流域水电建设档案管理研究（优秀）_优秀档案管理

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流域水电建设档案管理研究

胡宜芳

（湖北清江水电开发有限责任公司）

水电建设项目档案是指建设项目在立项、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文字、图像、声像文件，包括前期文件、竣工文件和竣工验收文件等。它的形成反映了该项目从设计勘察到施工、竣工全过程的真实面貌。1 流域水电建设档案管理的特点

流域开发是指以自然流域为对象、以水资源开发为先导和主体的综合资源开发。这种特殊的开发模式对档案管理提出了许多新的课题。总体来看，流域开发档案管理具有以下几个明显的特点： 1.1 统一性

流域是一个整体的概念，流域开发作为一个完整的系统工程，必然要求统一规划、统一开发、统一管理。当一个企业作为流域开发的主体时，这个企业也只能实行集中统一的管理体制。因此，流域开发档案管理必须贯彻统一管理的思想。1.2 综合性

流域水资源功能具有多样性，在发电、供水、航运、灌溉、养殖、旅游等多个方面都有使用价值和功能，这决定了流域开发具有明显的综合性，流域开发企业也具有区域分散化和产业发展多元化的特征。所以，流域开发企业的档案管理既不同于一般工矿企业的档案管理，也不同于一般水电开发企业的档案管理，必然是一项复杂的系统工程。1.3 长期性

以水电工程为主的流域开发是一个长期的过程。因此，较之其它企业的档案管理，流域开发企业档案管理无论是从工作过程、还是从利用时效来讲，都具有显著的长期性特征。另外，在长期的流域开发，特别是流域梯级开发中，往往有许多类似的工程项目，其设计、施工资料等可以全部或部分替代，这使档案资源的利用价值较其他档案资源要高。所以，适应流域开发需要的档案管理模式，必然是长期的、可持续发展的。1.4 阶段性

流域开发作为一个长期的、系统的工程，具有明显的阶段性。从大的方面可将流域开发划分为两个阶段：第一阶段是流域水利水电资源开发阶段，同时也是流域开发主体的成长和发展阶段；第二阶段是以流域水利水电资源开发所形成的资金、技术、管理、人才的积累开展流域相关产业开发的阶段，同时也是流域开发主体的成熟与拓展性壮大阶段。每一个大的阶段中又可划分若干个小的阶段。流域开发企业的档案管理必须适应流域开发的阶段性变化．建立一种能够适应这种变化的、具有较大包容性的管理模式和相应的技术支持系统。2 归档范围及责任划分

2.1 流域水电建设项目档案的归档范围

流域水电建设专业门类多、档案内容丰富、载体形式多样，它集中反映了整个项目从勘察设计、施工建设、竣工验收、生产运行全过程，凡具有保存价值的文件、资料、图纸都应归档管理，归档的范围如下：

1）预可行性研究报告阶段：流域水电规划、预可行性研究报告、移民安置初步规划、水库淹没实物指标、投资估算、后期扶持原则的批准文件等。

2）可行性研究报告阶段：选坝报告及审查会议纪要，可行性研究报告、批复，移民安置包干协议，移民补偿投资包干合同等。

3）招投标设计阶段：设计院编制的主体工程、永久设备和项目法人委托的其它工程的招投标文件。

4）施工图设计阶段：全部施工图和施工预算。

5）施工阶段：土建施工文件，设计变更资料，设备及管线、电气、仪表安装施工文件，原材料和施工质量保证文件，设备调整方案、措施、调试报告和调试过程中的设备缺陷处理记录、调试试运质量验评表、调试工作总结；监理文件、质量监督文件、试生产文件等。

6）阶段验收文件：阶段和单项工程验收鉴定书、总结，待验工程已完和未完项目清单。

7）试生产阶段：生产准备文件，企业技术标准（现场运行规程、操作及事故处理规程、管理制度与措施等）；机组整套启动及试生产期间的文件材料（试生产记录、设备缺陷及事故处理记录、分析、结论，试生产工作总结）；设备命名，主系统启动及倒送厂用电方案，继电保护整定单等。

8）竣工验收阶段：工程建设总结（各参建单位）、工程总体竣工验收文件和枢纽工程、通航工程、库区移民、工程档案、消防、劳动安全卫生、环境保护等7个单项的竣工验收文件、竣工决算报告、审计报告、竣工验收鉴定书等。

9）工程管理文件：如项目审批文件、土地征用文件等，按阶段收集归档。2.2 档案收集、积累、整理的责任划分

项目文件的形成和积累。项目文件产生于项目建设全过程，项目文件的形成、积累的管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。

1）建设项目各阶段文件的收集、积累。

项目准备阶段形成的前期文件，以及设备、工艺和涉外文件，应由建设单位各承办机构负责收集、积累；勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集、积累，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。

项目施工阶段形成的文件，凡项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总包单位汇总；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理文件由监理单位收集、积累。

建设单位授权的项目监理单位应负责监督、检查项目建设中文件收集、积累的完整、准确情况，以及竣工验收中文件资料审核情况，并经审核、签认后向建设单位提交其监理业务范围内的有关专项报告、验证材料及监理文件。

项目调试及试运行阶段形成的文件，由试运行单位负责收集、积累；项目器材供应、财务管理单位应负责收集、积累承建项目器材供应及财务管理形成的文件。

2）项目文件的整理。

建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理。

建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行（生产）及验收文件，由建设单位根据文件的性质、内容，分别按年度、项目的单项或单位工程整理。

勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件（施工图除外），由勘察、设计单位按项目或专业整理。

施工技术文件由施工单位按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件由监理单位按单位工程整理。设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。3 竣工文件的要求

流域水电建设的竣工资料、竣工图应准确、清楚、完整、规范、修改到位、真实反映项目竣工验收时的实际情况。3.1 竣工文件的编制要求

1）编制竣工文件，应遵循工程文件的自然形成规律，保持文件的成套性和有机联系，使组成的案卷既能准确、系统地反映工程的全貌，又便于保管和利用。

2）竣工文件编制完毕后，项目法人应督促有关单位（监理、施工等）对竣工文件的编制情况进行审查，发现不准确、遗漏或短缺时，应及时修改和补齐。国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工资料应由外方确认。

3）将已按照工程档案分类大纲进行分类的文件进行组合，管理性文件按阶段问题或重要程度排列；同一问题（事件）的请示、批复、合同、协议、来往文电等应放在一起，依时间顺序排列；一般文字材料在前，图样在后。3.2 竣工图的编制要求

各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时必须编制竣工图。除了行业主管部门有特殊要求外，项目竣工留应由施工单位（包括总包和分包单位）编制。

凡行业规定设调一单位编制竣工图的，应同时规定更改单位责任，加更改单及竣工图更改情况，并明确责任者。

1）凡接施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图空白处加盖并签署竣工图章。

2）凡一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图（新图）上修改，加盖并签署竣工图章。

3）凡结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图接原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”并签署竣工图章。

4）同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。

5）建设单位应负责或委托编制项目总平面图和综合管线竣工图。

6）编制竣工图总说明及各专业的领制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目标及编制情况。

3.3 竣工图的更改方法

1）更改一般是杠（划）改；局部可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制。

2）利用施工图更改，必须在更改处注明更改依据，如设计变更通知单的名称、编号、变更日期及洽商记录等的文件编号。

3）无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。

4）图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。

5）有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的，应在修改变更处进行杠改，当变更内容较多时，可采用注记说明的办法。

6）新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。3.4 竣工图的审核

1）竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助各设计、施工单位负责检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。

2）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。

3）竣工图接单位工程或装置（专业）编制，并有详细编制说明和目录。

4）竣工图应使用新（干净）的施工图，并按要求加盖、签署竣工图章。

5）一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。

6）国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。4 档案的管理网络

流域水电建设的档案管理要实行“统一领导、分级管理、条块结合、以块为主、以我为主、兼顾其他”的档案工作管理网络；建立全流域综合档案管理网络；建立全流域档委系统计算机管理网络。即：“三维一体”档案管理网络。4.1 档案管理机构网络

流域水电建设企业一成立就要规划设置负责管理全流域水电开发建设的档案管理机构，并赋于两种职能，即档案行政业务管理指导职能和管理综合档案的职能。根据工程建设的不断发展，成立各梯级水电站档案室，并对设计、施工、监理单位档案、资料室实行档案业务指导、监督、检查职能。构成统一领导、分级管理、条块结合、以块为主、以我为主、兼顾其他的档案管理网络。4.2 档案管理对象网络

档案管理对象网络。各二级单位综合档案室负责保管本单位形成的文书、科技、声像会计、荣誉、实物档案及图书、编研资料。4.3 计算机管理网络

计算机管理网络。利用计算机等现代化设备和管理信息系统对收文、发文、档案的全过程进行管理，提高工作效率和质量，以实现档案管理与公文管理的无缝衔接。

档案管理机构网络是纽带，档案管理对象网络是核心，计算机管理网络是手段，三者有机地结合在一起，形成了一个上下统一的科学网络。各档案室人员利用计算机等现代化设备和管理信息系统，对各门类、各载体的档案实行了从公文的电子化到档案的自动分类、自动立卷、自动标引、自动编目、自动统计、自动标识、全文检索等功能，实现流域水电建设信息的资源共享（如图1所示）。

图1 档案管理三维一体网络图流域水电建设档案管理的对策 5.1 坚持档案工作与工程建设同步

档案管理与工程建设同步就是档案管理与工程建设两手都要抓，不能只重工程建设而偏废档案，要对档案工作予以足够重视，在做好工程建设的同时做好档案工作。工程开工档案工作启动，人员、设施、制度到位；工程建设过程中，注重档案资料的形成积累、收集、整理；工程竣工，档案资料只需短时间稍加整编就可移交归档，具备了竣工验收条件。

5.2 建立档案工作责任制

建设单位主管领导与各二级单位的项目负责人签定档案管理责任书，各项目负责人与设计、施工、监理单位负责人签定档案管理责任书，工程建设中涉及的项目延伸到哪里，档案管理就延伸到哪里。层层负责，各自实现目标管理，既确保工程竣工资料的完整性、准确性、规范性，又确保了工程质量。5.3 在工程管理各个环节中加大档案控制力度

1）工程管理要实行以项目责任制为核心、以合同为中心、以结算为纽带的管理体制。在合同条款中对档案资料提出明确的要求。在项目签订合同时，应有竣工资料专门的条款。档案资料条款应规定竣工资料的质量要求、整编要求、份数要求、提交时间要求，从源头上为竣工档案资料整编打好基础。

2）档案人员参与工程建设。在工程项目施工过程中严格执行档案人员“四参加”制度，确实做到档案人员参加有关会议、参加设备开箱验收、参加工程竣工验收。使档案人员了解工程项目的建设进展情况，了解工程项目档案资料的形成情况、流转情况，及时制订档案工作计划；定期进行指导、监督、检查．做好跟踪服务，实现重点工程项目竣工资料的完整、准确、系统、规范。

5.4 具实行竣工档案监理制，确保工程档案系统真实完整

建设单位要严格执行国家有关规定，实行建设项目全面监理制。它是确保工程质量确保档案资料完整、准确、规范的重要措施。在建设项目中，明确监理工程师对档案资料审核的职责，施工单位将竣工资料编制完成后，首先提交监理工程师审核，由监理工程师对竣工资料的系统、完整、真实逐项进行审核把关，合格后，然后再移交档案室归档办理移交签字手续。

[作者简介]

收稿日期：2002-04-08

作者简介：胡宜芳，湖北清江水电开有限责任公司档案中心主任、副研究馆员。