展会流程（材料）_展会基本流程

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展会相关流程

第一章

提出参展需求

一、由相关人员说明参展的目的，提出明确的参展需求，包括展会信息：展会的名称，开展时间，展会地点，展会规模，展会相关性；展位信息：展位的面积，几面开口，展位布置要求，供电模式，结构信息，其他信息：展会的预算，展品，发运，参展人员，宣传品需求，培训需求。展会计划审批意见表见附件1.二、展会计划审批表申请报送公司领导，领导审批是否参加该展会。注：（建议国内展会提前2-2.5个月，国外展会至少提前3-3.5个月提出参展需求，否则准备过于仓促，造成展会效果不佳。）

三、领导通过审批后，审批单下达给展会总负责人，筹备工作开始。

第二章

确定展品

一、自相关人员提出参展要求获批以后，展会总负责人组织商务技术部、国际贸易部、生产部、结构部、照明等相关人员开会讨论相关事宜，明确各部门配合工作，确定初步时间节点。

二、经领导、各部门讨论后选择展品。如会上无法马上确认展品，请2-3日内确定展品详单，报送商务技术部人员，以便下产品任务单和展位装修方案。

三、展品确认后，无特殊情况尽量减少更改，以免造成生产、展位方案的改变，影响整体进度。如更改展品，请立即告知展会各负责人。

第三章 展位申请

一、每年固定参加的展会，广交会（春季、秋季）由国际贸易部根据外贸需求，登陆易捷通完成申请。

二、其他展会由商务技术部人员完成展位申请。

第四章 展位付款

一、确定申请展位类型和面积后，按照展会要求，由商务技术部专员填好相关单据，领导签字确认后，向财务部申请付款。

二、展位施工图纸确认后，按照与展位公司签订的合同要求，由相关负责人填好相关单据，领导签字确认后，向财务部申请付款。

第五章 展位设计

一、根据展位规模和展会装修要求，由商务技术部专员联系展位服务公司，招标设计方案，最终展位设计方案由展位总负责人、领导审核签字确认。

二、展位施工方案由商务技术部，结构部，如含照明展品，照明部相关负责人一起确认。

第六章 展品的准备

一、由展会总负责人牵头，各部门积极配合共同完成。按时间节点准时、保质保量准备展品。商务技术部跟踪进度，协调各部门，把情况及时汇报给总负责人。

二、关键：负责发货人员尽早制作展品的详单、确定包装箱尺寸。

三、商务技术部人员负责制作产品的连线图、配电图等。技术部人员与发货专员及时沟通和配合，明确各备品备件的数量。

四、展会用电电量、强电由电子电气部专员负责。

五、结构部同事给出框架制作的建议，如箱体距地面的高度和背后预留空间大小等。结构图纸确认后，发给商务技术部相关，便于展会服务公司施工作参考。

第七章 展品发货

一、展品调试完成后，由展会总负责人，生产部，质量部，商务技术部、参展人员等到现场，检查箱体，各部门确认没有问题后，生产检箱，展品打包。

二、发货相关人员和商务技术部人员配合核对展品、备品的数量、型号等，确认无误后签字，避免发生展品、备品数量不足，影响展品使用。

三、包装完成后，装外包装，发货，直至发货完成。

第八章箱体标识要求一、二、三、四、LED显示屏行列号标签粘贴牢固，字体清晰（如国外展会要求英文）产品品名、型号标识明确。备品备件：标识明确。外包装箱唛头明确。

第九章 展会后展品回运一、二、展位撤展后，展位负责人应告知发货专员的展品回运时间。

回运展品到达后，发货专员、展位负责人对展品进行核对，对损失，丢失，或售出的展品进行汇报，商务技术部人员清点剩余画册数量。

第十章展会宣传品

一、由相关人员提出具体需求，是否需要宣传品（如画册，光盘等）以及宣传品的数量，如没有具体要求，按现有库存画册准备。

第十一章 展前培训和人员规范

一、由技术部、工程部、研发部根据参展人员提出的需求在展会前2周左右，组织参展人员培训。

二、三、展会期间，全体参展人员要求统一着装。

参展人员提供展会的现场照片、客户洽谈的照片至少5张，把展位的设计搭建的建议反馈给商务技术部人员。

四、展会后，做好总结会。