Word2003邮件合并制作批量招标邀请函_邀请函邮件合并

Word2003邮件合并制作批量招标邀请函由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“邀请函邮件合并”。

Word2003邮件合并制作批量招标邀请函操作过程

Word2003邮件合并是把一系列的信息与一个标准文档合并，从而生成多个文档。

例如：当企业或公司要邀请客户参加展览、招标或会议等活动时需要发送信函，信函的内容

全部一样，只是客户（姓名地址）不一样，如果我们使用邮件合并的功能，便可以将几百份

邮件迅速给处理完。

在做邮件之前准备：

（一）、必须先建立好要合并主文档，例如：展览、招标或会议的信函，信封。

（二）、创建数据源文件，他可以是Excel工作薄，也可以是来自Acce。

例如：我们先用Excel做好表格保存（合并中的地址和姓名。）在Excel中，（我们做表格的时候表格中的公司和姓名必须要按列去排序）

（三）、插入合并域了：例如：合并数据源中的地址，姓名，称谓等

下面我们用邮件合并完成一个招标的邀请函和信封的批量生成的过程。

（下面请同学们记录一下操作步骤，并看老师演示操作一遍）

第一节：利用创建好的Excel数据源，制作批量招标邀请信函

1)、先准备好的用Excel工作薄做的客户资料的表格（打开例子）

2)、打开Word新建一个空白文档做一个招标信函（或打开例子）

（下面使用邮件合并生成批量邀请函）

1)、我们在菜单栏视图下拉列表→工具栏下拉列表下面打开邮件合并工具栏。

2)、在菜单栏工具栏下拉列表下信函与邮件下拉列表下打开邮件窗任务窗口。

3)、邮件合并的任务窗口我们选择文档类型：信函。

1点击：下一步：正在启动文档。○

2点击：下一步：选取收件人，○

3点击：浏览，○

4选取表格，数据首行包含列标题打勾，点确定。○

5弹出邮件合并收件人窗口，全选，确定。○

6光标放在要合并联系人，称谓的地方，点击：下一步：撰写信函，点其它项目，下并我○

们就要插入合并域了，点击《联系人》点击《称谓》。

7点击：下一步：预览信函。我们可以在预览信函里合并信函的其他信函收件人。○

8点击：下一点完成合并 ○

9点打印合并到打印机，那这个批量邀请函的邮件就算是完成了 ○

第二节：利用Word创建邮件合并的数据源并合并邮件：

1、新建Word空白文档制做一个招标邀请信函

2、打开邮件合并的工具栏和任务窗口

3、选择文档类型为：信函，下一步

4、开始文档点击下一步：选取收件人，5、选取收件人→键入新列表，然后点击创建选项。

6、新地址列表→点击自定义，添加或删除地址，公司，称呼

7、输入公司、地址、称呼后新建条目，可以不断的输入公司、地址、称呼后新建条目关闭，在弹出保存通迅录中的窗口下面输入保存的文件名点保存.8、合并数据源：

1.在邮件合并任务窗口中选取收件人点击浏览，选取数据源的窗口中选择我们要插入合并的数据源，2.选取要插入数据源打开确定。

3.弹出邮件合并收件人窗口，全选，确定。

4.光标放在要合并的联系人，称谓的地方，点击：下一步：撰写信函，点其它项目，插入合并域了，点击《联系人》点击《称谓》。

5.点击：下一步：预览信函。我们可以在预览信函里查看合并信函的其他收件人。6.点击：下一点完成合并

7.点打印合并到打印机

下面我们用中文信封向导生成批量信封的邮件合并过程

1菜单栏工具栏下拉列表→信函与邮件下拉列表→选择中文信封向导 ○

2信封制作向导点击下一步，○

3选择信封样式下一步，设置生成信封的方式和数量：选择：基于地址薄文件，生成批量○

信封，点击下一步。

4从文件中获取并匹配收件人信息单击：选择地址薄。○

5弹出的打开窗口我们选择做好的客户资料，文件类型选择：Excel.○

6在从文件中获取并匹配收件人信息中为收件人的姓名、公司称谓等项目选择对应的字段。○

点击下一步。

7输入寄信人的信息：姓名、单位、地址、邮编，确实。○

8合并到打印机。○