浅论秘书的职业素养.doc1_浅谈秘书的基本素养

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ANSHUN

UNIVERSITY 本科生毕业论文（设计）

（2010～2014年）

题 目： 浅论秘书的职业素养

系 别： 人文学院

专业班级： 汉语言文学（文秘方向）2010级 学生姓名： 王秀 学号： 201001044033 指导教师： 周辉 职称： 副教授

起讫日期： 2013.9.1～2014.4.9

目 录

引言.................................................1

一、相关理论概述.....................................1

（一）秘书的概念................................................2

（二）职业素养的定义............................................3

二、秘书应具有的基本职业素养.........................4

（一）心理素养..................................................5

（二）才干素养..................................................6

（三）职业能力素养..............................................6

三、秘书职业素养的重要性.............................7

四、培养秘书职业素养的途径

（一）严谨细致、办事稳当........................................7

（二）平衡心理、控制情绪........................................8

（三）积累经验、灵活办事........................................8

（四）协调好人际关系..........................................................................................9

（五）完善自身性格、终身学习...........................................................................9 结语.................................................9 参考文献............................................10 致谢................................................11

浅论秘书的职业素养

专业：汉语言文学(文秘方向)学 号：201001044033 姓名：王秀 指导教师：周辉

摘要

秘书是社会生活中不可或缺的一个特殊职位，秘书人员自身职业素质修养直接影响着所在单位的质量与效率。在科学技术日新月异的21世纪，人类将逐步进入一个以智力资源的占有、配置以及知识的生产、分配，使用或消费为最主要特征的经济时代，即知识经济时代。随着我国经济的不断发展，21世纪需要的是实用型、技能型、复合型的高素质的综合性秘书人才。本文主要论述了秘书应具备的以下几种职业素养，即：心理素养、才干素养、职业能力素养。以及秘书培养自身职业素养的几方面途径，即：严谨细致，办事稳当；平衡心理，控制情绪；积累经验，灵活办事；协调好人际关系；完善自身性格，终身学习。

关键词：秘书 心理素养 才干素养 职业能力 重要性

引言：

秘书的职业素养是指秘书工作者个人在政治、知识、技能、品格以及作风等方面经过锻炼与学习所达到的水平和境界。恩格斯说过：“每一个阶段，甚至每一个行业都各有各的素养。”素养是一种社会意识形态，是人们调整自身和相互关系意识的行为准则。职业素养是同人们的职业活动相联系，具有自身职业特征的道德准则和规范。21世纪的今天，随着社会经济的不断发展，为适应社会的需要，减少秘书在工作上的认识错位，我国有关专家对秘书的职业素养作了相关研究。其中，赵中利在《现代秘书心理学》中对秘书工作活动的心理学问题进行了较为细致的分析与探讨，借鉴了心理学和其他学科研究的最新成果，讨论了秘书人员加强自身心理修养，提高心理素质，保证心理健康的重要性。岳凯华在《秘书学》中也对秘书的职业道德和能力以及秘书职业素质的培养进行了具体阐述。另外，西方国家也特别重视对秘书职业素养的培养，其中，《秘书》杂志为国际秘书领域主要刊物，其内容主要是交流介绍秘书工作方面的新思想、新观念、新动态以及新技术；《职业秘书道德准则》一书建立和传播了秘书职业行为标准，体现了秘书的职业道德观念。

一．相关理论概述

（一）秘书的概念：

秘书概念是秘书实践的产物，也是研究者科学抽象的结果。也就是说，秘书概念的形成，是一个不断实践和不断认识的过程。对于秘书的概念，历来是众说纷纭。为此，秘书有狭义秘书和广义秘书之分。

“狭义的秘书，是指掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员。通常是指文字秘书、领导者的机要秘书、个人秘书以及经常参与政务活动的秘书人员。广义的秘书，是指在领导者身边或中枢机构工作，以办文、办会和承办领导者交办之事为最主要辅助任务的专门人员，我们统称为秘书人员。”在我看来，往大了讲，秘书就是领导者的助手。详细来说，就是为领导者处理日常文书信息和提供事物服务。

如今，21世纪的今天，我国劳动和社会保障部颁发的《秘书国家职业标准》规定：“秘书是专门从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。”为此，本文研究的是广义上的秘书。秘书工作更多的是与人接触的工作，人的思想以及情感都是复杂难懂的，秘书人员只有掌握一定的职业素养，才能更好的处理人与人、人与事以及事与事之间凌乱复杂的关系，才能提高工作的质量与效率，从而得到领导者以及他人的认可。

秘书是一种职务，也是一种职称，秘书工作看似简单，其实需要工作者有很强的综合素质。秘书工作是一项综合服务的辅助性管理工作，不仅需要秘书人员端正思想，立足本职，准确定位，还需要其掌握丰富的科学文化知识，熟练掌握并运用各项秘书技能技巧，更重要的是要懂得一系列工作方法和拥有一系列的基 ①：赵中利：《现代秘书心理学》，高等教育出版社，2008年版。

①本职业素养。

（二）职业素养的定义: 职业素养是指具备与各种类型的上司和谐相处，办事细致、处事谨慎、具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久、具备较高的心里承受能力和保密意识，是一定行业的从业人员在本职工作中所应具有的职业品质，是担负一定社会职责和义务的职员应当具有的行业特色的职业素质。二.秘书应具有的基本职业素养

（一）心里素养

在当今社会条件下，随着社会经济的不断发展，为适应社会的需求，高校文秘教育与社会文秘教育应在秘书职业品质等方面进行综合教育，减少秘书在工作上的认识错位。赵中利在《现代秘书心理学》中对秘书工作活动中的心理学问题进行了较为细致的分析与探讨，借鉴了心理学和其他学科研究的最新成果，讨论了秘书人员加强自身心理修养，提高心理素质，保证心理健康等方面的问题，并提出了许多新的见解。

21世纪的现代社会，市场经济越来越显示出它的巨大作用，人类社会经济活动的各个领域都充满了竞争，尤为企业更甚。因此，秘书人员应具备良好的心里素质，因为良好的心里素质是确保秘书在各种环境中都能够保持一种良好的心里效应状态，是能够随环境变化而及时调节心理结构，对社会作出积极的反应，达到同外界的平衡，从而达到符合当今社会需要的健全的秘书人格。

在《时尚女魔头》中，刚刚大学毕业的安德里亚通过考试，进入挤满时尚杂志社的伊莱亚斯大楼，开始为这本美国销量最大，最有声望的《天桥》服务。她是主编米兰达的初级助理，不过，帮助这个时尚界最有影响力的女人完成日常事务，看她编辑杂志，会见作家和模特到底意味着什么呢？米兰达是魔鬼一般的女人——她穿零号一线时装，吃熏肉，冰淇淋加喝星巴克却从不发胖，每天看九种报纸和七种杂志，嗜好爱马仕纱巾，永远弄不清自己助理的名字。《时尚女魔头》中有个细节，安德里亚下班后在家里帮米兰达的孩子写作业。按理说，这不是她工作的范围，何况是在下班后，但她还是做了。这算什么，这算是对米兰达的无偿服务吗？还有，米兰达让安德里亚去买《哈利波特》给她的孩子们看，而且需要的是未出版的手稿，找不到安德里亚就要走人。这些和工作其实都没有太大的关系。可是你的领导让你做了，不做就没有工作，你能不做？诸如此类的事情还有很多，尽管如此，安德里亚还是能够每时每刻都保持乐观而稳定的情绪，在工作中充满活力。米兰达一会儿让她停车，一会儿让她订机票，一会儿让她订酒店，一会儿让她去接宠物，一会儿又让她去给她买各种需要的东西等等。而且，更不可思议的是，我们来看看米兰达是怎么安排工作的吧，短短炮弹式的几句话包含了多少事情。她从来不会把任何事情给自己的助理交代清楚，就像她让安德里亚去给她接宠物一样，米兰达根本没有交代麦德琳只是一只法国牛头犬，因此才会让安德里亚以为那是一个人。面对这样的上司，安德里亚任何时候都紧张焦虑。但尽管如此，安德里亚还是始终保持着积极乐观的心情，她总是能够很好的找到控制自己情绪的方法。就像她在文中说：“我决定从现在起凡事要往好处想，也许米兰达会在我回来之前死掉。也许，只是也许，她会被什么奇怪的东西绊倒，然后我们就此从悲惨中解脱。”这些无不需要秘书人员具备良好的心理素质。

对于秘书人员来说，秘书工作头绪繁多，需要联系各方面的事务，工作量极大，常常加班加点，超负荷运转，因此，这很容易引起人身体和心理上的疲惫，造成心里失调。为此，秘书人员要具有一定的心里承受力，万不可有半点自卑心理，要充满自信，能够吃苦耐劳，任劳任怨，甘当无名英雄。总之，要做好秘书，首先要保证在如此繁杂的事情中有清晰的思路，什么事情要先做，什么事情要做到什么程度才行，这些都是需要在工作中不断学习的。

秘书处在一个涉及上下、左右、内外等各种人际关系的网络中，如果能够正确地处理这些关系，就会心情舒畅，干劲倍增，提高工作效率；反之，如果人际关系紧张，相互猜忌和怀疑，就会产生摩擦和内耗，引起心里冷漠，从而影响秘书工作的开展。

被誉为中国“职业秘书”培训第一人的谭一平在接受《秘书》杂志记者专访的时候，记者问到：“您似乎很看重秘书的性格？”谭一平回答：“是的，性格开朗是我选择秘书的必备条件。如果一个人性格开朗的话，那她就能给被钢筋和水泥包围的办公室带来勃勃生机，与此同时，也能够说明她具有一定的交际和沟通能力。”另外,谭一平在接受这次《秘书》杂志记者专访中还对“为人稳重”作了详细解释。他说：“为人稳重就是成熟，也就是说她至少是一个已经具备了自我管理能力了的社会公民。为人稳重表现在这么几个方面：一是办事不是毛手毛脚，今天这里给你把文件打一串错别字，明天那里把客户的电话号码少记一位数；二是口紧，看见的当作没有看见，不该说的绝对不说；三是不耍小孩子脾气，有点小事就跟人家急眼，甚至置气，狐假虎威。”也就是说秘书人员要善于自我克制，提高自身情感修养的自觉性，掌握自我调节本领，通过意志努力，抵制和战胜不良情感，凡事要以秘书活动的需要为目的，不能得意忘形，也不能忧郁悲伤。

在秘书活动中，不同气质类型的秘书具有不同的特征，总之，秘书人员要具备坚强与豁达的个性素质，要具有正确的人生态度，这样才能心有所恃，情有所依，经受得住种种失意和挫折，始终保持一种良好的精神状态。由此可见，性格品质是秘书的主导心里品质，它制约甚至支配着其他一些心理品质，也是秘书各项心里素质的核心。

（二）才干素养

秘书的才干素养主要从办事，撰文，技术等三个方面来体现。总体来说，一切应从提高效率，做好工作出发，予以认真研究和安排。21世纪的现代社会是“创新者存，守旧者忘”。市场经济的开放性、法治性和创新性，要求秘书人员要树立与之相适应的思维方式和工作方法，要有新思路和新举措。这就要求秘书办事速度要快，效率要高，在处理不同的事务中要能够准确运用不同的处理手段和方法，撰文要及时妥当，内容要适宜，简繁得体，当日常问题出现的时候可以自己应付，在技术方面也可以稍微独当一面。对于秘书人员来说，做工作要尽可能做得出色，那就得需要有充足的才干，要具有一定的办事能力，要能够理解和领会上司所交代的一切任务，要听得懂，听得快，记得牢。为此，这就要求秘书人员要有集中的注意力、灵敏的反应力、深刻的理解力、牢固的记忆力以及机智的组合力和精湛的品评力。如果生活中我们遇到的是像米兰达那样的上司，那么，以上能力就显得尤为重要了。

秘书工作从总体上看具有一定的被动性，但同样需要具有较强的目标意识，特别是在企业中工作的商务秘书，则要根据商业环境的变化和不同阶段企业经营管理的不同要求，具备一定的主动性和灵活性。因为一些涉及巨大经济利益的决定往往是在一瞬间完成的，那么这个时候，时间就是效益，时间就是金钱。因此，没有充足才干的秘书人员，其工作就不可能快节奏地运转，就不可能和市场经济的变化同步，也就不可能为获得更大的经济效益赢得时间。

如今，随着社会现代化程度的提高，以及社会步入经济全球化，信息网络化的时代，人际间的交往显得日益频繁，因此，秘书人员必须要适应新形势下的发展要求，学会掌握现代化的办公技术手段。此外，秘书的才干素养还要求秘书人员要具备了解问题，分析问题以及解决问题的能力。对于秘书人员来说，在工作中遇到问题是很常见的，甚至是不可避免的，万不可有半点自卑心理，要相信没有战胜不了的困难，没有过不去的难关，只要具备良好的心态，充足的才干以及必胜的信念，认真履行好自己的工作职责，踏实认真，一丝不苟，就能够保质保量的完成领导交代给自己的各项任务，就能够成为一位合格的秘书。

现代企业的生命力取决于企业自身的竞争力，而决定企业竞争力强弱的关键是领导者决策的正确性、科学性和前瞻性。那么，秘书人员作为领导的辅助者和献策人，其提出的方案和建议会直接或间接地影响领导者的决策。同时，在决策的实施以及对企业内部的科学管理过程中，秘书人员必须要具备充足的才干，才能够综合来自各方面的反馈信息，帮助领导者修正、完善和优化决策，提高其工作的效率。所以，现代企业秘书人员本身是否具有科学的预见意识、是否具有为科学和真理据理力争的才干精神，所有的这些都直接关系着企业的命运。

（三）职业能力素养

秘书人员的职业能力素质是指秘书人员的知识水平，道德修养以及各种能力等方面的综合素养。随着科技的进步，现代社会秘书人员的工作目标日趋升高，企业也对秘书人员的工作要求日趋严格，秘书人员工作的内容日趋程序化和标准化，因此，秘书人员职业素质的全面提高是秘书工作发展的一般要求和趋势。尤其是现当代人类已迈入知识经济时代，秘书人员具备良好的职业能力素养就显得尤为重要了。

俗话说：“一个好汉三个帮”。能力再强的经理老板们每天也只有二十四小时的时间，日理万机的老板们都离不开一位强有力的“左右手”来协助他们处理各项日常事务，而秘书人员扮演的正是这样的角色。秘书人员的特殊地位以及秘书工作的特殊性，要求秘书人员具备较高的综合职业能力素养。如今，随着市场经济的日趋发展与成熟，企业对现当代秘书人员的职业能力素养提出了更高的要求。也就是说秘书人员不仅要做到恪尽职守，还要在当今物欲横流的社会中，具有较强的抗腐蚀性能力，要始终保持高度的警惕性和自洁性，避免利用工作之便为他人或自己谋好处，要时刻注意思想品格的修养。秘书人员只有不断学习，不断磨练，在秘书实践活动中不断提高与丰富，摆正自己的位置，对上不可卑躬屈膝，阿谀逢迎；对下不可颐指气使，盛气凌人，要做到平易近人，时刻注意自己的形象，才能成为一位合格的综合性秘书人才。

从一定程度上来说，秘书是和领导最接近的人，了解领导很多的个人习惯甚至秘密。时间久了，秘书和领导之间就会形成一种特殊的依赖关系。秘书的前途大都是和领导相关联的，一荣俱荣，一损俱损。比如《时尚女魔头》中，最后当安德里亚得知杰奎琳将取代米兰达时，她第一时间想到的是立刻告诉米兰达，看看还有没有回旋的余地。这中间固然有安德里亚对米兰达更深了解后的关心，但换个角度来讲，如果米兰达被换了，她自己的工作也就丢了。试问哪个人会愿意用自己以前对手的秘书呢。所以对于秘书来说，不仅有来自领导的职业压力，同样还有来自外界的威胁，真正是一份高危工作。对于从事如此琐碎又危险工作的秘书者本身，他们又有怎样的心理情绪呢，首先，秘书可以说是一个单位比较基础的工作，对于刚参加工作，或者跳槽到一家新公司的人来说，干的最多的就是秘书。这些人中真正心甘情愿做这个工作的怕是不多，很多都是把秘书这一工作当做职业生涯中的一个跳板。所以，如何摆正自身的位置很重要。很多人可能觉得自己很有能力，做秘书的工作是屈才了，眼高手低，大事做不了，小事不愿做。长此以往，期望值和现实回报不对等，就会产生厌倦的心理，工作只会越做越差。从《时尚女魔头》和《杜拉拉升职记》这两本书中，你会发现两位女主人公都有一个共同点，那就是都熟悉且热爱自身的公司及工作。安德里亚一开始是一个不懂时尚的人，但在奈杰尔的帮助下，她变身一个时尚女秘书，工作也是越做越顺利。另外，杜拉拉在进公司伊始，就认真了解了公司的发展历史，并做了一个非常用心的简报，从而得到总裁的赏识。所以说，培养对工作的兴趣很重要，即使你并不是真正喜欢它。多数的领导都有过做秘书的经历，秘书工作更像是一种锻炼。对于秘书人员，他们又有怎样的出路呢。秘书是一个让人又爱又恨的职业。作为和领导关系最近的秘书们，他们可以接触各种各样，各行各业和领导有来往的人，这就是一个非常广的人脉资源，利用好了，对自身的职业生涯有极大帮助。《时尚女魔头》中，安德里亚正是因为有了汤普森的帮助，才能顺利完成米兰达交给她的几乎不可能的任务。但有的时候领导出事了，秘书也逃不过。所以身居秘书之职，必须要有明确的思想认识，切莫走上歧途，害人害己。秘书工作其实是一个对综合素质要求很高的工作，领导们常常需要你能扮演各种角色，领导不会管你来自哪，不会管你学的什么专业，不会管你之前的工作经历，他要的是你这个秘书能符合他的要求。但从另一个角度看，这恰恰是最锻炼人的工作。做秘书不容易，做一个好的秘书更不容易，做一个像米兰达那样人的秘书那是非常不容易。这两本书让我们对秘书这一工作有了初步的认识。秘书是一门广博的学问，想要学好还得多实践。

秘书人员作为领导身边的参谋和助手，承担着为领导出主意、想办法、提预案、收集信息以及提供材料的职能。只有广泛、及时、全面的获得准确的信息和资料，领导者才能做出正确的、战略的决策。因此，在掌握一定的文化理论、法律知识以及哲学知识的同时，还需要掌握一定的经济学知识以及软科学知识。

另外,秘书人员还应该具备一定的社会交际知识,秘书机构沟通上下,在一定程度上,不仅代表着领导的形象,也关系着部门、机关工作的荣辱和成败。因为良好的社会关系不仅可以为秘书人员获取资料提供方便，使秘书工作能够顺利开展，同时，更利于决策的反馈以及信息的获得，从而提高工作的效率。谭一平在《职业秘书实务》中就加大了如何处理人际关系等内容的篇幅，他认为“随着办公自动化程度的提高，IT技术和因特网日益渗透到文秘人员的日常工作与生活之中。在秘书工作中，像打字、存档这类工作的比重正在逐步下降，而在帮助上司收集信息和协调各方面关系等工作的比重在逐步增加。”所以，谭一平在《职业秘书实务》中的内容上增加了对秘书职业素质的篇幅，特别是人际关系处理能力方面的比重。试想，寒风中气冲而来的上访者，一杯开水，一个微笑，也许就能起到缓解矛盾的作用。

秘书人员的活动，渗透在各行各业的领导管理活动的各个环节。它不仅参与着方针、政策的实施，而且还影响着国家、社会的发展以及进步。由此可见，提高秘书人员个人的职业素质显得尤为重要。

三．秘书职业素养的重要性 在21世纪的今天，面对新时代的发展特点，在以知识与信息为发展动力的时代，人类将逐步进入一个以智力资源的占有、配置，以及知识的生产、分配、使用或消费为最主要特征的经济时代，即知识经济时代。而又随着经济全球化的不断发展，秘书成为了社会生活中不可或缺的一个特殊职位，因此，秘书人员自身职业素质修养直接影响着所在单位的工作质量与效率。所以，在科学技术日新月异的21世纪，社会发展把现代企业推到代表社会文明进步的重要位置，因此也对现代企业秘书人员的职业素质提出更高的要求。21世纪竞争的最大资本是人才，而21世纪人才的支点就在于职业素质的提高。如今，中国教育改革和发展纲要已经把职业素质教育列为教育改革的重要内容。而人才资源作为特殊的资源，在企业生存和发展中占有十分重要的地位，企业的优势最根本的也就是体现在拥有大量高素质的人才上。

秘书人员的工作能力和工作方法要依靠职业素养来集中体现，一个秘书人员只有在工作中勤于学习，勤于专研，勤于调查，勤于总结，才能不断提高自己的政治水平和文化水平。秘书人员只有在工作中不断提高自己的办事能力，准确理解和领会上司的意图、指示，熟悉职权范围，知晓办事渠道，遵循办事程序，了解有关业务，掌握有关工作规律，并具有较强的交际能力和应变能力，才能够保证各项业务可以顺利完成。

当今社会是知识经济社会，知识量剧增，浩如烟海，谁掌握的知识多，谁就能跟上时代的发展，与时俱进，开拓创新。秘书人员由于处在领导层之中，接触的范围较广，遇到的事情也相对较多，为此，为做好秘书工作，秘书人员必须具备相当广泛的知识以及良好的职业素养。

职业素养还体现在一个人的为人上，“人无信不立，业无信不存，国无信不兴”。诚实可靠是指赤诚无私，真心实在，说真话，办实事。秘书人员只有诚实守信，才能取得他人的信任，组织的各项活动才能落到实处。因此，良好的职业素养有助于秘书人员各项活动的开展。

李晓丽在《语文学刊》发表的《改革文秘专业教学模式培养秘书职业素养》中写到，高校文秘专业的教学应注重秘书职业素养的培养，改革秘书专业的教学模式，正确引导文秘专业学生的学习理念，充分发挥学生的主体主动性，围绕学生实施教学，形成课堂教学、实训、实习三者遗体的教学模式。柳雯在《人力资源管理（学术版）》上发表的《秘书职业素养培养探析》中也写到秘书职业素养对于秘书工作的重要性，所以培养秘书从业人员正确的职业素养是秘书教育和秘书培训的一项重要工作，从形成基本的职业认知、培养正确的职业认同、形成自信的职业自豪感三个层次分析了树立正确秘书职业素养的重要性。四．培养秘书职业素养的途径

（一）严谨细致，办事稳当

严谨细致就是认真筹划，周密部署，有程序有章法，一步一个脚印地把工作推向前进。它是做好秘书工作的基本要求，特别是对于现当代秘书而言，更应该高度重视，自觉加强此方面的锻炼和修养。古人说：“诸葛一生唯谨慎，吕端大事不糊涂”。对于秘书人员来说，更应该要做到取二者之长，大事不糊涂，小事能谨慎，无论大事还是小事，要确保办一件就能成一件。秘书岗位是机关的枢纽，既要保证政令的畅通，又要抓好工作的落实，因此可以说是位置紧要，责任重大。秘书人员肩负如此重要的工作职责，办文要准确，办事要稳当，井井有条，做到细致周密。无论是向领导者提供信息情况，还是协助领导审核文稿，其中的数字、时间、概念、地名以及相关的人名都要准确，考虑问题要详尽周到，既不能使用“可能”、“大概”、“差不多”之类字句，也不能任意省略，以免导致误解，要养成一丝不苟的良好作风。

谭一平在接受《秘书》杂志记者专访中说：“我认为一个秘书至少要有5年以上的工作经验才有可能成为一个合格的职业秘书（profeional secretary）。刚刚从学校毕业的秘书，她们可能朝气十足，知识新鲜，外语不错，但是，对于一个职业秘书来说，最重要的是经验；28岁以下的秘书不管她悟性多高，毕竟工作年限短，阅历浅。”

（二）平衡心理，控制情绪

秘书的情绪，是秘书人员对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验，是人的情感较强烈，带冲动性的外部表现，也是秘书实践活动主观方面的前提条件。因此，在此种环境下，秘书人员必须要做到尽可能冷静地对待以及评价所发生的一切，要经常保持积极，乐观，平静的心态，以保证各项工作的顺利开展。

（三）积累经验，灵活办事

俗话说：“实践出真知”。对于秘书人员来说，秘书工作是非常繁杂的，秘书人员面对周围所发生的一切，要能够见微知著，一叶知秋，善于在复杂的环境中把握住事务的本质特征。要多接触各方面的情况，多做事，秘书工作者要善于在实际工作中积极探索，积累经验，逐步提高，准确领会上司的意图，绝不能见风使舵，投老总之所好，看眼色行事。

秘书人员要学会从被动中求主动，要善于观察以及掌握老总的性格、作风等个性特征，以便主动配合，形成工作上的默契一致。要运用自身的智慧提高工作效率，运用自己的智慧调动各方面的积极性，努力把各项工作做好。

（四）协调好人际关系

“秘书的成败往往不在效率第一，而在人缘第一”。

人际关系对当今秘书工作的影响日在加剧，现代秘书工作正在发生一场悄悄的但又深刻的革命，传统的秘书工作如存档，起草文件等，在当今秘书日常工作中所占的比重越来越小。随着办公自动化进程的加快以及现代通讯技术的发展，尤其是互联网越来越渗透到我们的日常工作和生活中，打破了种种阻隔，使人们的交流变得更加便利，真正体现了全球化范围内的人际交往，体现了人与人之间的“无限互联”以及“无限交涉”。秘书人员处理人际关系的能力决定了秘书收集信息的质量与数量，所以，有学者提出了秘书学就是人际关系学，并不是耸人听闻。

（五）完善自身性格，终身学习

性格，是人对显示态度及相应的习惯行为方式中比较稳定的，独特的心理特征的总和。秘书的性格，是秘书人员在个性生活过程中所形成的对显示稳定的态度以及与之相对应的习惯了的行为方式，是表现在态度和行为上比较稳定的心里特征。

秘书工作岗位是一个“外向型”的岗位，秘书人员处在这样一个阶层中，需要接触各种各样不同类型的人，秘书在处理各种关系以及安排各种活动中的有效性也就取决于与他人沟通与协调的有效性。因此，性格品质是秘书的主导心里品质，它制约甚至支配着其他的一些心理品质，所以，秘书人员要善于培养自身的职业品质。

1994年在罗马举行的首届“终身学习会议上”提出了终身学习的定义，明确说明：“终身学习是21世纪的生存概念，生存方式和生存手段”。人类社会进入21世纪的今天，知识和信息容量日益增多，人的智力因素将决定知识经济发展的水平，知识经济的崛起必然使信息的飞跃发展，并导向一个学习意识普遍化，学习行为社会化的学习型社会。面对瞬息万变的知识经济时代，学习的重要性不言而喻。因此，“终身教育”“终身学习”的问题便很自然的摆在了每个人的生活日程中。

结语

秘书的职业素养是一个长期的磨练和实践的过程，需要秘书人员作出多方面的努力，理论与实践相结合是秘书职业素养的基本原则，也是秘书职业素养的最根本问题，更是秘书人员在实践活动中改造主观世界的集中体现。秘书作为领导者的得力助手，就是要做到勤于学习，积累广博的知识，发挥好参谋作用。秘书人员时时刻刻都要做到身体力行，把对职业素养的认识贯切到实际工作和日常生活中去，努力使自己成为一个具有高尚品质的合格的综合性秘书人才。

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