公司内部控制具体规范第2号采购与付款_采购及付款内部控制
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公司内部控制具体规范第2号--采购与付款
（征求意见稿）第一章总则
第一条为了引导公司加强对采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《公司内部控制规范--基本规范》以及国家有关法律法规，制定本规范。
第二条本规范所称采购与付款，主要是指公司外购商品并支付价款的行为。公司外购劳务并支付价款的控制，可以参照本规范的规定执行。
第三条公司在建立并实施采购与付款内部控制制度中，至少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：
（一）权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理；
（二）请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确；
（三）采购与验收的管理流程及有关控制措施应当清晰，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应有明确规定；
（四）付款方式、程序、审批权限和与客户的对账办法应当明确。
第二章职责分工与授权批准
第四条 公司应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
公司采购与付款业务的不相容岗位至少包括：
（一）请购与审批；
（二）询价与确定供应商；
（三）采购合同的订立与审核；
（四）采购、验收与相关会计记录；
（五）付款的申请、审批与执行。
第五条公司应当建立采购与付款业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购与付款业务。
公司业务采购权应当尽量集中，实施集中或相对集中采购，或采取集中招标形式，以提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本和费用。
第六条 公司可以根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害公司利益的风险。
第七条 公司应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单(或采购合同，下同)、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。
第三章请购与审批控制
第八条公司应当建立采购申请制度，依据购置商品或劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。
公司采购需求应当与公司生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。请购部门提出的采购需求，应当明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。
第九条 公司应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，具有请购权的部门应当严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，具有请购权的部门应当对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。
第十条 公司应当建立严格的请购审批制度。对于超预算和预算外采购项目，应当明确审批权限，由审批人根据其职责、权限以及公司实际需要对请购申请进行审批。
第四章采购与验收控制 第十一条公司应当建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序及计量方法等作出明确规定，确保采购过程的透明化。
公司应当建立供应商评价制度，由公司的采购部门、请购部门、生产部门、财会部门、仓储部门等相关部门共同对供应商进行评价，包括对所购商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况等进行综合评价，并根据评价结果对供应商进行调整。
公司应当对紧急、小额零星采购的范围、供应商的选择作出明确规定。下属的分支机构应当尽量避免多头对同一供应商。
第十二条 公司应当根据商品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。一般物品或劳务等的采购可以采用订单采购或合同订货等方式，小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。公司应当对例外紧急需求、小额零星采购等特殊采购处理程序作出明确规定。
公司应当成立由公司管理层，以及来自采购、请购、生产、财会、内审、法律等部门的负责人组成的采购价格委员会，明确采购价格形成机制。大宗商品或劳务采购等必须采用招投标方式确定采购价格，并明确招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。其他商品或劳务的采购，应当根据市场行情制定最高采购限价，不得以高于采购限价的价格采购。以低于最高采购限价进行采购的应以适当方式予以奖励。公司应根据市场行情的变化适时调整最高采购限价。委托中介机构进行招投标的，应当加强对中介机构的监督。
第十三条 公司应当充分了解和掌握有关供应商信誉、供货能力等方面的信息，由采购、使用等部门共同参与比质比价，并按规定的授权批准程序确定供应商。小额零星采购也应当由经授权的部门事先对采购价格等有关内容进行审核。对单价高、数量多的物资采购，公司应当制定严格的比质比价采购制度。
第十四条 公司应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具检验报告、计量报告和验收证明。
对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应当查明原因，及时处理。
第五章付款控制
第十五条公司应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和《公司内部控制具体规范第xx号--货币资金》的规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。
第十六条 公司财会部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。财会部门应当参与商定对供应商付款的条件。
第十七条 公司应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。
公司应当加强对大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。
第十八条 公司应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。
第十九条 公司应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。
第二十条 公司应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应当查明原因，及时处理。
公司内部控制具体规范第3号--存货
（征求意见稿）
第一章总 则
第一条为了引导公司加强对存货的管理和控制，保证存货的安全完整，提高存货运营效率，保证合理确认存货价值，防止并及时发现和纠正存货业务中的各种差错和舞弊，根据《会计法》、《公司内部控制规范--基本规范》以及国家有关法律法规，制定本规范。
第二条本规范所称存货，是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料，主要包括各类材料、在产品、半成品、产成品、商品等。
公司代销、代管存货，委托加工、代修存货也适用于本规范。
第三条公司在建立并实施存货内部控制制度中，至少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：
（一）权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理；
（二）存货请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确；
（三）存货采购、验收、领用、盘点、处置的控制流程应当清晰，对存货预算、供应商的选择、存货验收、存货保管及重要存货的接触条件、内部调剂、盘点和处置的原则及程序应当有明确的规定；
（四）存货成本核算方法、跌价准则计提等会计处理方法应当符合国家统一的会计制度的规定。
第二章岗位分工及授权批准
第四条公司应当建立存货业务的岗位责任制，明确内部相关部门和岗位的职责、权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。存货业务的不相容岗位至少包括：
（一）存货的请购与审批，审批与执行；
（二）存货的采购与验收、付款；
（三）存货的保管与相关会计记录；
（四）存货发出的申请与审批，申请与会计记录；
（五）存货处置的申请与审批，申请与会计记录。
第五条公司应当配备合格的人员办理存货业务。办理存货业务的人员应当具备良好的业务知识和职业道德，遵纪守法，客观公正。公司要定期对员工进行相关的政策、法律及业务培训，不断提高他们的业务素质和职业道德水平。
第六条公司应当对存货业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对存货业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理存货业务的职责范围和工作要求。
第七条审批人应当根据存货授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。
经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。
第八条公司内部除存货管理部门及仓储人员外，其余部门和人员接触存货时，应由相关部门特别授权。如存货是贵重物品、危险品或需保密的物品，应当规定更严格的接触限制条件，必要时，存货管理部门内部也应当执行授权接触。
第九条公司可以根据业务特点及成本效益原则选用计算机系统和网络技术实现对存货的管理和控制，但应注意计算机系统的有效性、可靠性和安全性，并制定防范意外事项的有效措施。
第三章 请购与采购控制
第十条公司应当建立存货采购申请管理制度，明确请购相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。
公司自行生产的产成品应当按照成本费用有关规定，合理计算产品成本。
第十一条公司应当根据仓储计划、资金筹措计划、生产计划、销售计划等制定采购计划，对存货的采购实行预算管理，合理确定材料、在产品、产成品等存货的比例。第十二条公司应当指定专人逐日根据各种材料的采购间隔期和当日材料的库存量，分析确定应采购的日期和数量，或者通过计算机管理系统重新预测材料需要量以及重新计算安全存货水平和经济采购批量，据此进行再订购，尽可能降低库存或实现零库存。
第十三条公司确定采购时点、采购批量时，应当考虑公司需求、市场状况、行业特征、实际情况等因素。
第十四条公司应当对采购环节建立完善的管理制度，确保采购过程的透明化。公司应根据预算或采购计划办理采购手续，严格控制预算外或计划外采购。公司应当根据预算有关规定，结合本系统的业务特点编制存货年度、季度和月份的采购、生产、存储、销售预算，并按照预算对实际执行情况予以考核。
存货采购和审批程序，按照《公司内部控制具体规范第xx号-采购与付款》的有关规定执行。
第四章验收与保管控制
第十五条公司应当对入库存货进行质量检查与验收，保证存货符合采购要求。
第十六条外购存货入库前一般应经过以下验收程序：
（一）检查订货合同、入库通知单、供货公司提供的材质证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据与待检验货物之间是否相符；
（二）对拟入库存货的交货期进行检验，确定外购货物的实际交货期与订购单中的交货期是否一致；
（三）对待验货物进行数量复核和质量检验，必要时可聘请外部专家协助进行；
（四）对验收后数量相符、质量合格的货物办理相关入库手续，对经验收不符合要求的货物，应及时办理退货或索赔；
（五）对不经仓储直接投入生产或使用的存货，应当采取适当的方法进行检验。
第十七条拟入库的自制存货，生产部门应组织专人对其进行检验，只有检验合格的产成品才可以作为存货办理入库手续。由生产车间发出至客户、实物不入库的产成品，以及采购后实物不入库而直接发至使用现场的外购存货，应当采取适当方法办理出、入库手续。
第十八条公司应当建立存货保管制度，加强存货的日常保管工作。
（一）因业务需要分设仓库之情形，应当对不同仓库之间的存货流动办理出入库手续；
（二）应当按仓储物资所要求的储存条件贮存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施；
（三）贵重物品、生产用关键备件、精密仪器和危险品的仓储，应当实行严格审批制度。
第十九条存货管理部门对入库的存货应当建立存货明细账，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财会部门就存货品种、数量、金额等进行核对。
入库记录不得随意修改。如确需修改入库记录，应当经有效授权批准。
第二十条对于已售商品退货的入库，仓储部门应根据销售部门填写的产品退货凭证办理入库手续，经批准后，对拟入库的商品进行验收。因产品质量问题发生的退货，应分清责任，妥善处理对于劣质产品，可以选择修复、报废等措施。
第二十一条公司应当根据自身的生产经营特点制定仓储的总体计划，并考虑工厂布局、工艺流程、设备摆放等因素，相应制定人员分工、实物流动、信息传递等具体管理制度。
存货的存放和管理应指定专人负责并进行分类编目，严格限制其他无关人员接触存货，入库存货应及时记入收发存登记簿或存货卡片，并详细标明存放地点。
第二十二条公司应当加强存货的日常保管工作。仓储部门应当定期对存货进行检查，确保及时发现存货损坏、变质等情况。
公司应当重视生产现场的材料、低值易耗品、半成品等物资的管理控制，防止浪费、被盗和流失。第二十三条存货采购应当按照国家统一的会计制度的规定进行初始计量，正确核算存货采购成本。
第五章 领用与发出控制
第二十四条公司应当建立严格的存货领用和发出制度。
公司生产部门、基建部门领用材料，应当持有生产管理部门及其他相关部门核准的领料单。超出存货领料限额的，应当经过特别授权。
库存商品的发出需要经过相关部门批准，大批商品、贵重商品或危险品的发出应当得到特别授权。仓库应当根据经审批的销售通知单发出货物，并定期将发货记录同销售部门和财会部门核对。
第二十五条公司应当明确发出存货的流程，落实责任人，及时核对有关票据凭证，确保其与存货品名、规格、型号、数量、价格一致。
第二十六条公司财会部门应当针对存货种类繁多、存放地点复杂、出入库发生频率高等特点，加强与仓储部门经常性账实核对工作，避免出现将已入库存货不入账或已发出存货不销账之情形。
第六章盘点与处置控制
第二十七条公司应当制定并选择适当的存货盘点制度，明确盘点范围、方法、人员、频率、时间等。
第二十八条公司应当制定详细的盘点计划，合理安排人员、有序摆放存货、保持盘点记录的完整，及时处理盘盈、盘亏。对于特殊存货，可以聘请专家采用特定方法进行盘点。
第二十九条存货的盘盈、盘亏应当及时编制盘点表，分析原因，提出处理意见，经相关部门批准后，在期末结账前处理完毕。
第三十条仓储部门应通过盘点、清查、检查等方式全面掌握存货的状况，及时发现存货的残、次、冷、背等情况。
仓储部门对残、次、冷、背存货的处置，应当选择有效的处理方式，并经相关部门审批后作出相应的处置。
第三十一条存货的会计处理，应当符合国家统一的会计制度的规定。发出存货计价方法的选择，应当反映存货的特点及公司内部存货流转的管理方式，防止通过人为调节存货计价方法操纵当期损益。
存货发出的计价方法包括先进先出法、加权平均法或个别计价法。公司应当结合自身实际情况，确定存货计价方法。计价方法一经确定，未经批准，不得随意变更。
仓储部门与财会部门应结合盘点结果对存货进行库龄分析，确定是否需要计提减值准备。经相关部门审批后，方可进行会计处理，并附有关书面记录材料。
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