IT软硬件系统购置流程_软硬件采购流程

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IT软硬件系统购置流程

IT软硬件系统购置流程分公司或需求部门总公司信息技术部总公司财务部招标小组总公司领导供应商01申购02本地购买小设备或系统统购06信息技术部审批07预算审批在预算内是03分公司或部门采购审批流程是否在预算内08追加预算流程09领导审批04采购结算10是否为常规采购No22成立招标小组Yes05资产管理处理11是否签订大客户协议项目性设备或系统Yes23确定技术方案No结束12签订大客户协议流程24撰写招标书14供货自购设备或系统13下单分公司系统15是否为分公司申购25实施招标流程总公司系统16验收19验收26评标17资产管理处理20资产管理处理27是否需要多次招标Yes不同意29领导审批No18结算21结算28商务谈判同意结束总公司统购的常规设备或系统结束30签订合同31供货或集成系统32IT项目验收流程33资产管理处理34结算项目性设备或系统35报告和总结

IT软硬件系统购置流程说明

IT软硬件系统购置一般可以划分为三大类：自购小设备或系统、由总公司统购的常规设备或系统、项目性设备或系统。对于类别的划分由总公司信息技术部和财务部共同商定，自购小设备或系统一般指价值小于2000元（对于成熟公司该额度可以调高）且非经常性（非批量）采购的软硬件系统，如光驱等电脑配件、活动硬盘、维修工具、小型软件等，也包括总公司信息技术部同意在当地自购或委托购买的设备或系统；由总公司统购的常规设备或系统主要指大于2000元或经常性采购的设备或系统，如电脑、打印机、分公司使用的网络设备、操作系统、日常使用的应用软件等；项目性设备或系统主要是指一次性或非经常性的设备或系统采购，该类采购一般涉及的金额比较大，如机房工程、小型机设备、总公司网络系统、核心业务系统、财务系统、销售支持系统等。

对于自购小设备或系统，由于涉及金额较小，且为非经常性采购，在当地自购可以获取更低总拥有成本，一般在当地实施采购，但必须在分公司或总公司的部门预算之内，如果不在预算内，需要走追加预算审批流程。

对于由总公司统购的常规设备或系统，由于批量采购可以获得更好的价格和更好的售后服务，因此采取集中统一采购的方式，先由总公司与供应商签订大客户协议，需求部门或分支机构在办理本地申请手续后，由总公司信息技术部确定型号和规格，然后交财务进行预算审批，并在主管领导审批通过后，由信息技术部或物控部门下订单，并由供应商直接发货给需求机构或部门。

对于项目性设备或系统，由于涉及金额比较大，且为非经常性采购，一般需要成立临时招标小组进行招标处理。

具体流程说明：

一、需求部门或分支机构购置申请

1.申购。需求部门或分支机构提出设备或系统购买申请，对于项目性设备或系统采购需要进行立案，并经过主管领导审批通过后，方可进行申请。

2.申购设备或系统类别判定。申购部门或分支机构根据总公司相关文件判定本次采购申请的类别（自购小设备或系统、非自购小设备或系统）。

二、“自购设备或系统”处理流程

如果属于自购设备或系统的范畴，将按照自购设备或系统处理流程处理，由申请机构的电脑部门在本地实施采购，并办理相关资产管理手续。

3.申购部门或分支机构采购审批流程。申购的设备或系统需要经过财务预算的审批，如果不在预算内，需要走追加预算的审批流程，并需要经过相关领导审批。4.采购结算。由分支机构的电脑部门确定型号和规格，并进行采购和结算（总公司各部门的自购设备或系统由总公司信息技术部或物控部实施采购）。5.资产管理。申购部门或机构所在财务部门办理资产管理相关手续。

三、“由总公司统购的常规设备或系统”和“项目性设备或系统”的审批 如果不属于自购设备或系统的范畴，需要上报总公司进行采购审批。

6.信息技术部审批。对于非自购设备或系统，由信息技术部审核采购申请是否符合公司相关要求，如项目性设备或系统是否立项通过，常规设备或系统采购是否符合在预算内，型号和规格是否符合要求等；对于需要确定型号和规格的采购，信息技术部根据实际需求确定型号和规格。

7.预算审批。总公司财务部审核该采购申请是否在预算范围内。

8.追加预算流程。如果该采购申请不在预算范围内，需要申请部门或机构申请追加预算，具体流程参见财务部门的追加预算处理流程。

9.领导审批。如果预算审批通过或追加预算审批通过后，该采购申请需要请相关领导进行审批。

10.采购申请类别判定。该采购申请审批通过后，由信息技术部判定本次采购申请的类别（由总公司统购的常规设备或系统、项目性设备或系统），并根据采购申请的类别分别按照不同的流程进行处理。

四、“由总公司统购的常规设备或系统”处理流程

如果属于“由总公司统购的常规设备或系统”的范畴，信息技术部或物控部将根据大客户协议进行采购，并由申请部门或机构所在财务部门办理资产管理手续。11.判定该采购申请是否为大客户协议范围。对于常规采购申请，信息技术部先判定该申请是否为大客户协议范围。

12.签订大客户协议流程。如果该申请不在大客户协议范围，且该类设备或系统为经常性采购范围，信息技术部将会同相关部门尽快与供应商进行商务谈判和签订大客户协议，对于大客户协议一般直接与生产厂商签订，只有对于不能在中国境内直接销售的厂商才与其代理商签订，以获得更低的成本和更好的服务。13.下单。信息技术部或物控部根据信息技术部提供的技术参数、产品型号和规格，向已经签订大客户协议的供应商下订单。

14.供应商供货。供应商根据公司订单上的产品型号、规格和数量，发货到订单上指定的分支机构或部门。

15.采购申请地域判定。需要根据采购申请地域确定验收和资产管理流程，如果为分支机构申请，则在分支机构进行设备、系统验收、结算和资产管理；如果为总公司申请，则在总公司进行设备、系统验收、结算和资产管理。

16.分公司验收。如果为分支机构采购申请，由分支机构电脑部门验收设备或系统，并将情况反馈给总公司信息技术部。

17.分公司资产管理处理。设备或系统在电脑部门验收通过后，办理资产管理的相关手续。

18.分公司结算。分支机构在收到供应商的发票且通过电脑部门的验收后与供应商进行货款的结算。

19.总公司验收。如果为总公司采购申请，由总公司信息技术部验收设备或系统。20.总公司资产管理处理。设备或系统在信息技术部验收通过后，由财务或相关部门办理资产管理的相关手续。

21.总公司结算。财务部在收到供应商的发票且通过信息技术部的验收后与供应商进行货款的结算。

五、“项目性设备或系统”处理流程

如果属于“项目性设备或系统”的范畴，需要成立招标小组进行招标处理。22.成立招标小组。根据项目性质成立招标小组，招标小组主要组成为使用部门、信息技术部、财务部、物控部等部门，招标小组需要通过主管领导的审批。23.确定技术方案。通过共同商议，招标小组确定技术方案，在确定技术方案时可能需要与厂商或供应商进行接触和探讨方案。

24.撰写招标说明书。根据技术方案和公司招标要求，招标小组撰写招标说明书。25.实施招标。IT项目的招标一般有两种方式：公开招标和邀标。一般常用的是邀标方式，即根据邀标条件先在市场上进行供应商初选，然后对符合条件的供应商邀标，招标小组对愿意参加招标的供应商发标，供应商领取标书后在指定的期限内回标。为了取得较好的价格，尽管在技术方案确定是有明显的品牌倾向，但在招标时尽量既招标集成商同时也进行品牌（厂商）的招标，以引入厂商的适度竞争。在招标过程中，与厂商进行深入的沟通，对于降低成本也有很大的帮助。26.评标。在IT项目评标前，需要招标小组根据项目情况事先制定评标指标和权重，然后招标小组根据各供应商情况和回标情况进行评分，对于比较重大的项目，可能还需要各供应商进行讲标。

27.招标结果的确认。招标小组将根据招标和评标的结果，以及预算等实际情况决定是否需要调整技术方案和实施下一轮招标，一般对于重大和复杂的项目，可能因修改方案而需要进行二次招标，也可能为了更好的降低成本而实施第二轮招标。28.商务谈判。招标小组将根据评标结果选择一家或二家供应商进行价格等方面的进一步探讨，以获得更低的成本，并根据商谈结果基本确定供应商，并进行商务方面的谈判。

29.领导审批。招标小组将招标结果和商务谈判情况上报主管领导，如主管领导不同意招标和商务谈判结果，需要招标小组重新进行商务谈判，甚至重新实施招标；如主管领导同意招标和商务谈判结果，由招标小组继续实施合同签署流程。30.签订合同。招标小组将根据领导审批通过的招标结果和商务谈判结果，与选定的供应商进行商务合同条款的确定，并签订商务合同。

31.供货或集成系统。供应商将根据商务合同要求供货或集成系统。

32.IT项目验收流程。IT项目验收小组将根据验收要求实施IT项目验收流程，具体内容见《IT项目验收流程》。33.资产管理处理。IT项目验收通过后，由财务部或相关部门办理资产管理的相关手续。

34.结算。财务部门将根据合同条款和项目验收情况进行财务结算。

35.报告和总结。IT项目全面验收通过后，招标小组需要撰写项目报告和总结，报告包括本项目招标情况的总结，也包括本次招标工作得与失的总结。