广东财经大学管理文秘大题期末复习_广东财经大学期末题库

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管理文秘期末复习（大题）

判断1*25 简答5*2 论述10*1 情景15*2 案例 25*1 第一章 管理文秘导论（判断题）

第一节：文秘的含义和作用

一、文秘的含义

（一）文秘含义

1、秘书”在我国古代的含义:①官禁中的藏书②古代王朝里的官职（秘书令），一般指掌管机密文书的官名（典尚书奏事）。

2、现代秘书含义

1998年5月，新颁布的《秘书职业技能标准》：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员

文书、秘书与文秘

文书：主要是做记录、打字、文书制作、管理工作，兼作接待、收发、接打电话等工作，属于比较单纯的技术性、事务性操作人员。

秘书：秘书的地位、级别、待遇一般高于文书。秘书中有一部分人专门为某个领导、上司服务，秘书除了文书、事务工作之外，还担任辅助领导实施管理的任务。文秘：涵盖了秘书和文书。

文秘 —— 秘书 —— 文书（外延最宽）（外延较宽）（外延最窄）

（二）秘书职业状况（每年4月份最后一个完整的星期，而这周的星期三为秘书日)

1、美国秘书职业概况

秘书是个既严肃又体面的职业；从业者众多，而且很受尊重；秘书是美国从业人数最多的行业之一；美国秘书99%为女性，且越老越吃香。

2、我国秘书职业概况

职业队伍相当庞大；行业发展的潜力巨大；并不是一个受尊敬的职业；专业训练不够完善。(三）秘书的起源

1、我国秘书的起源

文字和有领导的社会组织

二、秘书的类别和层次

（一）按服务对象划分

1、公务秘书

2、非公务秘书（私人秘书）

（二）根据智能结构，个人特长分

1、参谋型（参谋“智囊”型）

23、办事型（精明办事型）

4、技术型（技术应用型）

5、公共关系型

6、财经型

7、综合型

（三）按工作内容划分

1、文字秘书

2、机要秘书

3、信访秘书

4、通讯秘书

5、事务秘书

6、生活秘书

（四）按职位高低及所负任的大小分

1、基层秘书

2、一般秘书

3、高级秘书

三、秘书的职业特点

1、服务的直接性：秘书工作的内容与领导工作是一致的；秘书与领导之间工作关系的直接性；秘书的工作成果直接对领导负责的。

2、服务稳定性

3、知识化

4、年轻化

5、女性化：（1）女性擅长处理人际关系（2）女性耐心、细致、条理性强（3）女性记忆力强（4）女性具有打字天赋（5）女性天性谨慎，易于保密（6）女性能协调办公室气氛（7）现代知识女性择业观的体现（8）女性生理性适合于文秘工作

四、文秘在社会中的作用

1、协调作用

从纵向看：文秘在部门内部属于上下隶属关系；

从横向看：文秘成为各个部门之间相互联系的纽带。

2、助手工作

3、参谋作用

4、耳目作用

5、窗口作用

第二节 文秘管理的内容和原则

一、文秘管理的内容

1、行政事务管理：规章管理、办公环境管理、会议管理、信息管理、内部监察以及企业股份管理等

2、办公事务管理：日常办公事务管理、公关事务管理、办公物品管理、文书资料管理、财产管理、生活福利管理以及安全卫 生管理等。

二、文秘管理的基本原则

1、准确原则：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎；切忌丢三忘四，粗枝大叶，马马虎虎，心中无数。

2、迅速原则：迅速，就是要求工作及时，高效、不延误，切忌拖拖拉拉、疲疲沓沓、松散怠慢、拖泥带水。

3、保密原则：要时刻保持清醒的头脑，保持高度的警惕性。要制定和健全严格的保密制度。

4、实事求是的原则：真实地反映情况，不可夹杂个人的情感，报喜不报忧，捏造事实等。

第三节 文秘管理机构的设置

一、秘书机构的概念

广义的秘书机构：指秘书长或办公厅领导下的办 公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称 加密属机构名称两部分组成。如国务院办公厅、上海市人民政府办公厅、崇明县人民政府办公室、华夏银行总经理办公室等。

狭义的秘书机构：秘书命名的局、处、科、室等部门，统辖于机关、单位或办公厅之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。

二、秘书工作机构设置原则

精简原则 提高工作效率 纵向层次尽量少 便于上下沟通 横向幅度可加大 减轻工作压力

三、我国秘书部门的设置情况

（一）秘书工作机构的组织形式

分理制：下设分理机构，承办分工的具体事宜。

综理制：不再分设部门，由办公厅或办公室统一或分派人员办理

（二）秘书工作机构的名称

1、中央机关的秘书机构：称“办公厅”，属部级机构，采用分理制。

2、省、市、县级的秘书机构：省、部的秘书工作机构也称“办公厅”，属厅局级机构，采用分理制。省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的秘 书工作机构都称为“办公室”，但级别也不同。地、市、厅、局办公室是处级，采用分理制的下设科”； 县办公室为科级，下可设“股”；乡镇办公室为股级，下不再分设。

3、企事业的秘书部门

（1）大中型骨干企业采用“三足鼎立式”，即按照党政群三大纵向系统分别设置秘书机构。（2统一由这个秘书机构办理。社会团体的秘书工作机构，通常直接命名为“秘书处”，采用综理制，如“中国高教秘书学会秘书处”。

4、临时性秘书工作机构

第四节 文秘管理人员的素养

一、基本素质

1.身体素质2.心理素质3.思想素质

二、业务素质

1.理论知识2.实践经验3.办事能力：（1）需要当机立断处理的事情多（2）工作的内容变化快（3）一心几用的时候多（4）从容不迫

三、文化素质

1.社会科学2.自然科学3.外语4.此外

四、秘书工作的发展趋势

（一）服务对象多元化

（二）秘书职业社会化

（三）秘书队伍女性化

（四）工作手段现代化 学习方法1.多投入，勤思考2.勤动口，多表现3.勤练笔，多阅读4.多走访，多请教

第五章

第一节签字仪式

第二节 庆典活动

第三节 开放宣传活动

二、拟订活动方案 1.确定主题

常见的主题有：

1)扩大组织的知名度，提高美誉度； 2)促进组织的业务拓展； 3)和谐组织与社区的关系； 4)增强员工或家属的自豪感 2．安排开放参观的内容 参观的内容一般包括：

（1）情况介绍，事先准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子。（2）现场观摩，让参观者参观现场

（3）实物展览，参观组织的成果展览室； 3选择开放参观的时机

最好安排在一些特殊的日子里，如周年纪念日、重大的节假日、开业 庆典、社区节日等。4.确定邀请对象

一般性参观常邀请员工家属或一般市民等；特殊性参观常邀请与本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等 5．选择参观路线

参观路线的选择要求做到：（1）能引起参观者的兴趣；（2）能保证参观者的安全；（3）对组织正常工作干扰小。6.策划宣传工作

参观前，可准备一份简明的说明书发给参观者，或放映电影、录像片进行介绍。7.做好解说及接待准备

（1）挑选并培训导游或解说人员（2）制作并寄发请柬（3）设立接待服务处；（4）准备特殊的参观用品（5）准备礼品或纪念品 第四节 新闻发布会 新闻发布会的准备

1.确定被邀请记者的范围 2.确定时间3.确定主持人和发言人4.准备发言材料 5.会场选择（选址）6.会场布置7.制作经费预算8.组织会议 9.参观活动安排 10.小型宴请安排 11.收集有关新闻报道 新闻发布会的流程

宣布开始 →发布新闻或消息 → 答记 者问→宣布结束→ 提示会后安排

第六章 值班管理（判断简答案例）

文秘工作的值班具体是指：在正常工作时间以外为保证组织正常运作，在一般的文秘业务之外所安排的、在固定的时间和地点处理日常事务或临时事项的工作

一、值班工作的形式

1.形式主要有三种：常设性值班、间歇性值班、临时性值班(1)常设性值班。有专职值班员，全天候都有人值班。(2)间歇性值班（轮流值班）。仅在下班时间或节假日期间安排有关人员轮流值班。(3)临时性值班。一般只在遇到或为了防范一些突发性事件时才临时设立。

2.值班工作的组织形式

(1)一般性值班。值班室一般设在秘书部门或办公室，属于秘书长或办公厅、室主任领导。其值班人员一般都是各部门轮流，值班时间通常是在下班后的夜间和节假日。

(2)专设性值班。专设性值班是一些重要机关(如军队、公安、外交、交通等)特设的，一般称为总值班室。总值班室一般设在各部门和地方各级党政司法机关的办公厅、总值班室归办公厅主任领导，其值班人员一般都是专职的。一般都配备科级以上领导，承担本部门昼夜、节假日的全部值班工作。其特点是具有专门机构、专职人员。

(3)一般性和专设性相结合的值班。在部门内设有专门的值班室，配备少量的专职人员，负责值班室的日常工作，而夜间和节假日期间的值班由各业务部门轮流承担。

二、值班工作的内容

（一）值班电话记录

来电时间；来电单位；来电人员姓名；来电内容

（二）值班接待记录

来访者姓名；来访者单位；来访事由；来访者联系方式；来访时间

（三）值班日记

主要对外来的信函、电报、反映情况和外来电话等进行认真登记。

（四）加强安全保卫工作

在热情接待来访人员的同时要提高警惕性，严防坏人混入作案；一旦发现有可疑人员应即刻向安保部门反映。

三、值班工作的要求

一是准守值班纪律，按时交接班，有事须先请假，以便安排临时代替人员。二是值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、瞌睡

三是在规定时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对重点部位的监督。

四是接待外宾外松内紧。热情招呼，同时要具有高度警惕性，善于鉴别来人意图。要守口如瓶，不能随便说话。

五是值班人员应密切关注领导的活动行踪，遇到紧急情况能及时取得联系。同时须讲公安、消防、医院、供水、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处，以备应急需要。

六是遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责。一方面大胆采取应急措施，以免殆误时机；另一方面应及时汇报主管领导或由公安部门报警。

四、安排值班工作

（一）编制值班表

1、时间

2、工作人员

3、值班地点和工作内容

4、缺勤的备用方案

（二）做好值班记录

1、记好值班电话记录（5要素）

来电时间、来电单位、姓名、对方的电话号码、来电内容

2、做好接待记录

登记外来人员的姓名、身份、证件、联系事由、接洽单位

3、做好值班日记

对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等都要认真登记，使保持工作连续性

（三）做好接班工作

1、交接班手续。交班人将所接收的信息和情况逐一交代接班人员，未处理好的要详细说明

2、例行检查。接班人要对办公室设备等进行检查，方可签字接班。

突发事件处理

（一）事前准备

事先预测各种意外发生的可能，准备Plan B，明确负责人分类意外事件等级，配以相应反应速度，事先备好应急资金、证件等制定应急方案，掌握从容应对方法

（二）事中处理

深入现场了解突发事件具体信息，按照应急措施采取方案，改进工作，转危为机

（三）事后完善（补充）

以此为鉴，吸取经验，举一反三，杜绝再犯，强化改善

第七章 办公室事务管理（几大模块、简答论述）

一、办公环境管理

（一）办公环境的含义

是指一定的组织机构的秘书部门工作所处 的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境

（二）办公环境的管理原则

方便→舒适整洁→和谐统一→安全。

（三）秘书工作的办公室环境：办公室环境，又叫微观环境，是指一定的组织机构的秘 书部门工作所处的自然环境。1.办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响办公室环境包括：

第一、办公室的空间环境，系指房屋建筑与分配，办公空间的大小，家具的布置； 第二、办公室的视觉环境，它包括色彩，光线；

第三、办公室的听觉环境，指办公室所处的有益或 无益声音；

第四、办公室的空气环境，指由生理空气因素（湿 度，温度，空气流通与净化）造成的办公室的整个气氛；

第五、办公室的健康与安全环境。

办公室环境对秘书工作效率的影响可以从以下三点说明：

（1）作业方面：办公环境对秘书人员的器官功能，知觉 感受，体力消耗，心理反应都有直接影响，比如光线不足，足 以使人的辨别力降低，眼力消耗较大，而生疲倦，使注意力难 以集中，则效率降低。（2）生理方面：环境变化必然会引起生理变化。办公环 境不适宜，会增加秘书的体力消耗，体力消耗过多则生疲劳，疲劳生则工作兴趣减低。兴趣低，工作效率必随之递降。

（3）心理方面：办公环境的不适宜，会引起秘书对工作 厌烦的心理反应。这种心理反应自然降低工作效率。心理厌烦 导致人的精神苦闷及抑郁和怒怨之感。这些心情对工作效率皆 有不良影响。

办公室环境的管理原则

办公环境的管理是指对办公室环境加以合理的设计，组织 和控制，使其达到最符合秘书工作的需要，进而提高工作效率，完成组织欲达到的使命。在对办公环境进行管理的过程中，要坚 持以下的原则：

（1）方便，即办公室的布局应该力求方便省时，如相关的 部门及设备应尽可能安排在相邻的地方，以避免不必要的穿插迂 回，便于工作的协调和同步进行；

（2）舒适整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文具的摆放要井然有序。（3）和谐统一，即办公桌椅，文件柜，办公自动化设备等 的大小，格式，颜色等协调统一，这不仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。

（4）安全，即布置办公室时要留意附近的办公环境和办公 室存放财物的安全条件；信息，如纸质文件，存储在计算机里的 数据等的安全和保密能否得到保障；电器的电源，电线，器物的 摆放是否对人员造成生理上的危害等。

二、日常安排与管理

（一）日程安排

1、日程安排的内容（1）各种接待、约会。（2）商务旅行活动。（3）参加各类会议。（4）到车间进行实地检查或指导。（5）组织的各类重大活动的安排。（6）领导私人活动的安排。

1、日程安排的基本要求

（1）统筹兼顾（2）安排规范（3）效率原则（4）突出重点（5）留有余地（6）适当保密（7）事先同意

3、日程安排的形式

年计划表、月计划表、周计划表、日程表

4、注意的事项

以记叙、说明为主要表达方式。编写要留有余地。所有日程安排都要应按领导的意思去办。活动与活动之间要有一定的间隙时间。要认真核查日程表，以提高工作效率。对已处理完的工作，一般应注明结果。

（二）约会安排

1.约会的定义：约会也称约见，是指上司在事先约定的时间、地点与别人会面洽谈业务，会商工作。

2.约会安排的基本原则：

要根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见。要区分轻、重、缓、急，合理安排约见。

协助领导搜集有关信息，使领导事先做到心中有数。

酌情弹性。这种弹性包含两方面内容，一是指办公室人 员安排约见时间要错开进行，不可太紧或太松。二是早 期安排的约见，时间不能太确定，因届时也可能会因情 况有变而更动约见时间。

办公室人员要注意提醒领导准时赴约，如果领导不能按 事先约好的时间进行约见，办公室人员要设法及早通知 对方。保证准时赴约，不误约，不失约。3.约会安排的方法：

预先安排约会活动；记好日历和备忘录；提醒领导准时赴约 保证领导顺利赴约；做好约会前后的服务工作 4.约会安排的方式

电话约会.书面约会.当面约会.约会卡片 5注意事项：

配合领导的时间表；:不要让领导在出差回来当天安排约会；

不要在节假日安排约会；重要约会应在约见前与对方联络一次，确认此事； 订好或确定好约会的场所；及时通知对方赴会；提醒领导赴会；

适当保密；处理好变更的约会。在早上要预留一小时的时间处理日常工作； 尽量不要在星期一的早上安排上司的约会；

在前往其他公司拜会他人，应该预留半小 时左右的时间在路途上； 安排约会时间安排不要过于紧凑，注意酌 留弹性。

（三）时间管理

时间管理一般通过编排时间预订表和时间计划 表来进行时间的安排分配。

1、时间管理的要素（1）强烈的时间观念。

（2）清晰的时间成本效益观念（3）时刻牢记时效观念。

（4）定量控制自己时间的能力。3.时间管理的分类

一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求 而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时 间；

一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自 由支配的时间。对时间管理的成功，不在于其在不可控时间中 表现如何良好，而在于尽量把不可控时间变为 可控时间。

4、时间管理的一般原则

（1）用精力最佳时间干最重要的工作。（2）消费时间要计划化、标准化、定量化。（3）保持时间上的弹性。（4）反省浪费的时间。

（5）保持时间利用的相对连续性。（6）一般工作“案例化”，固定工作“标准化”。（7）严禁事必亲躬。

（8）坚持从现在做起的信念。

（9）保留自我时间管理的最低批量时间。５、秘书时间管理的方法（1）、ABCＤ工作法

现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的 重要和紧急程度，将各种事务划为A、B、C、D四 个类别，即ABCD工作法。如下图。

三、印信管理

（一）、印章的种类 1.印章的形状

圆形：国家行政机关；企事业单位；社会团体 方形：领导人；法人

其他印章（收发章、财务章）：长方形、三角形、椭圆形 2.印章的文字

公章按规定使用国务院公布的规范简化汉字，字体为宋体，（二）印章的刻制

印章的刻制必须严格按照国家规定办理。途径有二：

①由上级主管机关刻制颁发；

②由本单位法人代表申请，经主管部门批准后进行。无论刻制哪一级单位的公章，都要有 ①上级单位批准的正式公文； ②到公安部门登记；

③由公安部门指定刻字单位刻制。不得私自刻制公章

自左向右环形排列。

（三）、印章的管理

（1）保存：文秘人员管理，放置在办公室或机要室带锁抽 屉内。（2）使用：一般在办公室内使用；外出使用需经领导批准，印章保管人监督。

（3）丢失：保护现场，报告领导，查明情况，及时处理。必要时请公安机关协助查找。（4）保养：文秘人员要及时清洗印章。先浸湿印章，擦上 肥皂或洗衣粉，用小刷子反复在清水中刷洗。

（4）正确用印。确定好印模方向，醮匀印泥，端正盖印。印 一般盖在书名中间，上不压正文，下骑年盖月。

（5）用印监督。印章必须要由文秘人员保管、监控，用毕迅 速收回。（6）印章停用。当单位发生合并、撤销、名称更改时，原印 章应停止使用并做好善后工作。文秘人员要发出停用印章通知

书，告知有关单位正式停用日期。同时要及时办理停用的登记、上交、清退、存档、处理和销毁工作。

（四）介绍信

介绍信是介绍企业成员出外办理有关公务 并证明其身份的一种书面凭证。它具有介 绍和证明的双重作用。

从文面格式来看，介绍信有两种：

⑴ 书信式：是用一般公文用纸（或印有单位名称的信 笺）书写的介绍信

⑵ 印刷式：是单位正式介绍信，先设计好固定的格式，然后大批量印刷，使用时只需在相关条项 内填上相应的内容即可。印刷式介绍信一般都由持出联和存根两部 分组成。介绍信的使用

⑴ 凡领用介绍信者须经有关领导批准，秘 书不得擅自开具发放；

⑵ 开具介绍信时应由秘书自己填写介绍信 栏目内各项内容，要求真实、完整，存根 内容应与持出联内容一致。书写要工整，不得涂改，如果必须修改，要加盖更正章，或在修改处加盖公章；

⑶ 介绍信上应加盖企业公章，分别在右下 方日期栏和存根线上（骑缝章）方为有效； ⑷ 秘书不得将空白介绍信或单位信笺加盖 公章后交给领用人，不得委托他人或让领 用人自己填写盖章，否则，出了事故，秘 书要负责任； 介绍信的管理

（1）介绍信一般和公章由同一人（秘书）保管并使用，与公章须同等重视，不得缺 页或丢失；

（2）发放介绍信要进行登记，领用人要履 行签字手续。印刷式介绍信可在存根上签字，书信式介 绍信在专用登记表上签字

⑶ 介绍信开出后，如因故没有使用，应说 明原因，立即退回，并将其粘贴在原存根 处。⑷ 介绍信不得随意放置，要妥善保管，防 止丢失被盗。办公室印信管理注意事项

1、秘书在保管和使用印信时应极其认真负 责，讲原则，不循私情；

2、建立和规范印信管理制度，一切按规定 办事；

3、印信若遗失，应立即通过新闻媒介公告 作废，同时采取紧急补救措施，以避免造 成任何损失。5.使用介绍信者的合法身份与事由要严格审核。

6.单位名称要用全称或规范化的简称。7.介绍信要有编号和骑缝章。8.要态度诚恳，措词得当。用语应委婉而不隐 晦，自信而不自大。9.篇幅不宜过长，言简意赅，文字要顺畅，字 迹要工整。

四、向领导汇报工作

向领导汇报工作，就是向上级领导反映情 况，以求得指导和帮助的重要方法

（一）汇报工作的基本分类 从汇报体裁的类型上

1.综合性汇报2.专题汇报3.随机性汇报4.提示性汇报5.介绍性汇报 从汇报内容的分类上

1、情况汇报

2、经验汇报

3、问题汇报

4、计划汇报 从汇报方式的分类上

1、书面汇报

2、口头汇报

3、书面准备，口头汇报 从对象的分类

1、主动汇报，内容：1.新思路想法，没实施前 汇报以得肯定；2.难以克服的困难，汇报以得指点。

2、被动汇报按领导要求进行，内容：汇报单位 或个人特定时间 内某一方面工作 开展情况。

（二）汇报前准备

充分准备、因人而宜、明确目的（三）汇报时

汇报时的原则：用词准确；把握时机；抓住重点；实事求是；新颖制胜

（四）汇报内容中常见的问题

主题不突出；偏离主题，个人偏见；滔滔不绝讲了半天自已也、说不清讲了些什么； 大话空话，官话连篇；观点陈旧而没新意，思想肤浅而缺深度；造假事例 编假数字

（五）汇报后 勿忘“请示”

汇报结束，及时请示领导的意见和指示。做好记 录，认真对待。能立即落实的当即表明态度；一 是难以落实的，如实反映，并做出计划，表示决 心。待领导示意结束后，方可结束。日常准备： 随身携带笔记本

搜集领导关心的方方面面

提供充足背景信息和方案，关键部分留领导来填

第九章 会务工作

1.1 会议的涵义

会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。1.2 会议的要素

1、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。

2、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。

3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。

4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。

1.3 会议的作用及缺陷 1．会议作用（1）．交流信息，互通情报（2）．发扬民主，科学决策（3）．组织领导，推动工作（4）．带动消费，促进经济（5）．联络感情，塑造形象 2.会议缺陷（1）．造成时间、精力的浪费（2）．造成经济的浪费（3）．造成信息的重复、浪费（4）．滋长不正之风

1.4 会议的种类

1.按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。

2.按性质分：法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性、专题性、综合性。

3、按时间分：定期和非定期。

4、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会.5、按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。

6、公司常见会议类型：经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。

1.4 会议的申报与审批

1、申报与审批的形式：口头申报、书面申报、会议申报。

2、会议申批的原则：精简从严原则、“一枝笔”原则。1.5 会议成本意识：会议成本= 2ABT

式中：A —与会者平均工资的3倍（以小时计）;B —参加会议的人数;

T —会议的时间（以小时为单位）。1.6 会议秘书工作的基本任务

1、组织的工作：(1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；

(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组(5)布置会场，安排座次；

(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；(7)负责会议签到；(8)会中组织和协调；(9)会场其他组织和管理；(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(11)会议的结束收尾工作。2．文书工作

(1)会议文书的起草；(2)会议文书编写；

(3)会议文书印发及管理。3．生活管理工作

(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；(5)与会人员的医疗保健。

4．安全保卫工作

(1)会议的保密工作；(2)会议的警卫工作；

(3)会场内外的安全保卫工作。会务工作的具体内容

12.5 会见与会谈 会见与会谈准备

1、收集对方的相关资料 ①对方求见的目的 ②对方的求见对象

③对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等特征 ④对方参加会见的人数、姓名、职务等。⑤主要求见人的详细资料

2、通知主方参加会见和会谈的人员 ①通知主方接见人 ②通知主方陪同人员 ③通知主谈人

④通知其他会谈人员

3、了解会见与会谈的地点和时间

（1）会见的地点和时间：会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。会见的时间根据会见的性质来定。

（2）会谈的地点和时间：会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。会谈的时间安排应先征求对方的意见。

4、通知对方

会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。

了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。

如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。

5、场所的布置及座位安排（1）场所的布置

会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。

会谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果是涉外谈判，应摆放两国国旗)，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。

会谈

会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。

会谈的内容较为正式，专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。会见、会谈的区别

1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强。

2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。