单证流程9_单证流程

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9.货款到位-发货通知

业务员综合了单证部提供的预计船期，财务部提供的款的问题以及客服部提供的货好时间，就会提供一份由财务负责人签字的发货通知单（散货的还会提供进仓单）给单证部和客服部。这样就表示该票订单可以出货了。

这一流程需要注意的问题如下： 1)业务员会将这份有财务负责人签字的发货通知单同时给单证部和客服部；

2)有的时候因为款不能及时收到和赶某一船期，业务部不能签正式的发货通知单，而只能签预发货通知单，这时单证部要注意了，预发货通知单是不能做为正式发货的依据，必须要有财务负责人签字的发货通知单才能安排； 3)发货通知单提供的时间：一般要求在发货前3个工作日，特殊的在发货前提供；

10.报关资料-发货通知

单证员在收到业务员提供的由财务负责人签字的发货通知单之后就可以安排发货了，此时就要确认报关资料是否已经寄出，通知货代整柜拖卡到达的具体日期和地点及散货发货；

这一流程需要注意的问题：

1)发货通知单: 单证员收到发货通知之后需要再一步核对发货通知单上的一些内容：合同号，订单号，申请发货金额，预定装柜时间，包装件数，箱型，唛头，财务负责人的签字。避免和已有资料：单证联系单，形式发票（PI）,装箱单相关信息冲突，而导致单据和货不符；

2)报关资料（核销单，报关委托书，报关单，发票，装箱单，合同，申报要素等）：

a.不同的运输方式，出口口岸，贸易方式，产品等对报关资料的要求会有不同，(报关资料的制作细节请查看附件一)；

b.报关资料需要提供正本的，必须在截关前2个工作日内抵达货代处。如发货通知未能在此日期前签出，报关资料也必须提前寄出，避免有货无资料的情况；

3)整柜托卡：

a.在集卡车出来的前一天务必和客服部，货代确认好是否装运，具体到达的时间，地点，两地装问题，避免出现集卡返空，早到晚到，临时调度困难，司机抱怨等状况；

b.代拉代报：提供托单（安排车型的依据），自拉箱协议（提货柜的依据），提供准确的船期截关截数据的时间等信息给货代；

4)散货进仓: 注意退舱时间的把握（一般是在最晚进仓日期的2个工作日前通知货代），避免亏舱费的产生；

11.收到报关资料-收到整柜派车散货进仓指令

货代收到报关资料安排报关，收到整柜托卡指令就会安排集卡车，没有收到取消散货订舱信息就会按原计划安排；

这一流程需要注意的问题：

1)货代在收到报关资料的时候，一般不会及时电话通知单证员是否已经收到或是齐全，所以单证员自己要追踪； 2)整柜托卡安排：

a.依据船期及其他船公司要求和单证员确认具体的装柜时间；

b.代拉代报：货代依据单证员提供的托单，自拉箱协议，船期截关截数据的时间等信息排车型提箱到工厂装柜；

3）散货：货代在没有收到单证员的取消订舱的通知时，都会按原计划安排船期。

12.发货准备

客服部是业务部和生产部沟通的桥梁，客服部全程跟踪订单的生产过程，由客服部提供的货好时间是具有权威性的；

这一流程需要注意的问题： 1）确认货好的时间主要分三步：

第一步是业务部下订单的时候由生产部评定的交期，也就是业务员提供给单证员的单证联系单上的货好时间（这一时间会和实际出货的时间相差比较大）；

第二步是客服部依据业务员签的发货通知单再和生产部确认的货好时间（这一时间和实际出货时间会比较接近）；

第三步是发货前一天单证部和客服部确认的具体到年月日时的货柜到位时间； 2）客服在收到业务员提供的由财务负责人签字的发货通知单之后，就会将具体的装柜日期更新在《进仓单》跟踪表中，督促生产部严格按照《进仓单》上要求的时间准备货物； 3）客服部也会依据流程在发货前一个工作日将有财务负责人签字的发货通知单流转至发货组安排具体的发货事宜； 收到发货通知-组织发货-货进港区

发货组（生产部下）在收到发货通知单之后准备货物，打托盘，贴唛头，备促销品，清点数量等；查看集装箱状况，装柜，关柜门，锁铅封，填随车装箱单，散货装车，提供清晰的进仓单给司机；督促车子及时出厂进港；

这一流程需要注意的问题： 1）发货组在收到发货通知单之后，发货的柜量，只数，件毛体是否和订单一致；进仓单的会查看进仓单的字迹是否清晰，标注是否符合要求等；

2）打托盘，贴唛头处理的好与坏都密切关系到客人收到货物，清点货物的方便性； 3）促销品，和清点数量都非常重要，这些都有出现过遗漏的情况；

4）发货组都需要严格检查集装箱是否有异味，潮湿，漏水，变形，柜门等情况，避免由于上述情况造成长途运输货物的损害；

5）关好柜门，避免目的港客人打开柜门时，货物倾倒造成安全事故； 6）铅封要锁对位置，装箱单要按要求实际填写，以免影响进港顺畅； 收到货物-货柜进港-代理报关-提单校对-报关预录单

货代在收到货物进仓或是进港的信息就会安排报关，提单校对截ENS(AMS)数据，报关成功后会提供报关预录单给我司以便我司核对相关数据是否正确；

这一流程需要注意的问题：

1）对于赶在最晚时间发的进港进仓货物，单证员都应该及时和货代沟通密切关注货代的进仓进港信息，避免信息稍差几时导致亏舱或是延航； 2）ENS（Entry Summary Declaration），”入境摘要报关单”，指的是欧洲海关提前舱单规则,一般要求在截关前2个工作日提供，具体要求的内容见附件二；AMS（AUTOMATED/ADVANCE MANIFEST SYSTEM），”美国反恐舱单”,又叫24小时舱单预报,一般要求在截关前的1个工作日提供，具体要求的内容见附件三； 3）提单除了上述需要截ENS(AMS)的要提前校对的，其他的都在截关日之前校对好就可以了；校对提单需要注意的细节请看附件四； 4）货物报关要具备的条件：全套报关资料，海关已经接受到船公司发送的舱单数据信息；货物进港或是进仓信息； 5）报关审核通过之后，海关就会报关放行；申报之后一般在3个小时左右就可以放行； 提单校对-六联单开票资料交财务-贸促会商检局办理单据

单证员和货代校对提单截ENS(AMS)数据，准备全套的六联单开票资料，到贸促会商检局办理产地证，大使馆认证，贸促会认证等；

这一流程需要注意的问题：

1）单证员要积极主动的联系货代校对提单截ENS(AMS)数据，以免错过时间造成额外费用；

2）开船后提供六联单开票资料：发票，装箱单，报关单，报关预录单；提交前需要仔细核对，没有船期的需要写明船期，确认无误之后签名再交单证主管审核登记统一交财务； 3）产地证的办理时间应注意把握，一般在报关后，开船前，避免过早制作后续数据变动需要更改和过晚制作产生后发证书；具体制作要求见附件五。