监理文件档案资料管理规定_监理资料档案管理制度
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监理文件档案资料管理规定
为给监理工作的顺利开展创造良好的前提条件，提高监理文件档案资料的管理水平，提高监理工作效率，同时为建设工程档案整理提供可靠依据，根据《建设工程文件归档整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等有关规范及要求，结合安徽华电一期工程实际情况，特制定本规定。
（一）、监理文件档案资料管理的归口管理部门及管理流程
办公室在总监理工程师的领导下，全面负责项目监理部文件档案资料的收集、整理、发放、归档等一系列管理工作，信息资料管理员负责具体管理工作。
监理文件档案资料的管理流程是：首先，在项目监理部内部，所有文件和档案资料都必须先送交办公室，由信息资料管理员进行统一整理分类，归档保存，然后由信息资料管理员根据总监理工程师或总监理工程师代表的指令和监理工作的需要，分别将文件和档案资料传递给有关的监理工程师。其次，在项目监理部外部，也由办公室发送或接收建设单位、设计单位、施工单位等其他单位的文件和档案资料。保证所有的文件和档案资料只有一个进出口通道，从而在组织上保证监理文件和档案资料的有效管理。
监理工程师可以自行查阅经整理分类后的文件和档案，重要文件和档案资料的查阅需经总监理工程师批准。
（二）、监理文件档案资料的分类存放
监理文件档案资料按以下原则（性质）分类，共分17大类。这些资料都是在监理工作过程中逐步形成的，由项目监理部办公室进行保存。根据现场办公条件，办公室配备一定数量的档案盒或档案架，以及一定数量的档案柜或档案架，进行文件档案资料的存放，存放条件符合有关要求。根据其具体性质，在监理任务结束后，这些文件档案资料有的需要向建设单位移交，有的需向监理单位总部移交，并由这些单位按一定的期限保存。
1、合同文件（A类）⑴委托监理合同
A-1-1 1 ⑵监理招标文件
A-1-2 ⑶监理投标文件A-1-3 ⑷建设工程施工合同A-2 ⑸工程暂停令及复工通知A-3 ⑹费用索赔处理文件A-4 ⑺工程延期及工程延误处理文件A-5 ⑻合同变更及争议调解文件A-62、勘察、设计文件（B类）⑴可行性研究报告B-1 ⑵设计任务书、扩大初步设计B-2 ⑶工程测绘资料、地形图B-3 ⑷工程地质、水文地质勘察报告B-4 ⑸测量基础资料B-5 ⑹施工图及说明文件B-6 ⑺图纸会审记录B-7 ⑻设计交底有关记录及会议纪要B-8 ⑼工程变更文件B-93、监理工作指导文件（C类）⑴监理大纲C-1 ⑵监理规划 C-2 ⑶监理实施细则C-3 ⑷工程进度控制计划C-4-1 ⑸工程质量控制计划C-4-2 ⑹工程投资控制计划C-4-34、施工工作指导文件（D类）⑴施工组织设计（总体或分阶段）（D-1）⑵单位或分部工程施工方案（D-2）⑶季节性施工方案（D-3）
⑷其他专项（分项工程）施工方案（D-4）
5、资质资料（E类）
⑴总包单位资质资料及人员上岗证（E-1）⑵材料、构配件、设备供应单位资质资料（E-2）
⑶工程试验室（包括有见证取样送检试验室）资质资料（E-3）
6、工程进度文件（F类）⑴工程开工报审文件 ⑵工程进度计划报审文件 ⑶工程竣工报审文件 ⑷其他有关工程进度控制文件
7、工程质量文件（G类）
⑴建筑材料、构配件、设备报审文件（G-1）⑵施工测量放线报审文件（G-2）⑶施工试验报审文件（G-3）⑷有见证取样送检报审文件（G-4）⑸分项工程质量报审文件（G-5）⑹分部/单位工程质量报审文件（G-6）
⑺工程质量问题处理记录及质量事故处理报告（G-7）⑻其他有关工程质量控制文件（G-8）
8、工程造价审批文件（H类）⑴工程施工概（预）算报验资料（H-1）⑵工程量申报及审批资料（H-2）⑶工程预付款报批文件（H-3）⑷工程款报批文件（H-4）⑸工程变更费用报批文件（H-5）⑹工程竣工结算报批文件（H-6）⑺其他有关工程造价控制的资料（H-7）
9、会议纪要（I类）
⑴第一次工地会议纪要及监理交底会议纪要（I-1）⑵监理例会会议纪要（I-2）⑶专题工地会议纪要（I-3）⑷其他会议纪要文件（I-4）
10、监理报告（J类）⑴监理月报（J-1）⑵专题报告（J-2）
11、监理工作函件（K类）
⑴监理工程师通知单、监理工程师通知回复单（K-1）⑵监理工作联系单（K-2）
12、工程验收文件（L类）⑴中间验收文件（L-1）⑵设备安装专项验收记录（L-2）⑶工程竣工验收报验表（L-3）⑷人防工程验收记录（L-4）⑸消防工程验收记录（L-5）⑹其他有关工程的验收记录（L-6）⑺单位工程验收记录（L-7）⑻工程质量评估报告（L-8）
⑼工程竣工验收备案表及竣工移交证书（L-9）
13、监理日记（M类）⑴项目监理日志（M-1）⑵监理人员监理日记（M-2）
14、监理工作总结（N类）⑴阶段工作小节（N-1）⑵监理工作总结（N-2）
15、监理工作记录文件（O类）⑴监理巡视记录 ⑵旁站检查记录 ⑶监理抽查记录 ⑷监理测量资料 ⑸工程照片及声像资料
16、工程管理往来函件（P类）⑴建设单位函件（P-1）⑵施工单位函件（P-2）⑶设计单位函件（P-3）⑷政府部门函件（P-3）
17、监理内部文件（Q类）⑴技术性文件（Q-1）⑵法规性文件（Q-2）⑶管理性文件（Q-3）
按上述分类原则，办公室信息资料管理员首先形成文件档案资料的整体框架，准备相应的档案盒或档案夹，随着文件档案资料的陆续形成，及时进行存放。
档案盒在脊背上标明“北京中达联监理公司芜湖项目监理部 ZDLWH-A（B、C等）”字样，A、B、C为上述分类号，盒内首页为卷内目录。
（三）监理文件档案资料的归档保存
根据《建设工程文件档案归档整理规范》（GB/T50328-2001）规定，在监理过程中逐步形成的监理文件档案资料中，有10大类27个，要求移交给不同的单位，并按一定的期限保管。保管期限分为永久、长期、短期三种期限。永久是指监理文件档案资料需永久保存，长期是指监理文件档案资料的保存期限等于该工程的使用寿命，短期是指监理文件档案资料的保存期限在20年以下。需 5 要同时移交两个单位的，文件档案资料在形成的过程中就要同时形成两份。
⑴监理规划
①监理规划（建设单位长期保存、监理单位短期保存）②监理实施细则（建设单位长期保存、监理单位短期保存）③监理部总控制计划（建设单位长期保存、监理单位短期保存）
⑵监理月报中的有关质量问题（建设单位长期保存、监理单位长期保存）⑶监理会议记要中的有关质量问题（建设单位长期保存、监理单位长期保存）
⑷进度控制
①工程开工/复工审批表（建设单位长期保存、监理单位长期保存）②工程开工/复工暂停令（建设单位长期保存、监理单位长期保存）
⑸质量控制
①不合格项目通知（建设单位长期保存、监理单位长期保存）
②质量事故处理报告及处理意见（建设单位长期保存、监理单位长期保存）
⑹造价控制: ①预付款报审与支付（建设单位长期保存）②预付款报审与支付（建设单位短期保存）
③设计变更、洽商费用报审与签认（建设单位长期保存）
④工程竣工决算审核意见书（建设单位长期保存，送城建档案管理部门保存）
⑺分包资质：
①分包单位资质材料（建设单位长期保存）②供货单位资质材料（建设单位长期保存）③试验等单位资质材料（建设单位长期保存）
⑻监理通知：
①有关进度控制的监理通知（建设单位、监理单位长期保存）②有关质量控制的监理通知（建设单位、监理单位长期保存）③有关造价控制的监理通知（建设单位、监理单位长期保存）⑼合同与其他事项管理：
①工期延期报告及审批（建设单位永久保存，监理单位长期保存）②费用索赔报告及审批（建设单位、监理单位长期保存）
③合同争议、违约报告及处理意见（建设单位永久保存、监理单位长期保存）④合同变更材料（建设单位、监理单位长期保存）
⑽监理工作总结
①专题报告（建设单位长期保存、监理单位短期保存）②月报总结（建设单位长期保存、监理单位短期保存）③工程竣工总结（建设单位、监理单位长期保存）④质量评估报告（建设单位、监理单位长期保存）
此外，工程准备阶段文件及施工文件中有一些也需要项目监理部收集并向监理公司北京总部移交，具体如下。
1、工程准备阶段文件： ⑴监理委托合同（长期保存）
⑵项目监理部及负责人名单（长期保存）
2、施工文件，主要指其中的工程质量检验记录： ⑴检验批（安装工程中指分段工程）质量验收记录（长期保存）⑵分项工程质量验收记录（长期保存）⑶分部（子分部）工程质量验收记录
建筑工程中还包括： ⑷基础、主体工程验收记录
上述文件档案资料归档移交时，按建设单位和监理公司总部要求进行整理，装订成册并填写规定的档案号。
（四）监理文件档案资料借阅、更改和报废
项目监理部存放的文件和档案原则上不得外借，如政府部门、建设单位或施工单位确有需要，应经过总监理工程师或其授权的监理工程师同意，并在办公室办理借阅手续。监理人员在项目实施过程中需要借阅文件和档案时，应填 7 写文件借阅单，并明确归还时间。信息资料管理员办理有关借阅手续后，应在文件夹的内附录上作特殊标记，明确文件的去处。
监理文件档案的更改应由原制定部门相应人员执行，涉及审批程序的，由原审批责任人员执行。监理文件档案更改后，由信息资料管理员填写监理文件档案更改通知单，并负责发放新版本文件。发放过程中必须保证项目参建单位有相关文件的有效版本。文件档案换发新版时，应由信息资料管理员负责将原版本收回作废。如考虑日后有可能出现追溯需求，信息资料管理员可以保存作废文件的样本以备查阅。
（五）其他规定
在第（二）部分监理文件档案资料的分类存放中的17类监理文件档案资料，根据古交项目监理部的实际情况，原则上均由办公室信息资料管理员保存，但是个别资料由于监理工程师在实际监理工作中经常使用，所以由监理工程师保存，需要在监理工程结束后移交的，监理工程结束后上交信息资料管理员。具体如下所述，序号仍使用原序号。
2、勘察、设计文件（B类）
（6）施工图及有关说明
（7）图纸会审有关记录
（8）设计交底有关记录及会议纪要（9）工程变更文件
4、施工工作指导文件（D类）（2）单位或分部工程施工方案（3）季节性施工方案
（4）其他专项（分项工程）施工方案
6、工程进度文件（F类）
7、工程质量文件（G类）
8、工程造价审批文件（H类）
11、监理工作函件（K类）
812、工程验收文件（L类）
15、监理工作记录文件（O类）
以上几类文件资料需由专业监理工程师保存，由施工单位、设计单位报送，办公室接收的，如施工图及有关说明、施工方案、信息资料管理员还要进行登记造册。其他几类文件资料由信息资料管理员直接保存。
办公室要建立总的文件档案资料清单目录。
由各专业监理工程保存的，监理工程师要对文件资料按单位工程或标段、文件资料性质等进行分类保存，并建立自己的文件目录清单，以便于查阅，有追溯要求的，要考虑追溯要求。文件目录清单要上报办公室。
