公文处理通用知识[推荐]_公文处理基本知识

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1、公文处理——就是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互挂关联、衔接有序的工作。

2、公文的种类：

 决定——适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。

 规定——适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施。 办法——适用于对某项工作和活动制定具体作法，并提出要求。 通知——适用于批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。

 通报——适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。

 报告——适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。 请示——适用于向上级单位请求指示、批准。 批复——适用于答复下属单位请示事项。

 函——适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。办理例行公事与应急公务等用“便函”。

 会议纪要——适用于记载和传达会议情况和议定事项。

一般有三种形式：文种为会议纪要的直接印发；会议纪要为附件的以通知或函印发；会议纪要名称为文头的可不盖章印发。 意见——适用于对重要问题提出见解和处理办法。

3、公文的组成；

公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标示、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。

 发文单位标识由单位全称或规范化简称后加“文件”组成。对一些特定性公文可只标识发文机关全称或规范性简称；联合行文，主办单位应排列在前。

 涉及国家秘密的公文，应当表明密级和保密期限，其中：“绝密”、“机密”级公文还应当表明份数序号。

 紧急公文，应根据紧急程度，分别表明“特急”、“急件”。

 发文字号一般包括：代字、年份、序号。联合行文只标明主办单位的发文字号。

公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧。

 行文应当标明签发人的姓名。其中，“请示”应当在附注处著名联系人姓名和电话。

 公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

 公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。 公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）和以电报形式发出的以外，一律加盖公章。联合上报的公文，由主办单位加盖公章；联合下发的公文，发文机关都应该加盖公章，联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。

 成文日期，以负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位负责人的签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

 公文如有附注（需要说明的其他事宜），应当加括号标注。

 公文应当标注主题词。上行文应当按照上级单位的要求标注主题词；下行文应标注主题词表中规定的主题词，一般不超过五个词汇。主题词一般用黑体3号字，标注位置一般在文件末页下端，抄送单位上方，词汇之间空一格。

 抄送单位指除去主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。公文抄送机关的确定，不分上级、平级、下级，一律称为“抄送”。

4、公文的文种应当根据行文的目的、发文单位的权限和与主送单位的行文关系来确定。

人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应先引主题，后引用发文字号，并加括号。

使用简称时，一般先用全称，并表明简称。使用国际组织外文名称或者其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

必须使用国家法定的计量单位。

公文中的数字，除成文时间、不分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

草拟、修改、签批公文，不得使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水。不得在文稿装订线外书写。

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

5、决定——适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

 特点：事关重大、事故决策、安排的具体性。

 决定的格式一般由：标题、题注、正文、发文机关、发文日期几部分组成。

6、规定——适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体的管理措施。即：

 规定通常在下列情况下使用；当文件规定的内容仅是某一方面或几方面的一部分时；对某一部份工作做出全面、系统的规定，常用于行政规章；为补充法律、行政法规或行政规章内容而制定的文件，一般称为补充规定。

 规定的格式由：标题、题注和正文三部分组成。 规定的正文：必须用条文的形式表述；也可采用序言加数码式，即序言后用数码一、二、三……列出规定事项；内容较为复杂的，可以采用“三则式”（即总则、分则、附则）。

7、办法——适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。

 办法的特点：调整事项的单一性，只对某项具体的工作做出规定，其调整事项比规定小得多；内容的详细性，对其调整的事项作出详细的规定，具有较强的实施性和可操作性。 办法一般不再制定实施细则为其配套性文件。 办法一般由：标题、正文和结尾三部分组成。

8、通知——适用于传达批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。

 通知的特性：发布性，用于发布行政法规和规章；指示性，用于要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项；中转性，用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下机关的公文。 通知的种类：公布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、一般性通知、事务性通知、会议性通知、任免性通知。

其中：会议性通知，用于开会事宜而使用的通知。应限于上级对下级机关。平级（不含党的机关对同级行政、权力机关）机关和不相隶属机关之间应用“函”来通知会议。

9、通报——适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和情况。

通告一般由：标题、通报缘由、通报事项、处理意见、原因分析、希望或要求、结尾七部分组成。

10、报告——适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位询问。

报告的分类：

按性质划分，可分为工作报告和情况报告； 按内容划分，可分为综合报告和专题报告； 按行文目的划分，可分为呈报性报告和呈转性报告。

11、请示——适用于向上级单位请求指示，批准。

请示一般由：首部、主文、尾部三部分组成。

12、批复——就是答复所属单位请示事项的一种下行公文。

批复的格式包括：标题、主送机关、正文（包含引语、主体和结尾三部分）几部分。

13、函——是不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准时使用的公文。

便函不属于正式文种，适用于办理例行公事与应急公务等。按照公函的性质和作用可将其分为以下几种：

 商洽函：多用于平行和不相隶属机关之间，主要是请求协商、商洽解决问题。如商调干部，联系参观，邀请讲学，请求支援等。 询问函：用于上行、平行、下行机关之间，询问情况，征询意见，核查问题，答复问题等。

 答复函：对下级机关和平行机关询问的事项或问题进行答复。 告知函：将需要知照对方的情况告知对方。

 请求批准函：主要指向平级主管部门请求批准时使用。若是下级机关向上级机关请求批准，不能用函，只能用请示。

备注：

作为平行文的函，因其同时具有向有关部门请求批准的功能，故在实际运作中往往被人们与请示混淆使用。本来应该用“函”的，但却写成“请示”，以至于给公文处理造成很大的麻烦。

平行文的公文文种只有一个——函，函不仅是唯一的一个平行文，有时又可代行“通知”（周知有关事项时）、“批复”，用于平行机关之间或相互没有隶属关系的机关、单位之间的行文。

14、会议纪要——适用于记载和传达会议情况和议定事项。

15、意见——适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见，答复对方征求对某项工作的意见。

16、请示：

①、请示是一种重要的上行公文。在机关公文处理过程中，请示的使用频率很高，适用范围极广。就一般而言，凡涉及有关方针政策界限、工作中的疑难问题、需要上级部门予以审核批准的事项（如财政支出、资产购置、人员定编、机构设置）等诸多方面的内容时，均应以“请示”行文。

②、请示一般由：首部、主文、尾部三部分组成。

17、什么叫公文处理？

答：公文处理——指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

18、公文的附件，应当在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。

19、公文的种类可分为：十大类十一种，它们分别为：决定、规定（办法）、通知、函、意见、会议纪要、通报、请示、批复、报告。

20、公文——是“公务文书”的简称。它是党政机关、社会团体、企事业单位在进行公务活动时使用的具有法定效力和规范格式的文书。

21、通知的一般格式有：标题、主送单位、正文、附件、成文日期、生效标识。

22、通报的种类包括：表彰性通报、批评性通报和情况性通报。

23、报告是向上级汇报、反映工作、提出意见和建议、答复询问及报送材料时使用的陈述性公文。

24、请示是有隶属关系的下级向上级就某项工作和问题请求给予指示或审核批准，要求上级答复时使用的期复性公文。

25、函主要用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间商洽工作、传递信息、询问和答复问题，或向有关业务主管部门请求批准以及业务主管答复审批事项等。

26、会议纪要是记载和传达会议的情况、议定事项或主要精神的一种具有纪实性和指导性的公文。

27、印章是公文的生效标识。

28、从行文关系上来划分，公文可分为上行文、平行文、下行文。上行文就是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的公文，故称上行文。平行文就是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的行文。

29、公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期、附件等部分组成。

30、主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

31、公文成文日期，以负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位负责人的签发日期为准。

32、公文应当标注主题词。标注位置一般在文件末页下端、抄送单位上方。上行文应按照上级单位的要求标注主题词。主题词一般不超过五个词汇。“主题词”用3号黑体字，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

33、抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文抄送机关的确定，不分上级、平级、下级，一律称为“抄送”。