江南环保工程公司行政报销管理办法_环保工程品质管理办法
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江南环保工程公司
行政报销管理规定
行政报销管理规定
一、项目部印章：新项目合同签定完毕，预付款到账后，项目部即可申请项目印章，使用《印章申请单》，申请单中须注明印章所需刻制内容，项目部须妥善保管印章，项目完工后将印章交还综合计划部。
二、租房：新项目进场在当地咨询租房价格，询价3家进行比较选租，付款方式尽量协商季付或者半年付，确定后以工程联系单的形式向领导请示，得到批复后可填写《工程公司费用申请单》向公司借款，借款内容包括房租和押金。款项到位即可与房东签订合同并付款，项目人员携租房合同去当地地税局开租房发票，发票须开含税发票（例如房租为6000元，开发票须缴纳300元税，即可直接开房租6300元），抬头须开公司全称。将房租押金条扫描发至综合计划部，在财务挂账，项目结束后，向房东要回押金归还公司抵消借款。
三、购置固定资产：新项目开工可一次性将电脑、一体机、照相机申请完毕，申请填写《固定资产采购申请单》，由公司统一购买邮寄至项目部，项目完工须填写《固定资产转移申请表》交综合计划部移交公司。项目开工须购买文件柜、床、办公桌、办公椅，均填写《办公生活用品申请单》，附上3家比价的比价单，收到回复后方可购买。无法接通网络的项目部，项目经理可申请无线网卡一枚，须写《办公生活用品申请单》，由公司购买邮寄项目部，每月不可超量使用，超量部分自行付费。
四、购置车辆：项目开工后，可根据当地情况考虑租车或购买车辆，江苏新世纪江南环保股份有限公司 江南环保工程公司
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并以《固定资产采购申请单》的形式申请，在申请单中说明申请车辆原因，并附上当地询价比价至少3家的比价表。公司统一配置车辆为一汽佳宝面包车，如因现场地势原因需购买其它车辆，须附联系单说明清楚。
五、汽车使用及维修：购买或租用车辆的项目每日须填写《外派车辆使用情况详情表》，标明日期、起始公里数，在每月报销加油费时附在报销单后作为报销依据，车辆如需保养或修理，须填写《机动车报修审批单》，车辆修理必须询价比价至少3家，在报修审批单上列明3家联系方式，批复后方可修理。
六、办公用品、固定资产及招待费申请：每月20-25日可提交《办公生活用品申请单》、《固定资产采购申请单》申请下月用品，提交《招待费用申请单》申请下月招待费。办公生活用品及固定资产申请单中须标注品牌型号，固定资产须询价比价2家，招待费用须列明招待人员、招待标准及招待总金额，每月招待费用不得超过3000元。
七、借款：每月25-30日可根据申请单综合考虑下月资金计划，提交《工程公司费用申请单》进行借款，除现场临时采购、施工费及运费外，每月只可上报一次借款。申请临时采购、施工费及运费借款时须附预算造价部批复的价格审批单。每个项目只有项目经理可借款，借款总额必须在20000元以内。
八、月度考勤及考评：每月1号上报上月项目部考勤表（使用《月度考勤表》）及项目人员考评（使用《月度绩效承诺表》）。考勤准则：项目部人员离开项目及不计考勤，回到项目方可恢复考勤，在途不算项
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目考勤，考勤表由项目考勤员和项目经理两人签字后交综合计划部；项目人员考评表须以项目部为单位统一打包发回综合计划部。
九、调休：项目部人员每3个月可调休12天（含在途），每年可调休48天（不含过年统一放假10天），每年可报销4次调休差旅费（不含过年往返差旅费）。如需调休须填写《员工请假单》，请假单起始日期必须含在途。
十、机票申请：所有项目人员自行购买的飞机票均不予报销，如需乘坐飞机，可填写《员工出差申请表》报综合计划部处理。乘坐飞机条件：员工出差凡乘坐火车须12小时以上可乘坐飞机，员工请假凡乘坐火车须16小时以上可乘坐飞机。
十一、图纸处理：各项目图纸由综合计划部统一邮寄，项目人员收到图纸后请按目录清单点清图纸数量，并在签收单上签字回传至综合计划部。项目部妥善保管图纸，项目结束后，项目人员将图纸统一回收后列明清单移交档案室。
十二、项目完工处理：项目结束后，项目人员将项目上固定资产清点列明清单及处理价格交综合计划部，由行政部回复后处理，凡须移交公司的，填写《固定资产转移申请表》交综合计划部移交公司；须作价处理的，填写《固定资产报废申请表》并就地作价处理，将《固定资产报废申请表》及处理费用交行政部处理。
十三、关于报销：
1、各项目开工须签定《项目承包协议》，项目部日常费用均计入承包费用中，费用节余对项目部进行奖励，费用超支对项目部进行处罚。
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2、项目承包费用分为：工资、补贴、差旅费、市内交通费、汽车费、办公费、房租水电费、业务招待费、回款经费。
3、项目上所有报销的发票抬头须开具公司全称“江苏新世纪江南环保股份有限公司”。
4、所有报销单上均需填写项目代码（参照《项目编号》），调试部除外。
5、报销单所报发票尽量不使用代票，项目上至少两人在发票背后签字。费用经办人必须在报销单右下角签字核实（费用经办人不得为项目经理）。
6、报销差旅费贴差旅费报销单，在途的打车费可在差旅费中报销，调休往返必须在一张差旅费中报销，调休差旅费起始日期必须与《员工请假单》中申请一致。差旅费报销单不要填写大写金额。
7、在项目上的交通费用为市内交通费，贴费用报销单报销，后面须附清单说明花费明细。
8、车辆加油费、过路费、停车费、修理费均计入汽车费中，贴费用报销单报销，可在一张报销单中报销，报销加油费需附《外派车辆使用情况详情表》，报销修理费或保养费需附《机动车报修审批单》。
9、项目上购买的办公生活用品费、固定资产费、宽带费、电话费计入办公费，贴费用报销单报销，办公生活用品费、宽带费、电话费可在一张报销单中报销，固定资产费用需单独报销单报销。报销办公生活用品费用须附《办公生活用品申请单》，报销固定资产费用《固定资产采购申请单》。
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10、房租、水电气、物业费均计入房租水电费中，贴费用报销单报销，可在一张报销单中报销，报销房租费用需开具公司抬头的房租发票，附房租合同，在此条件下可报销房东名字的水电气，物业费。报销单上需注明缴纳月份。
11、每月招待的烟、酒、餐费均计入招待费中，贴费用报销单报销，可在一张报销单中报销，报销招待费需附《招待费用申请单》，每月招待费不得超过3000元。招待费报销不允许代票，报销发票必须与月份相符合，尽量不使用手撕发票，至少两人以上参与人员需在发票后签字。报销招待费必须要写明具体招待日期，招待人员，参与人员，招待情况。
12、凡报销费用无对应发票，可使用其他发票替代，报销明细须与发票内容一致（如：需报销物业费300元，物业公司不提供发票，只提供收据，项目部用餐费票替代，报销单上即写餐费—300元，后附餐费发票、物业费收据、代票说明，代票说明写清餐费300元代物业费（*年*月*日—*年*月*日）300元）。
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