7外销业务的管理控制程序72002[1]_7相关方管理控制程序

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上海跃通木工机械设备有限公司/南通沪港木工机械有限公司

质量管理体系程序文件

版本号：C/0编号： YT/QA720-0

2外销业务的管理控制程序

编制：范长贵日期：2008.12.20

审核：潘 钢日期：2008.12.30

批准：姚永和日期：2008.12.30

发布日期：2009年01月01日实施日期：2009年01月01日

1.目的将外贸销售业务的整个过程规范化、程序化。

2.适用范围

外贸销售业务的管理

3.相关文件

3.1 YT/QA720-03 《合同评审控制程序》

4.职责

外销部门负责销售业务，财务部门负责核销及出口退税，物流部门负责出口产品的购运。

5.工作程序

5.1 询盘：

外贸销售业务员收到新的询盘信息后在《外贸顾客信息登记表》上全面、准确登记。

5.2 发盘、还盘：

5.2.1外销业务员应在两个工作日内回复顾客。

5.2.2报价：

本公司直接出口执行外销（人民币）统一报价（含包装），或按当日外汇牌价折合成顾客接受的外币报价；通过其他公司出口的执行内销统一报价（可享受国内代理商折扣优惠）。

5.3 签约

在与顾客协商一致的基础上，由外销业务员依据订单将编号的形式发票及时发给顾客，形式发票内容包括：品名、型号、数量、国际贸易术语、单价、总价、付款方式、包装方式、装船日期、汇款途径等。

5.4 收取定金（全部货款）

5.4.1外销业务员在接到顾客汇款通知后应及时通知财务部门查询，财务收到《外汇汇款收帐通知》当天通知外销部门，由外销业务员在《外销信息流程登记表》上登记，同时填报《涉外收入申报表》，并在《外汇汇款收帐通知》上注明汇款单位。

5.4.2财务部门应在收到《涉外收入申报表》的一个工作日内将《涉外收入申报表》和填写的《出口收汇说明》提交银行，并及时把外汇从备查账户上结转至人民币账户或外汇一般账户。

5.4.3 对于使用信用证结算的，财务部门在收到信用证的当天复印一份转交外销部门，外销业务员须将信用证翻译成中文，一人翻译，另一人核对，两人均应在译文上签字确认后提交三级评审。信用证原件在财务部门存档并登记。

5.5 下单

5.5.1外销业务员在确认收取定金（全部货款）后应及时、全面、准确填写《设备订购登记簿》，经销售公司总经理签字确认后交物流部订货，产品包装物由外销业务员直接订货，其交货日期应比产品交货日期提前10-15天。

5.5.2物流责任人要依据《设备订购登记簿》的登记内容及时向产品供方下达《订货确认单》（外销业务

员要及时向包装物供方下达《订货确认单》），在收到供方签字确认、回传的《订货确认单》后复印一份给外销业务员并存档，供方未签字确认回传的应及时向销售公司总经理汇报。

5.5.3物流责任人负责跟踪，外销业务员有义务督促出口货物的生产进程，以保证其按期交货。

5.6包装物交付及装钉

由外销业务员根据产品交货期通知包装物供方将包装物运送至产品包装地，并催促及时装箱、钉箱。

5.7 商检

外销业务员在得到顾客提供的商检信息的同时及时整理商检资料，并在出货前10-15天将商检资料传到生产厂家。商检资料包括：售货确认书、商业发票、装箱单、报检单位代码（10位数字）、盖章的报检委托书等。当供方完成商检工作，提供《出境货物换证凭条》后，外销业务员及时审查验证，当发现《出境货物换证凭条》的信息与预先登记的《外贸结算登记表》上的信息不一致时，应及时将异常情况通知财务部门，以保证准确开票。

5.8 收取余款

外销业务员在确认交货期前7-10天负责向顾客催要余款，并按5.4的要求办妥各项手续。

5.9 订舱、进仓

5.9.1外销业务员应主动索取顾客指定的货运代理公司的联系方式，并全面、规范填写、递交《货运委托书》，催促其尽快落实开船日期，并取得书面确认手续。

5.9.2 外销业务员在船期确定后及时将有销售公司财务主管签字确认的注明国别的顾客名称，产品名称、型号、数量，木箱尺寸、数量的《进仓通知单》传给沪港公司生产供销部、财务部各一份，作为沪港公司发货的依据。

5.9.3 沪港公司生产供销部根据《进仓通知单》规定的时间内将货物安全送至指定的仓库并索取盖章的仓库收货单证。

5.10 报关及单证的缮制

5.10.1 由外销业务员将盖章的《代理报关委托书》、《出入境检验检疫报检委托书》、《中华人民共和国海关出口货物报关单》、《出口收汇核销单》、《商业发票》、《装箱单》以及《出境货物换证凭条》快递至货运代理公司，委托其报关。

5.10.2 财务部门根据外销业务员提供的含有装船日期、HS编码的《商业发票》和《装箱单》，缮制《中华人民共和国出口货物原产地证明书》，提交至上海市出入境检验检疫局或上海市国际贸易促进委员会审批，领取《中华人民共和国出口货物原产地证明书》。

5.11 退税、核销

5.11.1外销部门在下单的当天在《外贸结算登记表》全面、准确登记，财务部门根据外销部门登记的内容在发货前通知供方开具增值税专用发票，并及时认证。

5.11.2 外销部门需在货物出口后的一个月内对本次出口所产生的相关费用进行审核登记，交财务部门复核后支付，并在货物出口后的四十天内向船运公司或货运代理索要本次出口的《中华人民共和国海关出口货物报关单（出口退税专用联）》、《中华人民共和国海关出口货物报关单（收汇核销联）》、《出口收汇核

销单》、《提单》复印件、《场站收据副本（第五联）》复印件、《商业发票》、《装箱单》一起递交至财务部门，同时登记相应台帐。

5.11.3财务部门收到《中华人民共和国海关出口货物报关单（出口退税专用联）》后，在三个工作日内准备好 《出口专用发票（退税联）》、《增值税专用发票（抵扣联）》，并在最近的申报周期的首日将上述资料录入“外贸企业出口退税申报系统”，生成申报文件报送税务部门网上审核。待收到税务部门网上正审预约通知之后，携带《外贸企业出口退税汇总申报表》、《外贸企业出口退税出口明细申报表》、《外贸企业出口退税进货明细申报表》、《未交核销单明细表》到税务部门办理退税审核。

5.11.4外销部门在传递《出口收汇核销单》的同时须向财务提供各《出口收汇核销单》所记载的外币的进账时间、顾客名称，并在收到《出口收汇核销单》的两个工作日内填好《出口收汇核销专用联信息申报表》交财务递送至银行，财务部门在两个工作日内去银行取回《涉外收入申报单（对公）》。

5.11.5 《出口收汇核销单》由财务部门统一向外汇管理局申领，集中保管，外销业务员到财务部门领用。《出口收汇核销单》使用前须在电子口岸进行备案。财务部门设立《外贸退税核销流程登记表》，记录核销工作的全过程。

5.11.6财务部门在收到《涉外收入申报单》的七个工作日内去外管局进行核销，如遇特殊情况最迟须在150天内核销完毕，核销完毕后须在一周内将《出口收汇核销单（出口退税专用）》交至国税局。

5.11.7 如遇特殊情况，须在《中华人民共和国海关出口货物报关单》、《出口收汇核销单》到期前十个工作日内及时汇报销售公司总经理。

5.12 资料收集

5.12.1 财务部门在退税申报完成后，应将本次申报出口的所有资料的复印件装订成册，并贴上印花税以备检查。

5.12.2 外销业务员必须全面、准确填写《外销信息流程登记表》，财务部门必须全面、准确填写《外贸退税核销流程登记表》。整个外销过程的所有单、证、票、表的各个缮制、流转环节的所有经办人都必须认真审查、复核、验证自己和他人输入输出的信息，努力杜绝、尽早发现、迅速纠正、及时报告差错和异常，保证生产、调运、商检、结算、报关、核销、退税等工作顺利进行。

5.12.3 询盘、发盘或还盘资料、形式发票等原始凭证和记录应分别以电子资料和纸质资料的形式于当日及时保存，并于下月的5日前整理、装订成册，每年1月、7月上旬上报办公室存档。

6.记录

6.1 YT/QC-00720-01《外销信息流程登记表》

6.2 YT/QC-00720-02《外贸退税核销流程登记表》

6.3 YT/QC-00720-03《外贸结算登记表》

6.4 YT/QC-00720-04《外贸顾客信息登记表》

6.5 YT/QC-00740-01《订购登记簿》

6.6 YT/QC-00740-02《订货确认单》

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