Word中批量生成学生电子档案_excel批量生成word

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Ｗｏｒｄ中批量生成学生电子档案

摘要]本文以Word为研究对象，结合Word中的域及邮件合并功能在Word中实现了电子档案中的图文混排，并批量生成。[关键词]域 邮件合并 学生电子档案

一、引言 学生的档案管理是学校的基本工作之一。

每逢新学期开学，学校都要给新生建立电子档案，记录学生的基本情况如姓名、性别、民族、政治面 貌等，以及入学分数，并配有电子照片。除了电子照片，电子档案中的其它信息上级管理部门都以数据库或Excel的形式发放给学校。这些数据都是以一条记录或一行的形式表示的，需要每个学生以单个表格的形式体现出来。本文就是结合Word中的域及邮件合并功能在Word中实现了电子档案中的图文混排，并批量生成。

二、相关技术简介

（一）Word中的域

Word中的域是Word中的一种特殊命令，它由花括号、域名（域代码）及选项开关构成。域代码类似于公式，域选项并关是特殊指令，在域中可触发特定的操作。域特征字符是指包围域代码的大括号“{}”，它不是从键盘上直接输入的，按键可插入这对域特征字符。

Word本身提供了一个名为include picture的链接和引用域。在文档窗口中插入此域，并指定链接和引用的图形文件名，然后使用Word的更新域功能可在窗口相应位置处显示被链接和引用的图形文件内容。inclu depicture域的使用格式为：includepicture [d]，其中用于指定图形文件名称和位置。[d]为可选项，省略该项为插入方式，否则为链接方式，即图片内容不随文档保存以减少文档所占的磁盘空间。在主文档中插入includepicture域之前，用户须对数据源文件中图形文件名字段进行适当处理。includepicture域不支持分隔文件目录名的单反斜杠（），在使用时须将其替换为双反斜杠（），另外，如果文件目录名中包含空格还须转换为短格式。

（二）邮件合并

邮件合并就是将两个相关文件的内容合并在一起，用于解决批量分发文件或邮寄相似内容信件时的大量重复性问题。邮件合并是在两个电子文档之间进行的，一个叫“主文档”，一个叫“数据源”文件。主文档：在邮件合并操作中，主文档包含各个版本的合并文档中保持不变的文字和图形。数据源：以文件的形式存在，该文档中的文字和图形随邮件文档版本的不同而改变。

合并域：插入到主文档中的占位符，用以指示Word在何处插入来自数据源的指定信息。

邮件合并文档创建步骤：1．打开或创建主文档，主文档中包括了要重复出现在套用信函，邮件标签，信封或分类中的通用信息。2．打开或创建数据源，数据源中包括了在各个合并文档中各不相同的数据，例如，套用信函中各收件人的姓名和地址。数据源可以是已有的电子表格，数据库或文本文件，也可以是用“邮件合并帮助器”创建的 Word 表格。3．在主文档中插入合并域，合并域是占位符，用于指示 Word 在何处插入数据源中的数据。4．将数据源中的数据合并到主文档中。数据源中的每一行(或记录)都会生成一个单独的套用信函、邮件标签、信封或分类项，可以将合并文档直接发送到打印机，电子邮件地址或传真号码，也可将合并文档汇集到一个新文档中以便于以后审阅或打印。

三、使用域及邮件合并批量生成图文混排的电子档案

（一）实现思路：在Word中打开学生电子档案表格，其为主文档。在Excel中打开保存学生数据的文件，其为数据源。学生电子档案中的基本信息，使用邮件合并的功能来来自动生成。学生电子档案中学生的照片，通过在Word中插入图片，使用Include Picture 域来实现，具体语法为Include Picture “文件名”。其中的文件名是照片文件完整的包括路径及扩展名的文件名，在数据源的Excel中手动生成，以列名“照片”命名，以便邮件合并时调用。

（二）操作步骤：1．打开Word电子档案表格，从视图菜单选择“工具栏”，“邮件合并”；2．从邮件合并工具栏上依次选择按钮，设置文档类型为“信函”；3．单击打开数据源按钮浏览选取准备好的Excel；4．插入只包含文字的域；5．照片域的实现：先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl F9插入一个域，输入IncludePicture “照片”；6．然后单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里；7．保存生成文件，按Ctrl A全选，再按F9更新照片域。如果照片还未出现的话，关闭文件，再重新打开，照片就显示出来了。

四、小结

Word中的域及邮件合并，功能强大，可以在WORD中实现图文混排、批量生成数据，使用其批量生成学生电子档案，速度快，操作简单，大大提高了工作效率。