单证管理办法_单证的管理办法

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XXXX公司单证管理办法

为了加强公司的内控制度建设，保证公司单证的安全性，防范因单证流失给公司带来的经营风险，使公司单证管理工作系统化、规范化，根据总公司《单证管理办法》的有关要求，特制定本办法。

第一章 单证分类

第一条 按照单证的重要程度、缮制方式、功能以及管理形式，将单证分为重要单证和次要单证。

第二条 重要单证是指各项保险业务中使用的印有印刷流水号码，一经签单公司即承担经济责任和产生法律效力或以此作为收付款书面依据的有关凭证。包括：各类保险单、各类批单、保险证以及其他有价单证等

第三条 次要单证是指除重要单证以外的其他单证。

第二章 管理职责

第四条 单证管理员主要负责单证的入库、发放、定期盘点、单证核销、有价单证保管。对各种单证建立台账，定期盘存实物并编制单证管理报表。

第五条 出单员主要负责已领用单证的登记、使用、已使用单证的装订、保管。定期清点已领用单证的剩余数量并上报单证管理员。

第三章 管理规程

第六条 单证的入库和有价单证保管。单证管理员领取新单证后，必须建立《单证入库发放台账》，其内容包括单证流水号、单证识别码、入库日期、领入数量、单证管理员签收等内容。便于与市分公司单证员对账。有价单证的保管应设立专用档案室或专用档案柜。

第七条 单证的发放。单证发放严格按限时限量领用的原则执行，发放时按同期义务量和实际义务量综合计算，避免出现单证不够用或实物结存数量过大。单证发放时必须建立《单证入库发放台账》，其内容包括单证流水号、单证识别码、发放日期、发放数量、领用人签收等内容。

第八条 定期盘点。单证管理员每月28日前必须对本公司的库存空白单证进行盘点。

第九条 单证核销。单证管理员对收回的、已使用单证一定要按时核销并装订成册。单证使用时效为2个月。在核销时发现实物单证与系统状态不符的一定要认真核对，发现可疑之处，应及时向公司分管领导及上级管理员汇报。

第十条 出单员对已领用单证的登记和使用。出单员在单证管理员领取有价单证后，必须建立《单证发放使用登记台账》, 其内容包括单证流水号、单证识别码、领用时间、领用数量、领用人签收等内容。出单员在使用有价单证时，严格按照单证流水号顺序打印，避免出现错打、漏打现象。

第十一条

单证的装订。在单证使用和核销后，出单员要进行装订和归档。装订前应进行整理，确保材料齐全。

（一）商业险（传统、电销）保险单在装订时有没有缺少投保单（或附加投保单情况说明的条章）；交强险保险单在装订时有没有缺少投保单、行驶证复印件、组织机构代码证复印件等，有没有被保险人的签字或单位印章，未经客户、投保人同意不得擅自出单或替客户、投保人在投保单上签字；

（二）非车险通用全打保险单在装订时必须注意：第一联业务联按照险种装订在装订时是否有缺少材料（如每笔业务的保险费发票存根、投保单、风险问询表、涉及人员名单的有没有人员清单和身份证、标的指向明不明确等）均应按顺序粘贴牢固，第二联业务联按照单证流水号进行装订。

以上车险、非车险单证均应按顺序粘贴牢固，再按每50份装订成一册。装订时，每册应有封面、底面，采取“三孔一线”方式装订。每册封面上应标明业务险种名称、保单业务年度、保单起讫号码、保单份数、装订时间、装订人签章及公司名称等。另，非车险由于险种特殊，办理业务时可能会出现不足50份的情况，收集整理后先用档案盒存放，一年装订一次。

第十二条

出单员对已领用单证的保管。出单员对已领用的有价单证要设立专用档案柜保管。下班后要把所有有价单证放入档案柜保存。严禁出现单证遗失现象。第十三条 本制度自公布之日起实施。

二零一三年一月十日