万科集团文书管理办法_万科集团管理办法
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万科集团文书管理办法（MHKG-ZG-ZD-007）
1.目的为了适应公司全方位规范化科学管理，做好公司公文管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。2.适用范围
万科控股集团有限公司及下属各控股子公司。3.术语与定义 无 4.职责
4.1.集团综合管理部
4.1.1.制订和修订万科集团文书管理办法。
4.1.2.负责公文的收发、分发、传递、缮印、用印、归档、销毁等。5.程序和内容 5.1.公文管理要求
5.1.1.公司公文是传达国家的方针政策、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，各部门必须认真做好公文管理工作。
5.1.2.公文处理必须做到准确、及时、简便。公文由综合管理部统一收发、分发、传递、用印、立卷、归档。
5.1.3.公文管理工作必须严格执行保密制度，确保公司机密。5.2.公文主要种类
5.2.1.决定：对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。5.2.2.决议：经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。5.2.3.通告：公布应当普遍遵守或周知的事项，用“通告”。
5.2.4.通知：发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属部门的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项，用“通知”。
5.2.5.通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。
5.2.6.报告：向上级部门、领导汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”。5.2.7.请示：向上级请求指示、批准，用“请示”。
5.2.8.批复：答复请示事项或对下级部署工作，用“批复”。
5.2.9.会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与全公司共同遵守执行，用“会议纪要”。5.2.10.工作志：记录日、周、月工作情况（包括工作安排、工作进度、工作业绩、工作设想与建议等），用“工作志”。5.2.11.5.2.12.工作计划：进行本年、季、月、周工作安排，用“工作计划”。函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问或答复问题，用“函”。5.2.13.以公司名义签订的合同（协议）。
5.3.公文格式
5.3.1.公文一般由标题、发文字号、签发人、审核人、秘密等级、紧急程度、抄报单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送单位、附注等部分组成。5.3.2.公文标题，应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般应注明发文机关和公文种类。除批转规章制度外，一般不加书名号和其他标点符号。5.3.3.发文字号，包括公司代字、年号、顺序号。公司各类发文标准文号规定如下：
5.3.3.1.股东会、董事会纪要、决议：标明第几届第几次股东会、董事会.5.3.3.2.总裁办公会会议纪要：万科总[****年]第***号.5.3.3.3.公司上报文件：万科请[****年]第***号 5.3.3.4.公司下发文件：万科发[****年]第***号 5.3.4.公文一律加盖印章，上报的公文，应注明签发人。5.3.5.秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。5.3.6.紧急公文分别标明“特急”、“急”。
5.3.7.请示一般只写一个主送部门，如需同时送其他部门，应用抄报形式。5.3.8.公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。
5.3.9.发文部门应写全称和规范化简称，几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。5.3.10.会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。5.3.11.公文纸一般用A4大小，在左侧装订，文字一律从左至右横写横排。
5.4.公文处理 5.4.1.收文处理
5.4.1.1.公文处理一般包括登记、分发、批示、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。
5.4.1.2.文件收发、传真，由公司综合管理部专人详细登记，包括：日期、编号、份数、文件名、发件部门、收件单位（附表1：《收文登记表》；附表2：《发文登记表》）。
5.4.1.3.凡需办理的公文，综合管理部应根据内容和性质送总裁、副总裁或交有关部门办理，并提出办理时限。
5.4.1.4.公文报批的有关程序详见《关于文件、合同报批程序的有关规定》。5.4.1.5.经公司领导批示需要传阅的文件，或总裁、综合管理部认为有必要在公司各部门间或某几个部门/个人间传阅的文件，由综合管理部负责安排传阅。文件传阅使用《文件流转单》（附表4），《文件流转单》内容包括：编号、紧急程度、经办人、文件名称及说明、总裁批示、各部门/人员意见反馈和办理结果说明。
5.4.1.6.流转文件的紧急程度分为三个等级：一般、急、特急。紧急程度为“一般”的文件：应于四个工作日内办理完毕并反馈意见；紧急程度为“急”的文件：应于2个工作日内处理完毕。如不能办完，综合管理部应向送阅人说明原因；紧急程度为“特急”的文件，应随到随办，最迟于当日办理完毕。
5.4.1.7.需传阅的文件由综合管理部专人送阅，各部门经理负责本部门员工传阅、签字后退还送阅人。
5.4.1.8.公司领导批阅后，明确指定交某部门或个人办理的文件，要及时按批示意见转给有关部门或个人处理，处理结果通过《文件督办事项回告单》（附表5）向领导反馈。《文件督办事项回告单》包含文件编号、限期、领导批示和处理结果或意见反馈等项目，办理部门或个人应严格按照领导的批示在规定期限内办理。一般文件应在四个工作日内处理完毕并将办理结果通过《文件督办事项回告单》反馈给交办领导；领导要求抓紧办理的文件，应在两个工作日内处理完毕；领导要求紧急处理的文件，应当天办理。综合管理部保存《文件督办事项回告单》的存根联，经办人员应按限期要求催办，以免漏办或延误。
5.4.1.9.交有关业务部门办理的公文，综合管理部应根据办理时限检查催办，防止漏办和延误，凡逾期延误或漏办者，部门负责人承担相应责任。
5.4.2.发文处理
5.4.2.1.草拟公文必须符合下列要求：
5.4.2.1.1.要符合公司的规章制度及有关规定，如提出新的政策规定，应加以说明。
5.4.2.1.2.情况要具体，观点要明确，内容要全面，表达要规范，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点要正确，篇幅要简短。
5.4.2.1.3.人名、地名、数字、引文要准确，时间应写具体的年月日。5.4.2.1.4.公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数字者外，一般用汉字书写，在同一公文中，数字的使用要前后一致。
5.4.2.2.公司发文由总裁签发，其他部门发文，由部门经理签发。
5.4.2.3.凡以公司名义对外行文并需要打印者，经办人员必须以公司发文稿纸草拟文稿，由部门负责人审阅并经公司总裁审批签发后，综合管理部才能受理。
5.4.2.4.行文部门在将公文送领导人签发之前，应认真做好审核工作，审核的重点为：是否需要行文，公文内容，文字表达，文种使用，格式等是否符合本办法的有关规定，然后上报总裁、部门经理。
5.4.2.5.凡以公司名义签订的合同（协议），按《关于文件、合同报批程序的有关规定》履行报批手续。合同（协议）签订后，须将《合同审批单》及合同（协议）原件及时交回综合管理部存档并办理登记手续；
5.4.2.6.各部门需打印的材料，由各部门拟好草稿，经部门经理签字，交综合管理部专人负责，打印人员根据拟稿人的要求负责保密。印制前必须明确发放范围和份数，并在密级后标明。5.4.2.7.打印文稿时，应按原稿打印，不得擅自改动，如发现原稿有明显错误或书写不清时，应主动与拟稿人及审批人联系修改。
5.4.2.8.秘密公文不得翻印、转发，传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。
5.4.2.9.发传真时要保存底稿，收传真时一般要将传真件复印，传真件留底（机密文件除外），复印件送收件人。
5.4.2.10.文件（物品）的快递（邮寄）由综合管理部专人负责，有关凭证应妥善保存。原则上，递送底单的留存期限为一年。
5.5.文件的管理
5.5.1.文件传递过程中，必须办理登记、签收等手续。公文办完后，应及时送综合管理部专人归档管理。
5.5.2.各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音、录像等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，及时送综合管理部归档。
5.5.3.公文立卷应根据其特征、相互联系和依存价值分类整理，保证齐全完整，正确反映部门主要情况，便于保管、查找、利用。
5.5.4.没有存档价值和存查必要的公文经过鉴别并报综合管理部经理批准，可定期销毁，销毁秘密公文要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。5.6.附则。
5.6.1.本制度自 年 月 日起施行。5.6.2.本制度由集团综合管理部解释并修改。
5.6.3.过去有关公文处理的规定与本办法不一致的，以本办法为准。6.支持性文件：无 7.相关记录： 7.1.《收文登记表》
7.2.《发文登记表》
7.3.《发文签收表》
7.4.《文件流转单》
MHKG-ZG-BD-023 MHKG-ZG-BD-024 MHKG-ZG-BD-025 MHKG-ZG-BD-026 7.5.《文件督办事项回告单》
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