机关公文格式设置基本要求_机关公文格式的设置

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机关公文格式设置基本要求

一、公文的构成要素

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

二、公文的排版形式

排版形式指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。

（一）公文用纸幅面尺寸。采用国际标准A4型纸，297mm×210mm。

公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头37mm，公文用纸订口28mm，版心尺寸225mm×156mm（不含页码）。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

（二）信函式公文。发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用方正小标宋简体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm 处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm 处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。

（三）字体字号。发文机关标识使用2号方正小标宋简体字，红色标识；秘密等级、保密期限、紧急程度用3号方正黑体字；发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号方正仿宋体字；签发人姓名用3号方正楷体字；正文以3号方正仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字，正文中如有小标题可用3号方正小标宋简体字或方正黑体字。

（四）具体设置示例 1.标题

（1）字体：方正小标宋体简体简体（2）字号：二号，居中

（3）行距：单倍行距（在段落设置中找到“缩进和间距”中“间距”栏把“段前”“段后”分别设置为0行，同时把“行距”栏设置为单倍行距，且选中“如果定义了文档网格，则与网格对齐”内容）

（4）示例：

“热烈庆祝中国共产党第十八次代表大会在北京人民大会堂隆重召开”

2.一级标题

（1）字体：方正黑体（2）字号：三号

（3）示例：“

一、指导思想”

3、二级标题

（1）字体：方正楷体加粗（或加黑）

－２－（2）字号：三号

（3）示例：“

（一）指导思想”

4、三级标题

（1）字体：方正仿宋加粗（或加黑）（2）字号：三号

（3）示例：“1．指导思想”

5、四级标题

（1）字体：方正仿宋（2）字号：三号

（3）示例：“（1）指导思想”

6、正文

（1）字体：方正仿宋，阿拉伯数字用“Times New Roman”体

（2）字号：三号

（3）行距：单位行距（先在段落设置中找到“缩进和间距”中“间距”栏把“段前”“段后”分别设置为0行，同时把“行距”栏设置为单倍行距，且选中“如果定义了文档网格，则与网格对齐”内容；再先在段落设置中找到“换行和分页”中“分页”栏，将“孤行控制”“分下段同页”“段中不分页”“段前分面”等设置选项全部取消）

（4）排版：每页排22行，28个字。一、二、三、四级标题之间可直接从一级到三级，如用“

一、”后就用“1．”。

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7、页边距。公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头37mm，公文用纸订口28mm，版心尺寸225mm×156mm（不含页码）。即：“页边距”中上边设置为37mm、下边设置为35mm、左边设置为28 mm、右边设置为26mm，“版式”中“页脚”设置成28 mm，“文档网格”中“网格”设置成指定行和字符网格，且“字符”数值1－46时设置为41、1－30时设置为28，“行”数值不管是多少都设置为22。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

三、公文各要素及排版形式

公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。

（一）眉首。置于公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首。眉首包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

1.份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。置于版心左上角第一行，用阿拉伯数字。

2.密级和保密期限：密级分为绝密、机密和秘密；保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。置于版心右上角第一行，两字之间空一字。

3.紧急程度：是对公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，标注“特急”“加急”；紧急电报分为“特提”“特急”“加急”“平－４－ 急”。置于版心右上角第一行，两字之间空一字。公文同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。

4.发文机关标识：发文机关标识表明公文的作者，他是发文机关制作公文时使用的、规范板式的文件版头，通常称“文头”。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，居中红色套印在文件首页上端。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。

5.发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份和序号组成。置于发文机关标识下空两行，居中排布。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。联合行文使用主办机关的发文字号。

发文字号之下4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。6.签发人：签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。只用于上行文。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号方正仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号方正楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发

－５－ 人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

（二）公文主体部分。置于公文首页红色反线（不含）以下至抄送机关（不含）之间的各要素统称主体。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。

1.标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。由发文机关名称、事由和文种组成。除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。位于红色反线下空两行，用2号方正小标宋简体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。

2.主送机关：是指要求公文予以办理或答复的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。标识在标题下空一行，左侧顶格3号方正仿宋体字标识，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。

3.正文：公文正文表述公文的具体内容。通常分导语、主体和结束语。在主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不回行。正文以3号方正仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小标题可用3号方正小标宋简体字或方正黑体字。

4.附件说明：公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.× × × × × ”）；附件名称后不加标点符号。

－６－ 5.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。6.成文时间：指公文生效的时间。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。标识在正文之下，不管是党的组织或行政单位都统一用“2012年11月22日”样式，空两行右空4字。

7.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中、下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；

－７－ 最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

8.附注：是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。公文如有附注，用3号方正仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

9.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

（三）公文版记部分。置于抄送机关以下的各要素统称为版记。包括：抄送机关、印发机关和印发日期。

1.抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号方正仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

2.印发机关和印发时间：印发机关是印制公文主管部门，印发时间是公文的付印时间。位于抄送机关之下（无抄送机关－８－ 在主题词之下）占1行位置；用3号方正仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

3.版记中的反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

（四）页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。

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