关于对《浙江省社会保障档案管理办法》_社会保障业务档案制度
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关于对《浙江省社会保障档案管理办法》《浙江省最低生活保障档案管理办法》《浙江省新型农村合作医疗档案管理办法》实施情况执法检查的报告
发布时间： 2007-08-10 访问次数：
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宁 波 市 档 案 局
宁波市劳动和社会保障局 文件
宁 波 市 民 政 局
宁 波 市 卫 生 局
甬档〔2007〕54号
关于对《浙江省社会保障档案管理办法》
《浙江省最低生活保障档案管理办法》
《浙江省新型农村合作医疗档案管理办法》
实施情况执法检查的报告
浙江省档案局、浙江省劳动和社会保障厅、浙江省民政厅、浙江省卫生厅：
根据浙江省档案局、浙江省劳动和社会保障厅、浙江省民政厅、浙江省卫生厅要求，现将我市对《浙江省社会保障档案管理办法》、《浙江省最低生活保障档案管理办法》、《浙江省新型农村合作医疗档案管理办法》（以下简称三个《办法》）实施情况开展专项执法检查的情况报告如下：
一、执法检查工作情况
省四家单位联合下发三个《办法》实施专项检查文件后，宁波市档案局、宁波市劳动和社会保障局、宁波市民政局和宁波市卫生局就此召开联席会议，成立了市社会保障档案专项检查组，对做好三个《办法》执法检查工作进行了周密部署。5月16日又联合下发对三个《办法》实施情况专项检查的通知，明确了这次检查的内容、方法和步骤。各县（市）区档案、劳动保障、民政、卫生等部门，在收到文件后都按要求进行了自查，并将自查报告上报市社会保障档案专项检查组。根据报告反映情况，检查组自7月23日至25日，赴江北区、镇海区、宁海县、余姚市等四个地区12家单位进行了抽查。二、三个《办法》实施情况
从执法检查的情况看，宁波市贯彻实施三个《办法》情况总体良好，相关领域档案管理工作基本依法有序进行。
1.贯彻落实三个《办法》的良好氛围已基本形成。
三个《办法》出台后，各地各有关部门领导高度重视，把贯彻落实好三个《办法》摆上重要位置。把三个《办法》的学习与《中华人民共和国档案法》、《宁波市档案工作条例》等学习相结合，进一步统一了思想，切实提高对社保档案管理工作重要性的认识。在此基础上，针对当地社保档案管理状况，完善落实相应机构，制订一系列制度、办法，规范社保档案的管理。绝大多数单位通过档案目标管理工作，将做好社保档案工作纳入岗位责任考核，做到有法可依、有章可循，为三个《办法》的实施提供了保证。
海曙区先后下发了《海曙区社会劳动保险管理所档案管理办法（试行）》、《海曙区医保办档案管理办法（试行）》等文件，进一步规范全区的社保档案工作的管理。余姚市档案局在会同市人大教科文卫工作委员会对部分市属事业单位档案工作开展执法检查时，将社保单位作为检查的一个重点。各地档案部门还借召开全市（县、区）档案大会、档案协作组会议等机会，积极部署落实好三个《办法》。各地开展档案宣传周等活动，分发各类宣传册、资料，广泛宣传社会保障档案工作的重要性，使公民的社会保障意识进一步提高。通过各种措施，进一步促进了社保档案的科学、规范地管理，优化了三个《办法》实施的环境。
2.加强调研，建章立制，对社保档案的监督和管理进一步提高。
市各级档案行政管理部门从上世纪九十年代起，就积极会同当地社保机构，开展建档调研工作。各县（市）区档案、劳动保障、民政、卫生等部门紧紧围绕当地社会保障体系建设状况，对各社会保障机构的职能、档案管理等情况进行了认真细致的调查摸底，在此基础上，制订了文件材料归档范围、保管期限及档案管理办法、档案立卷归档制度等一系列规范和标准。同时建立社会保障档案监管模式，形成档案行政管理部门和其业务主管部门齐抓共管、各级社会保障部门分工负责的档案工作监管模式，保障了社会保障档案规范化建设。
余姚市在2004年建立各乡镇（街道）社会保障中心的基础上，将所有社保档案纳入乡镇综合档案室的统一管理，并及时下发了《关于加强乡镇（街道）文件材料收集归档工作的通知》，进一步明确了乡镇社保档案的归档范围、工作要求以及责任部门；通过对村级档案材料的归档范围的调整和充实，使社保档案成为基层档案资源的重要组成部分。
各级档案行政管理部门还继续加大对社会保障档案业务指导的力度，与各社保单位合力加强社保档案管理队伍的建设。通过接受档案行政管理部门上门指导督促、定期培训相关业务人员等形式，各单位查漏补缺，提高了档案专业人员的管理水平。我市绝大多数社会保障档案、新型农村合作医疗档案等都走上了标准化、规范化的轨道，做到有明确的分管领导和档案管理网络，档案收集基本齐全，配置了专门的档案人员，按时完成每年的整理和立卷工作，档案保管基本具备独立的档案室并符合“七防”标准。
近年来，各地各有关部门在社保档案的管理上取得了一定的成绩。余姚社保处、农保处、医保中心分别在1999年、2003年达到了“国家二级”、“省一级”、“宁波市一级”管理水平。江北、奉化、慈溪、宁海等地的医保、社保等档案管理工作达到宁波市级以上。
3.深入开展信息化建设，全社会服务能力进一步增强。
随着社会保障事业的发展，我市各社保业务主管单位及时主动与档案行政管理部门沟通、协作，开展社保档案信息化建设。通过建立和完善新型农村合作医疗信息管理系统、社会劳动保障信息管理系统和最低生活保障信息管理系统，从而实现了社保档案管理与开发利用由手工操作向计算机管理的转变，积极为社会服务。余姚除山区三个乡镇和行政村外，其余所有社保管理单位和１８个乡镇（街道）均已应用档案管理软件，逐步开展数据库建设，达到文件级检索。慈溪通过数据库建设，主动为业务操作和保障参保人员服务，年利用达到300余人次，收到了良好的社会效益。
三、存在问题与改进措施
通过检查的情况来看，我市社保档案工作虽然取得了一些成绩，但一些问题依然存在。
1.地区、部门之间工作不平衡。虽然部分机构社保档案管理规范，在制度、机构、人员和库房等基本达到规定，且一直保持良好发展。但办公用房普遍紧张。部分单位仍未实行档案的集中统一管理，对今后的管理使档案保管存在较大隐患。
2.档案形成、积累、整理、归档存在不规范情况。部分单位档案资料归档范围不够齐全；对涉及社保工作的有关照片、录音、录像等特种载体未及时收集、归档情况较多；有的档案由经办人员整理后移交档案室未进行手续的办理；档案利用后未进行利用登记现象也较多；给今后档案汇总和利用反馈带来困难。
3.档案管理人员的业务能力还需加强。由于档案人员频繁调动，一些档案人员未参加相应的业务岗位培训，在收集、管理方面存在一定问题。
4.社保档案的信息化建设有待于加强。目前社保各系统都有相应的信息管理系统，但软件无法直接实现电子信息的归档，也无法按档案管理标准打印文件目录，目前只能通过对信息的备份，在以后的工作中逐步实现与档案管理软件的数据对接。
要解决上述问题，各部门在今后做好以下改进工作。
1.各部门要进一步把档案管理工作提高到社保档案事关民生、必需依法管理的高度去认识，把档案工作切实纳入工作计划和议事日程，配置和改善人员、办公场所和档案保管库房，为档案工作的正常开展和档案的集中统一管理创造必要条件，确保社保档案的系统、完整与安全。
2.按照三个《办法》的要求，及时全面收集应归档的各类材料，做到月月整理，年度全部归档。各档案室应严格检查、监督，保证有价值档案的齐全、准确、规范和便于利用。
3.加强档案专兼职人员的培训。各档案行政管理部门要积极创造条件，各业务主管单位要主动配合，通过参加相应的岗位培训等方式提高档案业务水平，改进工作方法，使档案管理队伍素质不断提高。
4.加强业务主管部门与档案部门的沟通，努力实现档案工作现代化与业务工作现代化的同步发展，将档案管理系统纳入到业务管理系统中去或者实现有效挂接，使档案工作不滞后，更及时有效的为社保工作服务，为广大人民群众服务。
通过这次对三个《办法》的贯彻实施情况的专项检查，对全市社保档案管理工作是一次很有效的推动。使各单位对提高社会保障档案工作的重要性和必要性有了进一步认识，有力地保障了此项工作长期有效地开展下去。我市将以这次检查为契机，严格按照三个《办法》的规定，使档案管理部门与相关主管部门形成共识、齐抓共管，紧跟社会保障体系社会化的潮流，不断树立新的服务观念，努力创新档案管理模式，使社会保障档案工作持续、稳健发展。
宁 波 市 档 案 局 宁波市劳动和社会保障局
宁 波 市 民 政 局 宁 波 市 卫 生 局
二○○七年八月八日
主题词：社会保障△ 管理办法 检查 报告
宁波市档案局办公室 2007年8月8日印发
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