浙江省档案馆数字化加工验收办法_档案数字化加工验收

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浙江省档案馆数字化加工验收办法

一、总则

档案扫描后形成影像数据及档案条目、全文数据的质量检查，采用人工校对的方式，对数据质量进行检查。核对图像是否按照《纸质档案前处理工作流程单》、《缩微档案前处理工作流程单》进行扫描，扫描页码是否完整、是否有漏扫；图像是否去污、纠偏；图像与目录的挂接是否准确；条目数据是否符合著录格式等，数据质量达不到标准要求的，应退回加工部门要求进行修改或重录。

二、条目数据

1、视档案及其条目数量的具体情况，以抽检的方式，以全宗内的目录为单元进行检查验收。

2、在一个单元内随机抽查5%的数据，对条目数量及其著录项目内容的准确性对照档案实体或前处理工作单，进行逐条检查。

3、核对的文件目录主要有档号、题名、责任者、时间、文号。

4、根据上述标准进行严格检查，其中，档号（数据编号）、选择扫描的页码、与电子目录的张页号是否一致的准确率要求达到100%，如发现一条错误，全部数据退回重检。其他数据项允许差错率控制在5%以内。

5、其他项目抽检合格率达到95%以上（含95%）时，予以验收通过。如合格率在95%以下，要求录入方对此单元内所有条目进行逐条对照核对，同时停止档案发放，我方不提供错误数据。合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100%

6、对检查情况认真填写《档案数字化质量检验工作单》。

三、图像数据

1、视图像数量的具体情况，以抽检的方式，对该全宗内的图像进行检查验收。

2、在一个单元内视数量情况，随机抽查5%的图像数据，对图像数量及其图像内容的准确性对照档案（照片）实体或前处理工作单，进行逐条检查。

3、图像应按规定的分辨率进行扫描，并以TIFF格式保存。图像色彩应符合规定要求。

4、对图像偏斜度、去污、失真度、图像方向等进行检查。图像倾斜度小于3度；图像方向端正（A3图像应旋转后保存），以符合阅读习惯。

5、图像黑边裁剪内边，居中保存。图像拼接后，原分散图像不保存。

6、文件夹的命名必须与条目档号（数据编号）相一致，准确率100%；扫描图像完整性（具体参照第7条）要求100%正确。以上二项项目如发现一条错误，退回重检，我方不提供错误数据。其他数据项允许差错率控制在5%以内。

7、图像完整性：不准缺页、漏页。由于操作不当，造成扫描的图像无法清晰识别或文件不完整、有小字条遮盖等，造成信息丢失，均视为废页，要求重扫。大幅面图像扫描后的拼接处理，以不遗失档案内容为准则，确保图像的整体性，拼接后的画幅应基本无痕迹。

8、图像排序要求：扫描图像的排列顺序与档案原件排序要求一致，对于原件排序错误,扫描中作出正确的调整,应在处理单上注明,否则作排序错误处理，退回调整。

9、其他项目抽检合格率达到95%以上（含95%）时，予以验收通过。如合格率在95%以下，要求录入方对此单元内所有图像进行逐条对照核对，同时停止图片档案发放。合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100%。

四、全文数据

全文录入以扫描或直接录入为主。需要扫描后识别的全文，分辨率必须大于300dpi，扫描识别软件必须是“清华紫光”、“尚书等先进的文字识别软件。全文数据库的抽检率为5%，合格率为95%。如识别后文字用于后台检索用，合格率为90%。文字识别后以TXT格式保存，并进行粗校对。

五、档案整理

档案整理：扫描之前，应在保护档案不受损害的前提下，拆除装订物（资料及档案内的成册材料不能拆），按浙江省档案馆所提供的《纸质档案前处理工作流程单》的要求区分扫描件和非扫描件，并对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等）；扫描完成后，拆除过装订物的档案应按原档案保管单位重新装订，并保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页、右边和底边整齐。所有的档案卷内目录均进行打印，并装订到案卷最前面。卷皮破损严重的，需要调换卷皮，并按原卷皮上内容，抄写在新卷皮上。旧卷皮需全部交还档案馆。

档案验收：档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、掉页、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过。

六、光盘刻录

光盘刻录前，由信息科技处进行数据的技术检验，并出具检验报告。光盘必须确保在无病毒的条件下进行刻录。刻录前必须先对每盘光盘质量进行检验，光盘自检数据超过90%以上，此光盘才能刻录数据；数据刻录后必须封口，制作成只读光盘，不允许以后添加文件；光盘刻录后必须进行数据校验。光盘品牌应为优质产品，且在省档案馆认可之下才能刻录。

七、光盘移交与接收

检验合格后的光盘，按甲方提供的光盘号编号，同一案卷和同一份文件，不得跨越二片DVD片号。光盘封面与封底需使用浙江省档案局提供的专用页面，并在相应的页面注明光盘内数据的信息。光盘交接时必须出具光盘流程单。

光盘移交档案馆后，接收人员必须对每盘光盘进行严格检查。检查内容包括：光盘病毒的检查；对光盘内的文件夹进行抽查，确保文件夹能打开；光盘刻录后必须封口，确定光盘不能再添加数据；最后检查光盘的外观，不能有划痕、磨损等现象。

八、检验人员职责

1、质检人员必须由省馆在职干部或聘任人员担任。

2、质检人员必须做到坚持原则、认真负责、秉公办事、耐心细致。

3、质检时要严格按照前处理工作单和质量标准进行检查。认真详细地填写质检记录，并签名负责。

4、验收必须严格登记，验收人员签名确认。所有验收单都需归档，同时作为省馆发放档案、接收数据和经费结算的凭证。

质量检查工作程序

一、目录数据质检

1、目录排序：根据档号（数据编号）进行排序，确定档号100%正确。

2、核对页数：扫描页数是否符合《纸质档前处理工作流程单》注明的页数。

3、目录补录：对照档案实体与《档案前处理目录补录单》，核查题名、责任者、时间、文号、张页号等的正确性。

4、核查是否根据《纸质档案前处理工作流程单》、《缩微档案前处理工作流程单》进行全文OCR识别。

二、图像数据质检

1、数据编号排序：根据数据编号进行排序，确定数据编号100%正确。

2、图像的完整性：包括缺页、漏页、不完整等，确定图像100%完整。

3、根据《档案数字化质量检验工作单》对图像的检验项目，逐项填写。

三、缩微

1、数据编号排序：根据数据编号进行排序，确定档号100%正确。

2、图像的完整性：包括缺页、漏页、不完整等，确定图像100%完整。

3、对照《缩微档案前处理工作流程单》的要求，核查缩微号的正确性。

4、扫描页数是否与《缩微档案前处理工作流程单》相符，不需要扫描的页数是否删除。

5、补拍内容是否插入正文；OCR有无识别。

6、其它项目按《缩微胶片扫描质检单》逐条填写。

四、纸质档案验收

1、以案卷为单位进行清点，案卷应如数收回，不许缺卷。

2、检查案卷装订整齐，案卷内文件是否完整、准确；核查文件是否漏页、倒装、破损、顺序错误、脱页等情况。

3、双方签字确认。

附:《档案数字化质量检验工作单》

《目 录 补 录 检 验 单》

2006年5月25日