信息，且即使花了时间和精力也不一定能够完全准确地掌握与人事有关的信息。

6.文化冲突风险。企业文化的形成是一个长期的过程，但是一旦形成就很难改变。人力资源外包一定程度上更是企业与外包商之间的一种合作行为，合作过程中必然产生文化的交叉与碰撞，存在不同企业文化的融合问题。包括各自的企业理念、员工价值观、行为规范及文化差异等。若外包商在提供服务时不能很好地适应企业的文化、量身打造并能与企业的其他部分融为一体，则会造成服务质量与效率的下降，引起发包方企业员工的不满。此外，目前在我国虽然有较多外资人力资源外包商，但是由于政治、经济、文化上的差异，他们常常“水土不服”。

除以上提到的几种风险外，中小企业在实施人力资源管理外包时，也易产生以下一些问题。(1)机会丧失问题。企业通过职能外包战略可能会在短期内获得竞争优势，但从某种意义上说它也失去了组织职能工作改进或完善的机会，也可能因对外包服务公司的依赖而使企业长远发展受限。(2)可控性问题。由于外包服务公司是一个独立运作的法人实体，和企业间是一种合作关系而不是隶属关系，因此，企业对于外包服务商的控制也是有限的，但应该根据双方协议要求对外包服务商的工作进度和质量进行有效监督和评估，从而达到企业预期的结果。(3)退出外包的问题。当企业实施人力资源管理外包后，外包服务商必然要从企业获得与工作相关的信息。而有些信息对企业来说是宝贵的，一旦企业不再采用外包方式或与另一家服务公司合作时，就会涉及到如何处理与原外包服务商的关系，以避免企业内部信息的泄漏等问题。

三、应对策略

尽管在人力资源管理外包中存在一些风险和问题，但是如果我们能够在事前或事中采取一些灵活而有针对性的管理措施，无疑会降低企业的外包风险，从而达到提高企业核心竞争

优势的目的。

1.健全人力资源外包市场，加强过程管理。人力资源外包业务在中国刚刚起步，各个方面的规章制度还不健全因此还存在很多的漏洞。为了使企业和外包服务商之间的合作达到双赢目的，双方应采取一定的措施规避风险，如信息共享、优化合同、建立监控机制等，尤其在双方合作的各个阶段应制定合理的激励机制使得管理更加有效。同时国家的相关部门也应及时制定相关的法律政策，只有通过不断的完善外包市场，才能降低交易费用，保证人力资源外包业务的健康发展。

2.确定人力资源管理外包的具体项目及所要达到的目标。锐旗人力资源租赁中心项目经理何文胜指出:“组织在外包任何关键活动时(那些不具有直接的竞争优势，但与其他具有直接竞争优势的活动高度相关的活动)，都应该三思而后行。”所以首先要判断到底哪些功能适合外包?哪些不适合外包?这是进行成功外包的前提。对于一些属于企业商业机密或外包服务商难以提供有效支持的特殊职能，是不适合外包的，但是对于一些常规性的职能，比如员工招聘、员工培训、薪酬福利发放等工作可以考虑进行外包。在进行人力资源管理外包的工作之前，企业还应该明确考虑所要取得的短期及长期目标，不能只重视短期的利益而忽视企业长期的发展目标。

3.细化所要外包的职能。在进行外包交易时，很多企业只是简单地告诉外包服务机构希望通过外包控制的总体成本是多少，却不关心中间的具体过程，一方面这很容易让一些不正规的外包服务机构有机可乘，存在投机主义行为;另一方面也可能会影响外包计划和方案的可行性。企业在外包前，最好将所要外包的职能进行细分，列出每一步骤的细节并给出预算成本，明确目标并制订完善的外包计划。然后让外包商说明将对整个过程中每一步如何改善，以及从中获取的收益。

4.分析外包的成本效益。在进行人力资源管理外包的决策过程中，大多数企业都关心所付出的成本以及可能得到的投资回报。一般情况下，企业只是简单地计算现有人员完成某个特定任务的成本，包括员工薪酬、福利、办公设备等，然后再与外包的成本进行比较。但是这只是其中的一个部分，还应该考虑其他的一些问题，比如，企业现有员工的未来能力、企业的技术状况、员工和管理人员对外包完成此工作的满意度、什么方式可以带来最高的回报率以及可能由此引起组织的混乱程度。

5.研究与规划外包系统。由于人力资源管理的各个职能领域都存在着不同的风险，在进行外包之前，应该对企业的内部能力、外包服务商的可获得性以及成本效益进行研究和分析。在外包之前，企业应仔细调查服务商所在的市场，因为在服务过程中，服务商的问题就是企业的问题。只有通过全面的分析和研究，企业和服务商才能发挥各自的优势，弥补相互的不足，最终把外包的任务完成好。

6.选择合格的外包服务商。我国的人力资源外包虽然起步比较晚，但是发展十分迅速，提供外包服务的外包商层出不穷。选择合适的外包服务机构，是外包过程中非常重要的一环。面对众多的外包商，企业应该主要从以下三个方面对外包商进行评估:(1)综合能力评估。主要包括:评估外包服务商对相关法律法规和专业知识的了解程度;评估外包服务商在提供外包服务时所涉及的合作伙伴;评估外包商的风险预测和防范能力;通过实地考察获取服务商的信誉和服务水平等信息;考察外包服务商的技术水平和关键员工的专业知识、职业道德等。(2)运作过程评估审查外包服务商所提供的标准、政策和程序是否满足人力资源外包项目运行和控制的要求;审查外包商是否提供足够的安全防范措施。(3)财务状况评估。分析外包服务商已审计的财务报告、年度报告和其他指标;考察他们从事人力资源外包业务的时间、占据的市场份额以及波动因素。

7.签订详细周密的外包合同。由于企业与外包商的非行政隶属关系，必须用具有法律效力的外包合同来约束双方的行为，这是企业和外包商合作的基础，是维持双方合作关系的可

靠凭证，是直接关系到外包是否成功的关键因素。通过谈判所形成的详细周密的外包合同必须包括:外包的具体业务、承接各种业务的价格、双方的职责范围、合作的期限、工作的进度，预期所要达到的目标、因违规协议而应受到的处罚等项目。有关知识产权的保密协议等，在合同签订之前还应该有专门的法律人员(可以是企业的专职法律人员，也可以临时聘请外部的律师)对合同的内容进行仔细审阅，避免可能出现的法律纠纷。为了发展双方的合作伙伴关系，双方在达成最后交易的过程中必须慎重，合同对于签约双方来说都应该是一个双赢的结果。

8.与企业员工进行充分的沟通。针对员工的顾虑和猜疑，企业管理层应做好沟通，给予员工正确的引导，让他们理解外包并不等于工作机会的丢失，相反的是外包将意味着企业更加重视每一个员工的发展，并会依据企业未来发展的需要以及个人的兴趣爱好为他们制定个性化的发展方案以帮助他们能够尽快地胜任另一个更有挑战、更有意义的工作岗位。强调外包业务的正面意义并积极投入相应的资源，采取措施打消员工的顾虑。

9.人力资源管理人员积极转变。随着独立组织日益成为与其他公司紧密联系相互依赖的虚拟组织的组成部分，人力资源管理人员的角色应该由某领域的专家转变为具有开阔战略视野的通才，他们应掌握大量信息，和内外部资源拥有者建立良好关系。与掌握理论原理与技术专长方面的知识相比较，掌握资源所在与外包商方面的知识就更为重要。随着现代信息技术在整合各项外包的人力资源活动方面发挥着越来越重要的作用，迅速适应、掌握IT技术并深入挖掘其在虚拟化人力资源管理方面的巨大潜能，将是摆在人力资源部门和人事经理面前的艰巨任务。

10.加强与外包服务商的沟通与监控。在合同执行前，企业应该对服务商派来的服务人员进行验证，保证这些服务人员有足够的能力为企业提供服务，而且在外包服务的过程中，针对派来的服务人员的工作效果与服务商进行及时有效的沟通。与服务商建立一种积极的关系，这对于双方建立长期稳定的合作关系至关重要，避免企业的经营出现大波动。同时，企业在签订外包合同时应该在合同中对服务商提出明确的要求，规定服务标准和所应该取得的成果，并建立相应的监控机制。在合同的执行过程中，必须加强对合同执行的监控，时刻关注外包过程中的变化，及时纠正出现偏差，防患未然，避免偏离预定的方向，从而减少企业可能发生的损失。

11.总结评价已经完成的外包活动。工作完成后都需要进行总结，外包活动也不例外，任何一项人力资源职能外包完成后都应该对其进行总结和评价，总结成功的经验和吸取失败的教训，从而为以后的外包奠定良好的基础。综上所述，人力资源管理外包是现代企业管理的大趋势，人力资源管理外包在为企业带来众多直接的或间接的好处之外，也会给企业带来显性的或隐性的风险。正确地应对可能的各种风险，是实施人力资源管理外包有效管理的重要内容。

四、结论

参考文献：