管理文秘重点_管理文秘笔记
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管理文秘
一、名词解释
1、骑边章是指除应由当事人盖落款章，所在单位盖证见章外，还必须将该材料多页沿边取齐后均匀错开，从首页至末页骑页边加盖一完整公章，以证明该材料各页是同时形成的，避免日后改易之弊。
2、骑缝章，就是盖章时要压到边缝。普通公章盖章时要求“骑年压月”，但骑缝章要求“骑缝”，即，公章要均匀盖压在两页可折叠纸的中缝上，一半留作存根，另一半持作凭证，验证时，两半相对，公章应完整、合一。
3、secretary agency秘书机构指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。
4、secretary秘书，是具备专业技能职务资格，围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和管理，帮助组织或个人实现效能最大化的管理类应用型人才。
5、open office开放式办公室也是如同开放式厨房一样，没有门，没有隔断，没有阻碍与其他空间练成一线，成为一个整体。灵活隔断的大空间办公空间形式。
6、closed office封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。
7、三截腿是指女士在穿半截裙子的时候，穿半截袜子，袜子和裙子中间露一段腿肚子，结果导致裙子一截，袜子一节，腿肚子一截。
8、French cuffs法式衬衫 使用专门的袖扣的衬衫袖口款式
9、The Windsor Knot温莎结因温莎公爵而得名的领带结，是最正统的领系法，打出的结成正三角形，饱满有力，适合搭配宽领衬衫，用于出席正式场合。
10、The four-in-hand Knot四手结，通过四个步骤就能完成打结，故名为“四手结”，它是最便捷的领带系法，适合宽度较窄的领带，搭配窄领衬衫，风格休闲，适用于普通场合。
11、color wheel色环又称色轮，是种按照色相把色彩排列的呈现方式。
12、etiquette 礼仪是在人际交往中，以一定的约定俗成的程序方式来表现的律己敬人的过程，涉及穿着、交往、沟通、情商等方面的内容。
13、文书是指能表达某种意思，用于处理各种事务，并具有一定体式的书面材料。
14、公文是指能表达某种意思，用于处理公共事务，其体式由国家统一规定的文书。
15、letter of introduction介绍信是机关团体、企事业单位派人到其他单位联系工作、了解情况或参加各种社会活动时用的函件。
16、办公室的空间管理是指组织为节省成本，有效地利用空间，缩短工作流程，迅速处理信息，提供良好工作环境，并促进秘书与其他工作人员的沟通与协调所作的办公室内的布置。
二、简答题
1、简述接听电话的程序。
(1）主动报出自己公司名称，姓名、职务(2)询问对方公司名称，姓名、职务(3)详细记录通话内容
(4）复述通话内容，以便得到确认(5)整理记录，提出拟办意见(6)呈送上司批阅
2、简述拨打电话的程序。
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(1)准备通话提纲(2)核查电话号码(3)拨出电话
(4)问候并自我介绍(5)确认对方(6)陈述内容(7)复述内容(8)道别挂机(9)整理记录
3、简述男士西装着装的“三个三原则”。
(1)三色原则 ：全身色系不得超过三色
(2)三一定律原则：鞋子、腰带、公文包颜色最好一致
（3）三个错误不能犯：袖口商标剪掉，袜子不匹配，衬衫和领带不匹配
4、简述选择礼品的注意事项。
（1）选购礼品要投人喜好和需要（2）因人施礼(3)礼品要有意义(4)送礼物要轻重得当
（5）要选购受赠者没有或缺少、具有文化特色或地方特色的礼物。（6）要侧重礼品的精神价值和纪念意义（7）注重礼品的包装
5、简述香水喷洒的方法。
（1）不同浓度的香水，喷洒的方法也不一样，香精以点，香水以线，淡香水以面
(2)让喷雾器据身体约10~20公分，喷出武装香水，喷洒范围越惯越好，随后立于香雾中五分钟;或将香水向空中大范围喷洒，然后慢慢走过香雾。(3)香精以点擦拭或小范围喷洒于脉搏跳动处
(4)香水避免喷在白色衣服上，不要直接对着皮肤喷洒
6、简述开放式办公室与封闭式办公室的优缺点（1）开放式办公室
优点：节省空间，空气流通，共同采光好；办公位置可依据工作需要移动；人员之间联系方便。
缺点：难于进行机密的工作，文秘人员很难找到自己的私人空间；难以集中注意力，噪音较大。开放式办公室适合对内保密性不强、安全要求不高的的工作都可以采用开放式办公室，如客服、行政部门等。
（2）封闭式办公室
优点：有独自的工作空间，互不干扰。
缺点：联系沟通不便，空间比较浪费，很难监督文秘人员的工作状况。传统办公形式，适合具保密性质的部门。
7、简述一顿标准的中式大餐上菜顺序。(1)先上冷盘(2)热炒(3)主菜(4)点心和汤(5)餐后甜品(6)果盘
8、办公室环境主要包括哪些？
第一、办公室的空间环境，系指房屋建筑与分配，办公空间的大小，家
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具的布置；
第二、办公室的视觉环境，它包括色彩，光线；
第三、办公室的听觉环境，指办公室所处的有益或无益声音；
第四、办公室的空气环境，指由生理空气因素（湿度，温度，空气流通与净化）造成的办公室的整个气氛；
第五、办公室的健康与安全环境。
9、简述新形势下办公室工作的“四个转变”
（1）从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋划策。（2）从单纯收发传递信息转变为综合处理信息。（3）从单凭老经验办事转变为科学化管理。（4）从被动服务转变为主动服务
10、简述值班工作的主要任务。
（1）承办领导交办的事项——积极主动并汇报（2）负责信息传递——准确记录、及时反馈(3）负责工作接待——热情接待、酌情处理
（4)处理突发事件—先询问清楚事实，立即向领导汇报听取指示，来不及汇报应先采取应急措施，事后汇报（5）掌握领导外出活动行踪
（6）做好值班记录 电话记录、接待记录、值班日志
三、填空
1国内公章有三种图案，县以上政府机关、法院、检察院、驻外使馆的公章的中心部位有 国徽；党的各级机关印章刊有 党徽 企事业单位公章则有 五角星。2安全管理重点是防
火、防
盗、防止
意外。
3、目前国际上公认的着装标准TPO原则，即
Time时间
原则，Place地点
原则，Object目的 原则。
4、见到客人的第一时间，应马上做出3S动作表情，即：
stand up站起来、smile 微笑、see注视对方。
5、印刷式介绍信一般都由 持出联
和
存根 两部分组成。
6、领带的面料以
真丝
为最优。国外以
意大利的领带最为出名，国内则要数上海的领带了。
7、排列桌次的具体讲究有三：以面门
右为尊、以面门 远为尊、以面门
居中
为尊。
8、斟酒的姿势要端正，应站在客人身后
右 侧，身体应当做到既不要紧靠客人，也不能离的太远。
9、中餐宴会上席次安排的具体规则：面门为主、主宾居 右、次宾居 左。10秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分为 机关 秘书、企业 秘书、私人秘书。
11、上下轿车的先后顺序通常为：尊长、来宾
先上后下，秘书或其他陪同人员
先下后上
12圆形公章的规格有明确规定，国务院的公章，直径为6 厘米；省、部级政府机关的公章，直径为5 厘米。
13在我国，行政机关的秘书部门的级别就是机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书部门绝大多数称“办公厅地级以下（包括地级）一般称办公室
14商界女士在正式场合的着装以裙装 为佳，在所有适合商界女士在正式场合所穿的裙式服装中，套裙 是名列首位的选择。
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15、确定主席台首排人员身份高低依次为①②③④⑤，安排座次应该为：⑤③①②④。
四、判断 1)判断11、打出电话，而对方无人接听，要等铃声响了二三声后再挂。（×）
2、可以用餐巾布擦拭餐具。（×）
3、“秘书”一词东汉最初是指管理秘藏图书的官府。（×）
4、秘书没有责任办理会后反馈工作。（×）
5、一般天花板用白色，墙壁用淡色，地板可以深一些。（√）
6、袖口可以用在所有的袖口衬衫上。（×）
7、记者招待会适宜在周末举行。（×）
8、封闭式办公室的优点是节省空间。（×）
9、握手时一般男士先伸手了，女士才能与之相握。（×）
10、回族信仰伊斯兰教，因此形成了他们所特有的生活习俗与方式。（√）
11、信息交换应考虑本组织的利益。（×）
12、经理办公会属工作例会，是非决策性会议。（×）
13、秘书对职责范围以外的事项也可以表态。（×）
14、会议纪要和一般公文一样，不能设正副标题。（×）
15、会议的规格有高档次、中档次和低档次。（√）
16、开放式办公室的缺点是联系沟通不便。（×）
17、印章是单位组织权力的象征和职责的标志。（√）
18、电话铃一响就应该接听电话。（×）
19、在会议工作中，分发重要文件一般要编号、登记。（√）20、会议的规模与主题的不同，不应影响到会场的布局和摆放。（×）
21、安排领导的公务活动不是办公室的一项经常性任务。（×）
22、朝鲜族自古就有尊老爱幼、礼貌待人的优良传统。（√）
23、介绍时的规范做法是先介绍来访者，再介绍自己公司的人。（×）
24、公司法规定，公司的经理由董事会聘任或解聘。（√）
25、档案检查工作是指存储档案信息的过程。（×）
26、秘书应协助会议服务人员做好会议的值班、保密工作。（√）2)判断21、中餐宴席进餐伊始，服务员送上的第一道湿毛巾是擦手的，不要用它去擦脸。（√）
2、穆斯林通常不吃猪肉，并且不喝酒。（√）
3、向无隶属关系的有关主管部门请求批准，应当用函。（√）
4、办公室的美化设计要与整个单位的性质或企业文化相适应。（√）
5、根据合同法的规定，承诺须与要约的内容保持一致，承诺的形式一般与要约形式相同。（√）
6、秘书的职业道德是秘书的职业活动中的行为规范。（√）
7、在准备会议文件时，秘书应向有关部门或个人搜集材料。（√）
8、会场的周边环境是选择会场要考虑的重要因素之一。（√）
9、秘书身份特殊，工作在领导身边，应管理其他员工。（×）
10、完全记录法就是要求对讲话内容作一字不差的记录。（√）3）判断3
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1、决定的事项有时可省略，决定缘由却不能省略。（×）
2、公文用印要求是上应压正文，下应骑年盖月。（×）
3、会议所需用品可以根据需要随时决定购买，无需开列清单。（×）
4、会议期间的文书工作主要包括文件的分发和清退工作。（×）
5、在不同的场合商务人员选择不同的服装，以此来体现自己的身份、教养与品位。（√）
6、主席台席位视人数可设一排或多排，第一排席位应为偶数。（×）
7、要根据来宾的要求和本单位实际情况，做好咨询工作。（√）
8、对于不涉及多方，或者虽涉及多方但不宜或不必以会议方式协调的问题，可以用面商协调法。（√）
9、如果来访者均未预约，则将来访者的目的的紧急、重要程度传达上司，由上司做出决定。（√）
10、一般来说，一桌菜最好是有荤有素，有冷有热，尽量做到全面。（√）
11、曹操设“秘书令”是我国历史上第一次出现于现代秘书内涵相仿的古代秘书官职。（√）
12、男士三粒钮或多粒钮西装都应扣中间那粒。（×）
13、女性的服装比男性更具个性的特色，合体、合意的服饰将增添女士的自信。（√）
14、素养是后天的、综合的，它看不见，摸不着，却体现在每个人的行为规范中，成为人的一个外在标签。(√）
15、判断下句中标点符号使用是否正确：“既要实事求是，又要异想天开”，这本身就是一个科加诗意的论题。(√）
16、在介绍两个人相互认识时，一般应遵循的顺序是：“先尊后卑”，“女士优先”。(√）
17、上龙虾、鸡、水果时，会送上一只小小水盂，其中飘着柠檬片或玫瑰花瓣，它是饮料。（×）
18、男士双排扣西装适合较健硕者，纽扣应全不扣上。（×）
19、布置主席台时，前、后排可根据需要安排通栏或分栏式。（×）20、女士穿裙子应当配长筒丝袜或连裤袜，肉色、黑色最为常用。（√）
21、主方宴请外宾，一般采用酒会、自助餐等形式。（×）
22、英美国家的人通常不吃宠物、稀有动物、动物内脏、动物的头部和脚爪。(√）
23、企业财产的所有权属于投资者，企业拥有一切出资者投资形成的全部法人财产权。所以，出资者所有权与法人财产权是不可分离的。（×）
24、新时期秘书要具有创新精神，大胆地试，大胆地闯。如果总是考虑上级的意见和员工的要求工作，就不能有突破性的进展。（×）
五、选择 1）选择11、被誉为“中国政治小说第一人”是 周梅森。
2、参加自助餐会，应遵循“ 多次少取 ”的原则。
3、秘书是广泛的社会职业之一，它属于第三产业。
4、西方国家通常忌讳“ 13 ”这个数。
5、一般都应安排迎送人员陪同乘客，陪同时应请宾客坐在主人的右侧
6、同色搭配 是指色彩相同，通过明度有层次变化相互搭配造成和谐效果
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7、对信于值班期间所发生的重要情况和所获得的重要息 秘书人员要及时报告
8、主色搭配是指选定一种起主导作用的基调和主色，配其他色造成相互陪衬、相映成趣之效。
9、按照风俗习惯，德国人忌送 郁金香
10、秘书工作的根本性质是 辅助管理。
11、般说来，工作环境中最舒适并有益于健康的工作温是15~20度。
12、一般来讲，办公室最适宜的湿度为40%~60%。
13、按行文关系分，报告属于上行文。
14、“大块头”的人必须打比较宽的领带。
15、按照风俗习惯，英国人忌送黄玫瑰。
16、有中国官场文学第一人之美称的是王跃文。
17、正式场合女性文秘人员是绝对不能穿 凉鞋的。2）选择218、会见时应遵循主 左客 右 ”的原则。
19、签字桌后放置两张椅子作为双方签字人座位应主左客右。
20、不用印色，利用压力凹凸成形的印章叫
钢印
。21、专用章 是指企业为开展某一类专门性业务而使用的印章。
22、领带夹一般夹在衬衫的第四、五粒纽扣之间为宜。
23、介绍信上应加盖企业公章，分别在右下方日期栏和存根线上加盖 骑缝章 方为有效。
24、会场的大小要根据会议的 规模 而定。
25、我国机关单位的公章一律为 正圆形。
26、引见时文秘人员应走在来客
左前方一尺处，并随时转头注意客人，引导方向。
27、领导意图 是秘书活动的准绳和尺度。
28、下列各组文种中，条例、办法、章程 组同属于工作规约文书。
29、信息的搜集、加工、传递和存储工作就是
信息工作。
30、我国将国家秘密的等级分为绝密、机密、秘密三级，其中机密 重要的国家秘密。
31、办公室布局应该是 领导的办公室靠里面。
32、辅助性 是秘书活动的性质，即秘书活动区别于其他职业活动的本质属性。
33、大中型会议安排在会议厅 长方形会议厅比 扇形 的效果更好。
34、公务秘书
就是在国家机关、国有或集体企事业单位，以及官方社团中担任秘书工作的公职人员。
35、以下哪个不属于党政秘书工作 国有大型企业机关。
36、按性质作用分，会议纪要属于
记录性 公文。
37、能表达某种意思，用于处理公共事务，其体式由国家统一规定的文书被称为公文。
38、下列各种文种中，计划 总结 调查报告 组同属于事务文书。
39、主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右；由前至后的顺序依次排列。
40、私人秘书，就是在私营企业、外资企业、民办社团、专业户和个体户，以及社会各界名流那里担任秘书工作的雇佣人员。
