内部规范(销售结算业务)_销售人员业务行为规范
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销售结算业务流程规范
为了加强对销售现场结算工作的管理，建立规范的结算秩序，提高财务结算员的工作水平，结合部门制度建设的要求，制定本规范。
一、结算的依据
1、房价控制文件
与项目有关的预售面积计算表、开盘定价文件、调价文件、优惠政策文件、领导授权特批文件等。
2、部门内部规定
如票据保管与填开、印章保管与使用、收款程序、台帐记录等
3、其他相关规定 散布在公司文件与通知、部门规范与通报等各种行文方式中的有关销售结算或应由销售结算岗位实施的公司内部控制方面的要求。如代收费的征收规定、拆迁安臵户购房的相关规定等。
二、收款种类
1、诚意金
根据项目开盘要求的确定额度收取，仅可开具专用收据，不得使用税控凭据。款项收取可采用现场收现或POS机刷卡的方式。
2、购房定金
根据合同或认购协议上约定的额度收取，必须开具税控收据，内容必须与合同或购房协议一致。款项收取可采用现场收现或POS机刷卡的方式。
3、首付款及购房余款
根据合同或认购协议上约定的额度收取，必须开具税控收据，内容必须与合同或购房协议一致。原则上不得以现金方式收取，只能采取POS机刷卡方式，或公司预先提供缴款账号，或由售楼员陪同客户直接将现金款项解入指定账户，凭现金解款单至售楼现场开具相关票据。
4、购房尾款
一般在结算交付时办理多退少补，同上。
5、合同印花税
系税务局委托代征的税金，应按税务局有关规定执行，于合同签订时收取，开具印花税票销售凭证，粘贴印花，并当场将贴花划销。印花税票及所收款项应单独保管,定期清查核对，包括各种面值贴花的收发存数量及金额，均要求保持一致；若有短缺，应由销售结算员自行承担；要求定期与办税人员办理税款结报手续。
6、违约金
因涉及退房、变更、逾期交款等原因需要向客户收取的额外款项，不属于销售收入，必须凭相应的审批手续或收款通知收取，仅可开具手工收据，不得使用税控收据。款项收取可采用现场收现或POS机刷卡的方式，亦可在应退房款中直接抵减，但票据仍需照常开具与退换。
7、代收款项
包括：契税、有线电视、燃气、交易手续费、土地证费、配图费、公证费等，于交付结算时一并收取，金额预先汇总在由部门统一填列的结算单上。委托代收单位提供票据的，不需另行开票，只需将对方票据复印作为附件即可；不提供票据的，以公司手工收据开列。
三、收款方式
1、现金
诚意金及定金可以现金方式收取，首付款、进度款原则上不收现金，或采取POS机刷卡方式，或公司预先提供缴款账号，或由售楼员陪同客户直接将现金款项解入指定账户，凭现金解款单至售楼现场开具相关票据。
以现金方式收取的诚意金或购房定金，在银行当日营业时间结束前，由项目公司派车及专员护送，将现金缴存至公司账户。
开盘或交付初期，由总部财务联系银行工作人员至售楼现场收款，并由项目公司派车及专员陪同银行收款人员将现金缴存至公司账户。
非工作时间即在公司总部规定的作息时间之外，若有购房者急需下定，销售结算员可收取现金，所收款项不足万元的，由售楼现场负责资金的安全；超过万元的，由项目公司或公司总部行政部派车，销售结算员负责将现金送至公司总部财务部保管。除购房定金外，非工作时间不得收取任何现金款项。
2、个人支票、汇票、本票
以个人票据方式交款的，原则上只受理购房者本人的票据，一般情况下应待款项到帐后方可开具收据，若当时开具收据的必须在票据上填写个人票据信息并注明“款项到帐后有效”，客户实际付款日以上述票据款项实际收讫日为准，以此界定优惠期限及欠款责任。
3、单位支票、汇票、本票
相关要求同上。若系单位代交房款的，还须由单位出具付款委托书（格式由部门统一编制）。
4、POS机划卡
各售楼中心现场由财务融资部负责统一配臵POS机，各类款项的收取均可用POS机划卡，原则上只能受理购房者本人的银行卡。POS机的操作应根据银行的要求，并做好每日结帐操作。
5、银行划款
公司预先提供各售楼中心相应的缴款账号，接受客户以电汇、票据解款等各种银行结算方式直接将款项划入公司帐户，若付款人与购房人不一致的，也必须出具相应的付款委托书。
6、个人住房贷款
客户通过公司指定银行办理的个人按揭贷款及公积金贷款，凭相应的贷款进帐单确认款项收讫，具体业务办理流程参照相关规定。
四、票据管理
1、票据申领
各售楼现场所有的财务票据必须为公司财务融资部统一下发或确认的票据，不得自行外购或自制。票据领用需提前向部门办税人员申请，并办理领用登记。
2、手工收据
用于收取诚意金、违约金、代收款项等，诚意金必须填列“姓名”、“指定项目或分期”、“收款方式”、“购房诚意金”字样等要素；违约金与代收款项也须填列“姓名”、“房号”、“违约金或代收**款”字样。日期与开票人也不得空缺。
3、预收房款收据
用于各类房款的收取，包括定金、首付、按揭、尾款等。根据购房合同或协议如实填列“购房单位（个人）”、“房屋座落”、“合同编号”、“合同总房价”，后两项内容协议房可暂时不填。
根据实际收款方式及收款额填列“结算方式”及“预收金额”。“结算方式”一般分为现金、支票、划卡、电汇、汇票、*行按揭、常公积金、武公积金、换票等。
项目”栏内一般填列购房定金、房款、车库定金、车库款、车位定金、车位款等。
4、销售发票
用于房屋交付、办理结算时开具，必须收回此前开出的所有收据，按正确的销售总价填列，发票中 “购房单位（个人）”、“房屋座落”、“合同编号”等须与合同核对一致；“项目”栏内一般填列“商品房”、“阁楼” 或“店面”等；“套数”、“建筑面积”、“单价”、“金额”等。一般要求在备注栏内将预收票据号填列齐全。销售发票必须在查阅契税完税凭证后方可开具，亦可由公司直接代收后办理。
销售发票一经开具，原则上不得再给予变更或退房。
5、票据使用要求
上述票据均应按照顺序使用，填开内容完整、开票人必须由本人手工签署或系统打印，客户联与记帐联应加盖发票专用章，电脑票据必须保证系统序列号与印刷号码保持一致。税控开票应严格按照“地税开票系统操作步骤”执行，包括：发票入库、开具、作废、打印、申报等。税控开票机的数据信息要求每月末实行读卡操作，不得漏读或重复读卡。作废的票据必须加盖作废章，并保证所有联次齐全。
五、特殊结算业务
1、优惠款退付
因客户享受诚意金优惠、付款优惠、特批优惠等各种方式，造成已交房款超过应交金额的，经授权领导批准可办理退付手续。
先收回与应退金额相同或金额接近的收据，开具红冲收据及补差收据，再填开房款退付凭证，由批准后办理退款。一般来说，收回的收据中不能包含定金收据或贷款收据。
所有优惠款的退付必须在客户交清房款后方可办理，原优惠审批原件必须一并收回。
2、销售变更
因客户原因发生的更名、添名、去名、换房等，必须凭经授权领导批准的申请方可办理相关手续。收回此前所有开具的相关收据，并按收回收据的总金额开具红冲收据；再根据换房后重新签订的购房合同及实际已收金额开具新收据。销售变更原则上要求提供贷款还清证明，若涉及有未还清贷款的，应要求先于偿还或直接由售楼员协助现场还贷后方可办理。若涉及需收取违约金的，应同时一并办理。
3、退房业务
因各种原因发生的退房情况，必须凭经授权领导批准的申请方可办理相关手续。收回此前所有开具的相关收据，并按收回收据的总金额开具红冲收据，再填开房款退付凭证经批准后，交由住户至财务部办理退款。原则上要求提供贷款还清证明，若涉及有未还清贷款的，应要求先于偿还或直接由售楼员协助现场还贷后方可办理。若涉及需收取违约金的，应同时一并办理。
4、单位购房补贴
在交付结算前发生的单位购房补贴，由售楼现场结算员办理相关手续。若房款未清视同单位委托付款方式，由单位出具房贴证明或付款委托，直接开具预收房款收据；若房款已清的，还须参照优惠款退付方式办理退款手续。
在交付结算后发生的单位购房补贴，由总部财务直接办理。收到支票后，手工填开收据，“交款人”填明购房单位（个人）及房屋座落，摘要内注明“购房补贴款”，并注明支票出具单位。款项到账后办理退款手续，购房人需提供由出票单位加盖公章及购房人签字的“付款委托书”，交回当初开具的手工收据，由出纳编制房款退付凭证，交由财务部经理签字后退款。
若发生退房、更名及换房等情形，原收取的补贴款应直接退回原单位，或由原单位另行出具相关手续。
六、销售结算单的填开
销售结算单由总部财务部统一印制。交付前，现场销售结算员应与总部销控人员核对销控数据，保证数据准确一致后由总部财务人员填制销售结算单、内容应按相关格式要求填列并加盖公司财务印章。结算员在交付过程中若发现有差错，应经主管核实后方可重新自行填制结算单，并将作废的结算单一并交回总部财务部。结算单一式三联，其中财务留存联应附在结算票据后，由总部财务部统一整理归档。
七、贷款的控制
1、用印审核
购房者需办理个人贷款的，必须在公司许可的合作银行范围内，由受理银行经办人员填写用印申请单（格式见附件），结算员应审核购房者的付款情况、申请单内容与购房合同、保证合同相关内容保持一致，方可确认签字并交售楼主管加盖“合同专用章”。
现场不得受理公司许可范围外的银行或其他分支机构办理房贷业务。
2、贷款资料登记
结算员应对用印申请单进行及时登记，填写“按揭贷款登记表”（格式见附件），登记内容按格式要求，一旦贷款到帐应及时记录在上述登记表上。
3、未达贷款的统计
结算员应定期审阅登记表，掌握后续动态，及时列出逾期付款者中已办理贷款手续但款项尚未到账的相关信息。对于未达贷款应及时与银行经办人员联系，了解具体情况，每月将相关信息报送至条线主管。
八、数据的统计
1、销售日报表
格式见附表。将当日发生的业务按报表要求逐项填列，房款及代收费合计数应与“资金流向”合计数保持一致。统计应收款时应注意扣除优惠款，从而真实反映可收回款项。当日开出的房款退付凭证应在备注中注明退款金额。
该报表必须于每日业务结束后当天通过办公网发送给总部相关人员。
2、日结账清单
通过税控卡打印当日预收款收据及发票明细，手工收据应在清单上注明起止票号及总金额，并核对所有票据齐全后签字确认，一并结报至总部财务部。特殊情况如退款收据在客户手中的，应单独注明。
销售日报表与日结帐清单应保证数据完全一致。
3、销控表
该报表包含了项目开盘至交付过程中所有的财务数据信息，对于销售的财务控制发挥着重要作用。销售结算员在填制该表时，必须注意数据的绝对准确，平时及时记录更新，当月表格必须于月末次日通过办公网发送给总部相关人员进行核对。
4、税控票据报表报送。每月末，需向总部财务提供以下票据报表：（1）发票使用情况表
（2）营业收入结报单（3）发票作废明细表（4）负数凭据明细表
（5）已开发票凭据明细表（6）未开发票凭据明细表
5、应收房款明细分析表
每月末，按统一格式对每笔大额应收款进行筛选分析，通过办公网发送给总部条线主管。
6、未交付明细表 每月末，按统一格式统计完工项目已售未交付情况，并通过办公网发送给总部条线主管。
7、天诺软件数据的录入
现场结算员主要负责该软件有关收款信息的录入，要求将每一笔收款金额及票据号及时准确地输入该系统。
九、现场安全
1、现金安全
现场收取现金时必须当面清点、验钞机复点、随时入柜（保险柜），并要求及时解缴银行。若发生短缺或假币，原则上一律由个人承担。
2、票据安全 各类空白票据、票据存根及作废票据，包括手工票据、电脑票据及各类代收费票据等，均应妥善保管，非工作时间一律保存于保险柜。
3、设备安全
结算设备如开票电脑、读卡器、专用打印机、POS机、验钞机等，平时应注意保护与保养，确保正常使用。
4、信息安全
电子信息如各类表格、开票信息等应注意保存与备份，相关密码不得遗忘，还需防止病毒与人为破坏，保证数据不对外泄露。
5、印章安全
发票专用章必须严格按规定使用，不得用于其他用途，不得借出或交由他人保管。
十、考勤制度及现场礼仪
1、考勤制度
因现场工作的特殊性，作息时间与销售现场保持一致，不得无故迟到早退，中午时间保持人员在岗，每周休息一天，采取轮休制，休息日由其他财务人员顶班。开盘及交付期，根据实际工作需要适当延长工作时间。
2、现场礼仪
结算员应具备良好的职业道德，敬业的工作精神，诚恳的工作态度，积极的工作状态，服从领导安排，严于职守，对同事友善，对客户热情耐心。平时应注重提高专业工作的熟练程度，加强协调沟通能力。
十一、财务结算员与现场售楼员及总部财务人员之间的职责界定与业务衔接事宜，将在具体的岗位职责描述中另行规定。
十二、本规范要求常州区域销售结算业务完全遵照执行，南京、上海区域对于本规范一般性要求及同类业务一并执行，区域特殊情况另行规范。
本规范自即日起执行。
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